Kết nối phần mềm kế toán với chữ ký số

Có một cảnh mà kế toán nào cũng từng trải: đến hạn nộp tờ khai, cắm token vào máy thì trình duyệt báo lỗi, gỡ ra cắm lại, cài lại phần mềm ký, khởi động lại máy, rồi mới ký được. Hoặc tệ hơn — token đang nằm trong ngăn kéo của giám đốc, mà giám đốc thì đang đi công tác. Những chuyện này không phải lỗi của chữ ký số. Chúng là hậu quả của việc chữ ký số được gắn vào quy trình một cách rời rạc, mỗi hệ thống một kiểu.

Chữ ký số đứng ở đâu trong quy trình kế toán

Nhìn cả năm làm việc của một phòng kế toán, chữ ký số xuất hiện ở khá nhiều chỗ. Nó ký hóa đơn điện tử phát hành cho khách. Nó ký tờ khai thuế nộp qua mạng. Nó ký hồ sơ bảo hiểm xã hội. Nó ký báo cáo tài chính khi nộp cho cơ quan quản lý. Nó ký lệnh chuyển tiền ở một số ngân hàng. Có doanh nghiệp còn dùng để ký hợp đồng điện tử với đối tác.

Vấn đề là mỗi việc trong số đó lại nằm ở một phần mềm khác nhau. Nếu không ai sắp xếp lại, kế toán sẽ phải nhớ mỗi hệ thống ký kiểu gì, cần cài thêm gì, chạy trên trình duyệt nào. Kết nối chữ ký số với phần mềm kế toán là cách gom bớt số cửa đó lại: thay vì mở năm nơi để ký năm loại chứng từ, làm phần lớn công việc ngay trong phần mềm kế toán.

Kết nối cụ thể là làm gì

Về kỹ thuật, phần mềm kế toán không tự ký. Nó chuẩn bị dữ liệu cần ký, rồi gọi tới chữ ký số để ký, sau đó nhận lại chứng từ đã có chữ ký hợp lệ và gửi đi. Việc "gọi tới chữ ký số" đó có vài cách, tùy phương án bạn dùng:

• Token cắm trực tiếp vào máy. Phần mềm kế toán gọi tới trình điều khiển của token qua một thành phần ký cài trên máy. Đây là cách phổ biến nhất và cũng rẻ nhất, nhưng ràng buộc việc ký vào đúng cái máy đang cắm token.
• Ký từ xa. Chứng thư số đặt trên hệ thống của nhà cung cấp, người ký xác thực qua ứng dụng trên điện thoại. Phần mềm kế toán gửi yêu cầu ký, người có thẩm quyền duyệt trên điện thoại, xong. Không phụ thuộc vào máy nào cả.
• Ký tự động qua dịch vụ. Dùng cho trường hợp phát hành hóa đơn số lượng lớn, hệ thống ký hàng loạt mà không cần thao tác thủ công từng cái. Phương án này cần cân nhắc kỹ về kiểm soát nội bộ.

Chọn phương án nào không phải chuyện kỹ thuật thuần túy, mà phụ thuộc vào cách doanh nghiệp bạn vận hành: có mấy người cần ký, họ có ngồi cùng một chỗ không, mỗi ngày phát sinh bao nhiêu chứng từ cần ký.

Doanh nghiệp được gì khi nối chữ ký số vào phần mềm kế toán

Cái được đầu tiên là bớt hẳn việc phải nhớ và phải chờ. Kế toán làm chứng từ xong, bấm ký ngay tại đó, chứng từ đi tiếp. Không cần chuyển sang cổng khác, không cần đăng nhập lại, không cần nhớ mật khẩu của từng hệ thống.

Cái được thứ hai là giảm rủi ro trễ hạn. Rất nhiều ca nộp muộn tờ khai không phải vì kế toán quên, mà vì đến phút chót thì máy không nhận token, hoặc người giữ token không có mặt. Khi việc ký được đưa vào một luồng ổn định — nhất là với phương án ký từ xa — chuyện này gần như biến mất. Phạt nộp chậm là khoản chi phí vô nghĩa nhất mà doanh nghiệp có thể tránh được hoàn toàn.

Cái được thứ ba là hóa đơn ra khỏi tay nhanh hơn. Với doanh nghiệp bán hàng liên tục, khâu ký nếu làm thủ công sẽ dồn cục vào cuối ngày. Nối vào phần mềm thì hóa đơn ký và phát hành ngay khi chốt đơn, khách nhận trong ít phút.

Cái được thứ tư là dấu vết rõ ràng. Chứng từ nào đã ký, ai ký, ký lúc nào — ghi lại đầy đủ trong hệ thống. Khi cần giải trình hoặc khi có tranh chấp nội bộ, bạn có bằng chứng thay vì phải hỏi trí nhớ của nhau.

Cái được thứ năm, dành riêng cho chủ doanh nghiệp: không phải giao token cho người khác giữ. Đây là điểm rất đáng nói. Token là con dấu điện tử của doanh nghiệp, ai cầm nó là ký được thay bạn. Thực tế thì nhiều giám đốc vẫn để token trong ngăn kéo phòng kế toán cho tiện, và chấp nhận rủi ro đó vì không có lựa chọn khác. Khi có phương án ký từ xa gắn với xác thực trên điện thoại, bạn giữ được quyền ký mà vẫn không làm chậm việc của ai.

