Lập báo cáo tài chính từ phần mềm kế toán

Cứ đến tháng cuối của kỳ kế toán là câu hỏi quen thuộc lại xuất hiện: "Phần mềm có tự lên báo cáo tài chính được không?". Câu trả lời thật lòng là có — nhưng chỉ khi dữ liệu cả năm được nhập đúng. Phần mềm không sáng tạo ra số liệu, nó chỉ tổng hợp lại những gì đã có trong sổ. Nhập ẩu mười một tháng thì tháng thứ mười hai vẫn phải ngồi sửa tay.

Báo cáo tài chính thực chất là bản tổng kết của cả năm nhập liệu

Nhiều chủ doanh nghiệp hình dung báo cáo tài chính là một việc riêng, làm vào cuối năm, tách rời khỏi công việc hằng ngày. Thực tế ngược lại. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh — cả bốn phần đều được máy dựng lên từ chính các bút toán bạn hạch toán trong năm.

Nghĩa là chất lượng báo cáo cuối năm đã được quyết định từ tháng Giêng. Một hóa đơn mua hàng vào nhầm tài khoản chi phí, một khoản tạm ứng quên hoàn, một phiếu thu ghi sai đối tượng công nợ — tất cả sẽ nổi lên đúng lúc bạn cần chốt sổ. Và khi đó thì áp lực thời gian khiến việc tìm ra chỗ sai khó gấp nhiều lần.

Đây cũng là lý do những doanh nghiệp làm kế toán bài bản luôn đối chiếu sổ theo tháng chứ không dồn tới cuối năm. Phần mềm giúp việc này nhẹ đi rất nhiều: chỉ cần in một vài báo cáo đối chiếu là biết tháng đó có gì lệch.

Những việc cần làm xong trước khi bấm "lên báo cáo"

Trước khi chạy bộ báo cáo tài chính, có một danh sách công việc gần như bắt buộc. Bỏ qua bước nào thì báo cáo sẽ lệch ở đúng phần đó.

• Đối chiếu tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Số dư trên sổ phải khớp với biên bản kiểm kê quỹ và sao kê ngân hàng. Đây là khoản dễ kiểm tra nhất nhưng cũng hay lệch nhất vì các khoản phí ngân hàng, lãi tiền gửi ít khi được hạch toán kịp.
• Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả. Gửi biên bản đối chiếu cho khách hàng và nhà cung cấp, chốt lại số dư từng đối tượng. Công nợ treo sai gần như luôn kéo theo doanh thu hoặc chi phí sai.
• Kiểm kê và định giá hàng tồn kho. Số lượng tồn trên sổ phải khớp thực tế kho. Giá vốn phải được tính đủ theo phương pháp doanh nghiệp đã đăng ký áp dụng.
• Chốt khấu hao tài sản cố định và phân bổ chi phí trả trước. Phần này phần mềm chạy tự động nếu bạn đã khai báo đúng nguyên giá, ngày đưa vào sử dụng và thời gian sử dụng.
• Rà lại tiền lương, các khoản trích theo lương. Bảng lương tháng cuối và các khoản bảo hiểm phải được hạch toán đủ.
• Đối chiếu thuế. Số dư thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp trên sổ so với tờ khai đã nộp.

Khi sáu nhóm việc trên đã sạch, phần còn lại phần mềm làm thay bạn gần hết.

Bút toán kết chuyển cuối kỳ — chỗ phần mềm giúp nhiều nhất

Đây là công đoạn mà làm tay dễ nhầm nhất và cũng là chỗ phần mềm phát huy giá trị rõ nhất. Kết chuyển doanh thu, kết chuyển chi phí, xác định kết quả kinh doanh, tính thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính, kết chuyển lãi lỗ sang lợi nhuận chưa phân phối — một chuỗi bút toán phải chạy đúng thứ tự.

Trên phần mềm, bạn chỉ chọn kỳ và bấm chạy kết chuyển. Máy tự quét toàn bộ tài khoản loại 5, loại 6, loại 7, loại 8 và đẩy về tài khoản xác định kết quả. Nếu có tài khoản chi tiết mới phát sinh trong năm mà chưa khai báo cấu hình kết chuyển, phần mềm thường cảnh báo ngay — đây là điểm cứu bạn khỏi lỗi sót mà làm Excel gần như không thể phát hiện.

Lời khuyên nhỏ: chạy kết chuyển thử theo từng quý thay vì để dồn cả năm. Sai ở quý nào bạn khoanh vùng được ngay quý đó, không phải lật lại mười hai tháng.

Doanh nghiệp được gì khi lên báo cáo tài chính bằng phần mềm

Giá trị lớn nhất không nằm ở chỗ "in nhanh hơn". Nó nằm ở mấy điểm sau.

Số liệu tự động khớp nhau giữa các báo cáo. Tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn, lợi nhuận trên báo cáo kết quả kinh doanh khớp với biến động lợi nhuận chưa phân phối trên bảng cân đối. Làm Excel, những mối liên hệ này phải tự kiểm tra bằng mắt và bằng công thức tự dựng — sai một ô là lệch cả bộ.

