Phần mềm kế toán cho công ty du lịch

Làm kế toán cho công ty du lịch khác hẳn kế toán một cửa hàng bán buôn hay công ty dịch vụ thông thường. Ở đây mọi thứ xoay quanh tour và đoàn. Mỗi tour là một dự án nhỏ, có doanh thu riêng, có cả một rổ chi phí riêng gồm vé máy bay, phòng khách sạn, xe, ăn uống, vé tham quan, thù lao hướng dẫn viên. Điều hành thì ứng tiền trước để đặt cọc dịch vụ, hướng dẫn viên cầm tiền mặt chi dọc đường rồi về quyết toán. Cuối tháng, câu hỏi tưởng đơn giản là tour vừa rồi lãi bao nhiêu lại rất khó trả lời nếu sổ sách không được tổ chức theo đúng cách của ngành.

Nhiều công ty du lịch dùng Excel hoặc một phần mềm kế toán chung không bám theo tour, nên số liệu lúc nào cũng trễ và mờ. Biết tổng doanh thu, tổng chi phí, nhưng không biết đoàn nào lãi đoàn nào lỗ, tiền tạm ứng còn treo ở đâu, nợ khách sạn nhà xe đến hạn chưa. Bài viết này nói về những gì một phần mềm kế toán cần làm được cho công ty du lịch, dựa đúng vào cách ngành này vận hành.

Vì sao kế toán công ty du lịch dễ rối

Điểm khó đầu tiên là giá vốn theo tour. Một tour gom hàng loạt chi phí từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, phát sinh rải rác trước, trong và sau chuyến đi. Nếu không tập hợp được toàn bộ chi phí về đúng tour đó, con số lãi lỗ sẽ sai. Có tour trông đông khách nhưng thực ra lỗ vì chi phí phát sinh ngoài dự kiến, mà chủ công ty không hề biết cho đến khi mọi thứ đã rồi.

Điểm khó thứ hai là tạm ứng và hoàn ứng. Điều hành ứng tiền đặt cọc dịch vụ, hướng dẫn viên ứng tiền mặt chi tiêu dọc đường. Sau tour, họ nộp lại chứng từ và quyết toán phần đã chi. Nếu không quản lý chặt, tiền tạm ứng treo lơ lửng, chứng từ thất lạc, và không ai biết chính xác đang có bao nhiêu tiền công ty nằm ngoài két.

Điểm khó thứ ba là công nợ hai đầu. Đầu ra, khách đoàn và đại lý thường thanh toán làm nhiều đợt, có khi nợ sau tour. Đầu vào, công ty nợ khách sạn, nhà xe, nhà hàng theo hợp đồng. Quản lý lỏng là dễ quên đòi, quên trả, hoặc trả trùng. Với tour nước ngoài còn thêm chuyện ngoại tệ, tỷ giá thay đổi giữa lúc báo giá và lúc thanh toán, cần ghi nhận cho đúng.

Phần mềm kế toán cho công ty du lịch cần làm được gì

• Theo dõi doanh thu và chi phí theo từng tour, từng đoàn: gom mọi khoản thu chi về đúng mã tour để biết chính xác đoàn nào lãi, đoàn nào lỗ, thay vì chỉ thấy con số tổng.
• Quản lý tạm ứng và hoàn ứng: theo dõi ai đang ứng bao nhiêu, cho tour nào, đã quyết toán tới đâu, còn treo bao nhiêu, để không thất thoát tiền mặt.
• Quản lý công nợ hai chiều: công nợ phải thu từ khách đoàn, đại lý và công nợ phải trả cho khách sạn, nhà xe, nhà hàng, kèm cảnh báo tới hạn.
• Ghi nhận doanh thu đúng thời điểm: doanh thu tour thường ghi nhận khi hoàn thành dịch vụ, phần mềm cần hỗ trợ ghi nhận đúng theo quy định hiện hành, tránh lệch kỳ.
• Xử lý giao dịch ngoại tệ: với tour nước ngoài, hỗ trợ hạch toán theo ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá cho đúng.
• Lập báo cáo và tờ khai thuế: tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính và các tờ khai thuế theo quy định, giảm việc gõ tay dễ sai.

Chủ công ty được gì, và tránh được gì

Cái được lớn nhất là bạn nhìn được lãi lỗ thật của từng tour, gần như ngay sau khi đoàn về, thay vì đợi kế toán tổng hợp cả tháng. Biết tuyến nào thực sự sinh lời, tuyến nào chỉ đông mà không lãi, để quyết định mở thêm hay điều chỉnh giá. Với ngành mà lợi nhuận từng đoàn có thể mỏng, việc thấy rõ con số theo tour chính là thấy rõ sức khỏe kinh doanh.