Cần chuẩn bị gì trước khi triển khai

Rà lại chứng thư số hiện có

Kiểm tra chứng thư số còn hạn bao lâu, thông tin trên đó có khớp với đăng ký kinh doanh hiện tại không. Doanh nghiệp đổi tên, đổi địa chỉ, đổi người đại diện mà quên cập nhật chứng thư là chuyện xảy ra thường xuyên — và nó chỉ lộ ra vào đúng lúc cần ký gấp. Nếu chứng thư sắp hết hạn, gia hạn trước rồi hãy triển khai, đừng để hai việc chồng nhau.

Xác định ai ký cái gì

Đây là phần quản trị chứ không phải kỹ thuật, nhưng bỏ qua là hỏng. Cần trả lời rõ: hóa đơn bán hàng ai ký, tờ khai thuế ai ký, báo cáo tài chính ai ký, hồ sơ bảo hiểm ai ký. Có doanh nghiệp dùng một chứng thư cho tất cả, có doanh nghiệp tách chứng thư của người đại diện pháp luật ra khỏi chứng thư dùng cho nghiệp vụ hằng ngày. Cách thứ hai tốn hơn nhưng kiểm soát tốt hơn — chọn theo mức độ rủi ro bạn chấp nhận được.

Kiểm tra môi trường máy tính

Phương án token cắm máy phụ thuộc khá nhiều vào hệ điều hành, trình duyệt và phần mềm ký cài kèm. Máy chạy hệ điều hành không phổ biến, hoặc máy dùng chung nhiều người, thường sẽ vướng. Nên khảo sát trước xem máy của kế toán đang chạy gì, thay vì đến lúc triển khai mới phát hiện không cài được.

Chốt phương án dự phòng

Token hỏng, máy hỏng, mất token — những chuyện này đều xảy ra. Cần biết trước quy trình cấp lại mất bao lâu và trong thời gian đó doanh nghiệp xoay xở thế nào. Doanh nghiệp phát hành hóa đơn hằng ngày mà không có phương án dự phòng là đang đặt cược khá nhiều vào một cái USB.

Những chỗ hay tắc khi chạy thật

Tắc hay gặp nhất là chứng thư hết hạn giữa chừng. Ký bình thường hôm trước, hôm sau báo lỗi không rõ nghĩa, mất cả buổi mới nhận ra là hết hạn. Đặt nhắc trước ngày hết hạn một khoảng đủ dài để xử lý thong thả.

Tắc thứ hai là xung đột giữa nhiều chứng thư trên cùng một máy. Máy cắm token của công ty mẹ và công ty con, hoặc còn sót chứng thư cũ chưa gỡ, phần mềm chọn nhầm cái để ký. Chứng từ vẫn ký được nhưng ký bằng danh nghĩa sai — đây là lỗi khó chịu vì nó không báo lỗi.

Tắc thứ ba là trình duyệt hoặc hệ điều hành cập nhật rồi thành phần ký ngừng chạy. Không tránh được hoàn toàn, nhưng biết trước thì không hoảng, và không nên cập nhật máy của kế toán vào ngay tuần cao điểm.

Tắc thứ tư là người có thẩm quyền ký không sẵn sàng. Đây là lỗi tổ chức, không phải lỗi máy, và cũng là lỗi tốn kém nhất. Giải quyết bằng cách phân định rõ người ký chính, người ký thay, và chọn phương án ký không ràng buộc vào một chiếc máy cụ thể.

Vài câu hay được hỏi

Doanh nghiệp có thể dùng một chữ ký số cho nhiều phần mềm không?

Về nguyên tắc là được — một chứng thư số của doanh nghiệp dùng được cho các nghiệp vụ khác nhau, miễn hệ thống bên kia chấp nhận. Nhưng nên cân nhắc việc tách theo mục đích nếu doanh nghiệp có nhiều người tham gia ký. Đây là quyết định về kiểm soát nội bộ, nên bàn cùng người tư vấn thay vì chọn theo thói quen.

Không nối chữ ký số vào phần mềm kế toán thì có sao không?

Không sao, mọi việc vẫn làm được — chỉ là làm thủ công qua từng cổng riêng. Với doanh nghiệp ít chứng từ thì hoàn toàn chấp nhận được. Khi số lượng hóa đơn tăng lên hoặc khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, chi phí thời gian và rủi ro sai sót mới bắt đầu đáng để tính.

Chi phí cho phần này phụ thuộc vào những gì?

Phụ thuộc vào phương án ký bạn chọn, số lượng chứng thư số cần cấp, thời hạn chứng thư, số lượng người dùng, và việc phần mềm kế toán của bạn đã hỗ trợ sẵn hay cần cấu hình thêm. Không có mức chung cho mọi doanh nghiệp — cần biết bạn đang dùng phần mềm gì và vận hành ra sao mới tư vấn chính xác được.

Chữ ký số là thứ chỉ được chú ý khi nó hỏng, và luôn hỏng vào lúc gấp nhất. Sắp xếp cho nó chạy êm trong phần mềm kế toán là việc làm một lần, đỡ về sau rất nhiều. Nếu bạn muốn có người rà lại hiện trạng và đề xuất phương án phù hợp với quy mô của mình, Soft Space đồng hành từ khâu tư vấn đến khi vận hành ổn — xem dịch vụ phần mềm kế toán và dịch vụ chữ ký số Token. Nếu doanh nghiệp bạn vừa thành lập và cần dựng cả nền kế toán, tham khảo thêm bài kế toán cho công ty mới. Cần trao đổi, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.