Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử: những trường bắt buộc

Khởi tạo mẫu hóa đơn là việc bạn làm đúng một lần rồi dùng suốt nhiều năm. Đó vừa là điểm hay, vừa là điểm nguy hiểm: thiết lập sai một trường thì không phải một hóa đơn bị ảnh hưởng, mà là tất cả hóa đơn xuất ra sau đó. Đã có doanh nghiệp phải xử lý sai sót cho cả trăm hóa đơn chỉ vì lúc đầu chọn nhầm ký hiệu.

Mẫu hóa đơn thực chất là gì

Nhiều người hình dung "mẫu hóa đơn" là chuyện thẩm mỹ — chọn màu, đặt logo, canh chữ cho đẹp. Phần đó có thật, nhưng đó là phần nhỏ. Mẫu hóa đơn về bản chất là bộ khai báo xác định hóa đơn của bạn thuộc loại nào, ký hiệu ra sao, và mang những trường thông tin gì. Nó quyết định dữ liệu XML sinh ra có hợp lệ hay không, chứ không chỉ quyết định tờ giấy in ra trông thế nào.

Vì thế khi khởi tạo mẫu, thứ tự ưu tiên nên là: đúng trước, đủ sau, đẹp cuối cùng. Một mẫu hóa đơn xấu nhưng đúng thì vẫn dùng tốt. Một mẫu đẹp mà thiếu trường bắt buộc thì bên mua không hạch toán được, và bạn là người đi giải thích.

Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn — hiểu cho đúng

Đây là chỗ gây bối rối nhất với người làm lần đầu, vì có hai thứ tên na ná nhau.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là một ký tự cho biết đây là loại hóa đơn gì: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, tem vé thẻ, và các loại khác theo quy định hiện hành. Bạn chọn sai chỗ này là sai từ gốc — ví dụ doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ mà lại chọn mẫu hóa đơn bán hàng thì hóa đơn không thể hiện được thuế GTGT, bên mua không khấu trừ được.

Ký hiệu hóa đơn là dãy ký tự phía sau, gồm các thành phần cho biết: hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế, năm lập, loại hóa đơn theo hình thức, và phần ký tự do doanh nghiệp tự đặt để phân biệt các dải hóa đơn của mình.

Phần doanh nghiệp tự đặt là chỗ bạn có quyền quyết định, và nên dùng nó có chủ đích. Nếu công ty có nhiều mảng kinh doanh, nhiều chi nhánh, hoặc bán cả hàng hóa lẫn dịch vụ, việc tách ký hiệu theo từng nhóm giúp việc tra soát về sau dễ hơn rất nhiều. Ngược lại, đừng tách quá vụn — mỗi dải ký hiệu là một thứ phải quản lý.

Điểm mấu chốt: quyết định có mã hay không có mã phải chốt trước khi khởi tạo mẫu, vì nó nằm ngay trong ký hiệu. Doanh nghiệp không thuộc diện được dùng loại không có mã mà lại khai vậy thì hồ sơ đăng ký sẽ không được chấp nhận.

Các trường bắt buộc phải có

Theo quy định hiện hành, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần đủ những nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn — bộ định danh của hóa đơn.
• Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế. Phải khớp chính xác với đăng ký kinh doanh.
• Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế. Với người mua là cá nhân không có mã số thuế thì ghi theo hướng dẫn tương ứng.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền — cả chưa thuế và đã thuế tùy loại hóa đơn.
• Thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán; tổng tiền bằng chữ.
• Thời điểm lập hóa đơn — ngày tháng năm, và với một số trường hợp là cả giờ.
• Chữ ký số của người bán.
• Mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã.
• Đồng tiền và tỷ giá nếu giao dịch bằng ngoại tệ.

Một số trường không bắt buộc trong mọi trường hợp nhưng nên có nếu phù hợp với cách bạn kinh doanh: hình thức thanh toán, số tài khoản ngân hàng, mã tra cứu, thông tin người mua bổ sung như số điện thoại và email. Những trường này không phải để làm đẹp — chúng giảm số lần khách gọi hỏi lại.

Những chỗ hay làm sai khi khởi tạo

Gõ tên công ty theo thói quen thay vì theo giấy tờ. Công ty tên đầy đủ là "Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ABC" nhưng mẫu hóa đơn ghi "Công ty TNHH ABC" cho gọn. Sai. Tên trên hóa đơn phải đúng như đăng ký kinh doanh, không rút gọn theo ý mình.

Địa chỉ ghi thiếu cấp hành chính. Bỏ bớt phường hoặc tỉnh cho ngắn là lỗi rất phổ biến. Địa chỉ phải đầy đủ như trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đặt đơn vị tính tùy tiện. "Cái", "chiếc", "bộ", "gói" — chọn cái nào cũng được nhưng phải nhất quán và phản ánh đúng thực tế. Với dịch vụ, nhiều doanh nghiệp để đơn vị tính là "dịch vụ" hoặc "gói" rồi ghi số lượng 1 — chấp nhận được, miễn tên dịch vụ mô tả đủ rõ.