Cái tránh được cũng rất cụ thể. Tránh tiền tạm ứng thất thoát vì không ai theo dõi. Tránh quên đòi công nợ khách đoàn hoặc bị nhà cung cấp nhắc nợ trong khi tiền vẫn còn. Tránh ghi nhận doanh thu lệch kỳ dẫn tới rủi ro thuế. Và tránh cảnh cuối năm quyết toán mới phát hiện số liệu rối, chứng từ thiếu. Thay vào đó, bạn có một hệ thống cho biết tiền đang ở đâu, đoàn nào lãi, khoản nào sắp tới hạn.

Phần mềm kế toán không chạy một mình

Một phần mềm kế toán phát huy giá trị khi nối được với các phần việc khác của công ty. Công ty du lịch xuất hóa đơn cho khách đoàn, đại lý và doanh nghiệp đối tác, nên việc phần mềm kế toán kết nối với hệ thống hóa đơn giúp tránh nhập liệu hai lần và sai lệch. Cách kết nối này được nói kỹ trong bài kết nối phần mềm kế toán với hóa đơn điện tử, và nếu bạn chưa triển khai hóa đơn điện tử thì có thể tham khảo thêm dịch vụ hóa đơn điện tử.

Phần công nợ vốn là điểm nặng của ngành du lịch, với hai đầu phải thu và phải trả đan xen, nên rất cần được quản lý bài bản trên phần mềm. Cách theo dõi công nợ chi tiết theo từng đối tượng được trình bày trong bài quản lý công nợ trên phần mềm kế toán. Nếu công ty bạn không có kế toán chuyên trách đủ mạnh, có thể kết hợp phần mềm với dịch vụ kế toán thuế để vừa có công cụ, vừa có người làm chuẩn.

Chọn và triển khai phần mềm nên bắt đầu từ đâu

Sai lầm hay gặp là chọn một phần mềm quá nặng, nhiều tính năng không dùng tới, rồi nhân viên ngại nhập liệu và số liệu vẫn rối. Cách thực tế hơn là bắt đầu từ đúng những điểm đau nhất của công ty du lịch, thường là quản lý giá vốn theo tour và tạm ứng, cho chạy ổn rồi mở rộng dần sang công nợ, ngoại tệ, báo cáo.

Chi phí triển khai phần mềm kế toán phụ thuộc vào những yếu tố nào? Chủ yếu là quy mô công ty và số lượng giao dịch, số tính năng bạn thật sự cần, mức độ tùy chỉnh theo cách quản lý tour riêng của bạn, và việc có cần kết nối với hóa đơn điện tử hay hệ thống điều hành tour sẵn có hay không. Vì vậy thay vì báo một con số chung, chúng tôi thường tìm hiểu cách công ty bạn vận hành rồi mới tư vấn giải pháp vừa sức, tránh đầu tư thừa cho thứ chưa dùng đến.

Câu hỏi thường gặp

Công ty du lịch nhỏ, ít tour có cần phần mềm kế toán riêng không?

Ngay cả công ty nhỏ cũng đối mặt với giá vốn theo tour và tạm ứng phức tạp, nên một công cụ giúp gom chi phí theo đoàn và theo dõi tạm ứng đã rất hữu ích. Điều quan trọng là chọn giải pháp vừa sức, không nhất thiết phải là hệ thống lớn ngay từ đầu.

Đang dùng Excel, chuyển sang phần mềm có mất dữ liệu cũ không?

Không nhất thiết. Dữ liệu đang có thường được chuyển đổi và nhập vào hệ thống mới theo lộ trình để không gián đoạn. Chúng tôi tư vấn cách chuyển giao phù hợp với hiện trạng của bạn.

Phần mềm có xử lý được tour nước ngoài thu bằng ngoại tệ không?

Có, nếu chọn giải pháp hỗ trợ hạch toán ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá. Đây là nhu cầu phổ biến với công ty làm tour outbound, và cần được tính đến ngay từ khi chọn phần mềm.

Nhân viên không rành kế toán có dùng được không?

Phần mềm nên được thiết lập và hướng dẫn để người vận hành nhập liệu đúng chỗ mà không cần quá am hiểu kế toán, còn phần chuyên môn do kế toán hoặc dịch vụ đảm nhận. Chúng tôi hỗ trợ đào tạo cách dùng khi triển khai.

Đồng hành cùng Soft Space

Soft Space Việt Nam làm việc như một đầu mối tư vấn và đồng hành, bắt đầu từ việc hiểu cách công ty bạn tổ chức tour, quản lý tạm ứng và công nợ, rồi tư vấn phần mềm kế toán vừa vặn với đặc thù du lịch, kết nối gọn với hóa đơn điện tử, và tiếp tục hỗ trợ khi bạn mở thêm tuyến. Chúng tôi hiểu rằng biết lãi lỗ thật của từng đoàn mới là điều bạn cần, nên tập trung vào đúng những phần đó thay vì bán một phần mềm nặng nề. Nếu bạn đang mệt vì không nắm được tiền tour đang nằm ở đâu, hãy nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ để cùng bàn giải pháp.

Liên hệ tư vấn: Zalo 0973608148.