Truy ngược được từ con số về chứng từ gốc. Khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán hỏi "khoản chi phí này gồm những gì", bạn bấm vào con số trên báo cáo là ra danh sách bút toán, bấm tiếp là ra chứng từ. Việc giải trình rút từ vài ngày xuống vài phút.

Kết xuất đúng định dạng để nộp. Phần mềm hỗ trợ xuất tệp theo mẫu để nộp qua hệ thống của cơ quan thuế, giảm hẳn rủi ro sai biểu mẫu hoặc sai định dạng khiến hồ sơ bị trả về.

Lưu lại dấu vết chỉnh sửa. Ai sửa, sửa gì, sửa lúc nào đều được ghi nhận. Với doanh nghiệp có nhiều người cùng làm sổ, đây là thứ giữ cho số liệu không bị "sửa ngầm".

Nhìn được sức khỏe doanh nghiệp trước khi chốt. Bạn xem trước bản nháp báo cáo bất cứ lúc nào trong năm, thấy lãi lỗ đang đi về đâu để còn kịp điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, thay vì tháng ba năm sau mới biết năm ngoái mình lỗ.

Vài tình huống thực tế hay gặp

Doanh nghiệp mới lên từ hộ kinh doanh. Đây là nhóm dễ vấp nhất, vì trước đó quen với thuế khoán, không có thói quen lưu chứng từ đầu vào. Đến khi lên công ty, phải lập báo cáo tài chính đầy đủ thì mới phát hiện chi phí không có hóa đơn nên không được ghi nhận, kéo theo lợi nhuận trên sổ cao bất thường và thuế phải nộp tăng theo. Cách xử lý là thiết lập quy trình thu chứng từ ngay từ tháng đầu — chuyện này chúng tôi có nói kỹ hơn trong bài kế toán cho công ty mới.

Công ty thương mại tồn kho lớn. Giá vốn tính sai là lỗi kinh điển. Nhập hàng nhiều lô, nhiều giá, nếu khai báo sai phương pháp tính giá xuất kho thì giá vốn lệch, lãi gộp lệch, và cả bộ báo cáo lệch theo. Phần mềm tính đúng với điều kiện bạn cấu hình đúng ngay từ đầu kỳ, không đổi giữa chừng.

Doanh nghiệp dịch vụ có nhiều hợp đồng dài hạn. Vấn đề nằm ở thời điểm ghi nhận doanh thu. Tiền về không đồng nghĩa doanh thu phát sinh. Phần mềm giúp theo dõi doanh thu chưa thực hiện tách bạch với doanh thu đã ghi nhận, tránh cảnh ghi nhận sớm rồi năm sau phải điều chỉnh hồi tố.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm có lên báo cáo tài chính hoàn toàn tự động không?

Máy tổng hợp tự động, nhưng người vẫn phải rà. Các khoản ước tính, trích lập dự phòng, phân loại lại nợ ngắn hạn — dài hạn và phần thuyết minh vẫn cần kế toán đánh giá và quyết định. Phần mềm lo phần cơ học, con người lo phần xét đoán.

Đang làm Excel, giữa năm chuyển sang phần mềm có được không?

Được, nhưng phải nhập đúng số dư đầu kỳ và toàn bộ phát sinh từ đầu năm tới thời điểm chuyển, nếu không báo cáo cả năm sẽ không đủ dữ liệu. Nhiều doanh nghiệp chọn cách chạy song song một kỳ ngắn để đối chiếu cho chắc trước khi bỏ hẳn file Excel.

Chi phí đầu tư phần mềm kế toán phụ thuộc vào đâu?

Chủ yếu là số lượng người dùng cùng lúc, các phân hệ cần đến (kho, tài sản, lương, công nợ), số lượng chứng từ phát sinh hằng tháng, và việc có cần kết nối với hóa đơn điện tử hay hệ thống bán hàng sẵn có hay không. Doanh nghiệp thương mại tồn kho lớn sẽ khác doanh nghiệp dịch vụ vài chục chứng từ mỗi tháng.

Bắt đầu từ đâu

Nếu bạn đang chuẩn bị bước vào kỳ chốt sổ và chưa chắc dữ liệu của mình đã sạch, đừng đợi đến sát hạn nộp. Soft Space nhận tư vấn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và ngành nghề của bạn, hỗ trợ từ khâu chọn phân hệ, chuyển dữ liệu cũ sang cho tới lúc chạy được bộ báo cáo đầu tiên. Nếu doanh nghiệp muốn giao hẳn phần sổ sách cho bên ngoài, chúng tôi cũng có dịch vụ kế toán thuế đi kèm. Trường hợp bạn cần dữ liệu hóa đơn chảy thẳng vào sổ mà không phải nhập tay, hãy xem thêm phần hóa đơn điện tử.

Gọi hoặc nhắn Zalo 0973608148 để được tư vấn theo đúng tình trạng sổ sách hiện tại, hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ, chúng tôi sẽ chủ động liên lạc lại.