Không tính trước các trường đặc thù ngành. Đây là chỗ đáng lưu ý nhất. Doanh nghiệp xây dựng cần thể hiện được hạng mục, giai đoạn nghiệm thu. Nhà hàng cần dòng chi tiết món hoặc tổng hợp theo bill. Vận tải cần tuyến, biển số. Bán hàng có chiết khấu cần trường thể hiện chiết khấu cho rõ ràng. Nếu không nghĩ tới lúc khởi tạo, sau này bạn sẽ phải nhét thông tin vào phần ghi chú một cách gượng ép. Các anh chị làm nhà hàng có thể tham khảo thêm kế toán cho nhà hàng, quán ăn, còn bên xây dựng thì xem kế toán cho công ty xây dựng để hình dung đặc thù chứng từ của ngành mình.

Logo quá nặng hoặc mẫu quá rườm rà. Chuyện nhỏ nhưng gây phiền: mẫu hóa đơn tràn sang trang thứ hai vì logo to, hoặc chữ nhỏ tới mức in ra không đọc nổi. Bên mua vẫn phải in ra kẹp hồ sơ, nên hãy in thử một tờ trước khi chốt mẫu.

Mẫu hóa đơn tốt mang lại gì cho doanh nghiệp

Đầu tư một buổi cho việc khởi tạo mẫu đàng hoàng đổi lại được vài thứ đáng giá.

Ít phải xử lý sai sót. Mẫu đúng ngay từ đầu nghĩa là những lỗi hệ thống — sai tên, sai địa chỉ, thiếu trường — không bao giờ xảy ra. Chỉ còn lại lỗi nhập liệu từng lần, mà cái đó ít hơn nhiều.

Bên mua hạch toán được ngay. Hóa đơn đủ trường, mô tả rõ hàng hóa, khớp hợp đồng thì kế toán bên mua đưa vào sổ luôn, không gọi lại hỏi. Với doanh nghiệp có nhiều khách hàng lớn, riêng việc này đã tiết kiệm rất nhiều thời gian mỗi tháng.

Dữ liệu chảy thẳng vào sổ sách. Khi mẫu hóa đơn có cấu trúc rõ ràng và tên hàng hóa được đặt nhất quán, việc kết xuất sang phần mềm kế toán gần như tự động. Ngược lại, mẫu lộn xộn thì kế toán vẫn phải ngồi gõ tay — mất luôn cái lợi lớn nhất của hóa đơn điện tử.

Hình ảnh chuyên nghiệp. Hóa đơn là một trong ít giấy tờ mà đối tác chắc chắn sẽ nhìn. Một tờ hóa đơn rõ ràng, có logo đặt đúng chỗ, thông tin đầy đủ nói lên khá nhiều về cách bạn vận hành.

Câu hỏi thường gặp

Có thể sửa mẫu hóa đơn sau khi đã dùng không?

Phần hiển thị như logo, bố cục thì sửa được. Nhưng những thứ nằm trong ký hiệu — loại hóa đơn, có mã hay không có mã — thì không phải "sửa" mà là đăng ký lại, và các hóa đơn đã xuất theo mẫu cũ vẫn giữ nguyên giá trị. Đó là lý do nên chốt cho kỹ trước khi phát hành hóa đơn đầu tiên.

Một doanh nghiệp dùng được nhiều mẫu hóa đơn không?

Được, và nhiều doanh nghiệp làm vậy khi có các mảng kinh doanh khác nhau hoặc nhiều chi nhánh. Chỉ cần đăng ký đầy đủ và quản lý được các dải ký hiệu. Nhưng nếu bạn mới bắt đầu, một mẫu là đủ — đừng phức tạp hóa từ đầu.

Công ty mới thành lập nên khởi tạo mẫu vào lúc nào?

Ngay sau khi có chữ ký số và được chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn, trước khi phát sinh giao dịch đầu tiên. Đừng để đến lúc khách giục mới làm, vì lúc vội là lúc dễ chọn bừa. Bài kế toán cho công ty mới có nói về thứ tự dựng bộ máy trong giai đoạn này.

Chốt lại

Khởi tạo mẫu hóa đơn không khó về thao tác — phần mềm nào cũng có giao diện dẫn từng bước. Cái khó là biết mình nên chọn gì, vì lựa chọn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, phương pháp tính thuế, ngành nghề và cách bạn bán hàng. Đó là những thứ không có trong hướng dẫn sử dụng phần mềm.

Soft Space đứng ở vai trò đầu mối tư vấn và đồng hành: nghe bạn mô tả mô hình kinh doanh, rồi giúp bạn chốt đúng loại hóa đơn, ký hiệu và bộ trường phù hợp với ngành của mình ngay từ hóa đơn đầu tiên. Xem thêm tại dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bạn đang chuẩn bị khởi tạo mẫu và muốn có người rà giúp trước khi phát hành? Nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ — kiểm tra trước bao giờ cũng nhẹ hơn sửa sau.