Hóa đơn điện tử là gì và khác hóa đơn giấy ở điểm nào

Câu hỏi chúng tôi nghe nhiều nhất từ các anh chị mới mở công ty là: "Hóa đơn điện tử có phải là in cái hóa đơn ra file PDF rồi gửi mail cho khách không?". Câu trả lời là không. Và chính hiểu nhầm này khiến nhiều doanh nghiệp lúng túng khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, hoặc khi khách hàng đòi bản gốc để đưa vào chi phí.

Bản chất của hóa đơn điện tử: dữ liệu chứ không phải tờ giấy

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, tồn tại dưới dạng dữ liệu có chữ ký số của người bán. Nói cách khác, cái "gốc" của hóa đơn điện tử không phải tờ giấy bạn cầm trên tay, cũng không phải file PDF bạn nhìn thấy — mà là tệp dữ liệu (thường ở định dạng XML) đã được ký số.

Đây là khác biệt gốc rễ mà nhiều người bỏ qua. Với hóa đơn giấy, bản gốc là liên giấy có dấu đỏ, chữ ký tay. Ai giữ tờ giấy đó thì người đó có bản gốc. Với hóa đơn điện tử, bạn có thể in ra 100 tờ nhưng cả 100 tờ đó đều chỉ là bản thể hiện — giống như ảnh chụp một món đồ, không phải món đồ. Bản gốc duy nhất nằm ở tệp dữ liệu đã ký số.

Hiểu điều này giải quyết luôn một tranh cãi rất phổ biến giữa kế toán hai bên: bên mua đòi "gửi bản gốc có dấu đỏ", bên bán bảo "không có dấu đỏ". Cả hai đều đúng theo cách hiểu của mình, nhưng chỉ bên bán hiểu đúng bản chất. Khi làm việc với đối tác lần đầu, việc giải thích rõ chỗ này tiết kiệm cho bạn khá nhiều email qua lại.

Chữ ký số thay cho con dấu và chữ ký tay

Trên hóa đơn giấy, thứ đảm bảo hóa đơn là thật gồm: mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành, chữ ký người đại diện, con dấu công ty. Trên hóa đơn điện tử, tất cả những thứ đó gom lại thành một: chữ ký số của doanh nghiệp.

Chữ ký số làm hai việc cùng lúc. Thứ nhất, nó xác định danh tính người ký — đúng là doanh nghiệp có mã số thuế đó phát hành hóa đơn này, không ai giả mạo được. Thứ hai, nó "niêm phong" nội dung — nếu ai đó sửa dù chỉ một chữ số trong hóa đơn sau khi ký, chữ ký lập tức mất hiệu lực và phần mềm sẽ báo hóa đơn không hợp lệ. Hóa đơn giấy không có cơ chế tự phát hiện chỉnh sửa như vậy; người ta phải soi bằng mắt, đối chiếu liên gốc liên lưu.

Vì chữ ký số là điều kiện cần để phát hành hóa đơn, nên trên thực tế hai việc đi liền nhau: doanh nghiệp muốn dùng hóa đơn điện tử thì phải có chữ ký số trước. Nếu bạn đang bắt đầu từ con số không, tham khảo dịch vụ chữ ký số Token để làm gọn một lần cả hai khâu, tránh cảnh đăng ký hóa đơn xong mới phát hiện chưa có gì để ký.

Bảy khác biệt thực tế bạn sẽ cảm nhận ngay

• Bản gốc: hóa đơn giấy là tờ giấy có dấu; hóa đơn điện tử là tệp dữ liệu ký số. Bản in chỉ để xem, để kẹp hồ sơ nội bộ.
• Phát hành: hóa đơn giấy phải đặt in, chờ nhà in, làm thông báo phát hành, chờ hiệu lực rồi mới được dùng. Hóa đơn điện tử đăng ký với cơ quan thuế qua phần mềm, được chấp nhận là dùng được, không phải chờ hàng in.
• Giao hóa đơn: giấy thì phải gửi chuyển phát, khách ở tỉnh xa có khi cả tuần mới nhận. Điện tử thì gửi qua email hoặc khách tự tra cứu bằng mã tra cứu, gần như tức thì.
• Sai sót: viết sai hóa đơn giấy thì gạch chéo hủy liên, lập biên bản, viết lại — mà mỗi lần hủy là mất một số hóa đơn đã mua tiền. Hóa đơn điện tử xử lý sai sót bằng thao tác trên phần mềm theo đúng quy trình quy định, không mất phôi.
• Lưu trữ: giấy phải có tủ, có kho, sợ mối mọt, cháy, ẩm, mất. Điện tử lưu trên hệ thống, sao lưu được, tìm trong vài giây.
• Tra cứu: bên mua muốn biết hóa đơn có thật không, với hóa đơn giấy phải gọi điện hỏi hoặc tra thủ công. Với hóa đơn điện tử, họ nhập mã tra cứu là biết ngay hóa đơn có tồn tại trên hệ thống hay không.
• Báo cáo: dữ liệu hóa đơn điện tử ở dạng số nên kết xuất được sang bảng kê, sang phần mềm kế toán mà không phải gõ tay lại từng dòng.

Doanh nghiệp được gì khi chuyển sang hóa đơn điện tử

Điểm được lớn nhất không nằm ở chuyện "hiện đại" mà nằm ở chỗ nó cắt bớt những việc lặt vặt gây mất thời gian và dễ sinh rủi ro.

Không còn phụ thuộc vào phôi. Trước đây, cuối tháng cao điểm mà hết phôi hóa đơn là cả bộ máy đứng: khách chờ hóa đơn để thanh toán, kế toán chạy đôn chạy đáo đặt in bổ sung. Với hóa đơn điện tử, chuyện hết phôi giữa chừng không còn là nỗi lo thường trực nữa.

Xuất hóa đơn ở đâu cũng được. Chủ doanh nghiệp đi công tác vẫn ký được hóa đơn, chỉ cần có token và máy tính. Với các anh chị làm thương mại, giao hàng tỉnh, xuất hàng buổi tối, buổi cuối tuần — điều này giải quyết đúng cái vướng lâu năm.

Giảm hẳn tranh cãi với bên mua. Hóa đơn tra cứu được, sai thì xử lý được trên hệ thống, không còn cảnh "hóa đơn thất lạc trong bưu điện" hay "bên em chưa nhận được liên 2". Riêng chuyện này đã đủ để nhiều doanh nghiệp thấy nhẹ người.

Hồ sơ sạch khi quyết toán. Dữ liệu hóa đơn đầu ra đầu vào đầy đủ, khớp nhau, xuất ra được ngay khi cơ quan thuế hỏi. Kế toán không phải lục tủ tìm liên lưu của hai ba năm trước. Nếu doanh nghiệp bạn có phát sinh hoàn thuế, dữ liệu gọn gàng còn giúp hồ sơ đi nhanh hơn — chi tiết có thể xem thêm ở bài về hoàn thuế GTGT.

Ghép được vào phần mềm kế toán. Đây là giá trị mà nhiều doanh nghiệp nhỏ chưa khai thác hết. Khi hóa đơn ở dạng dữ liệu, nó có thể chảy thẳng vào sổ sách thay vì kế toán gõ lại. Việc kết hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán phù hợp giúp bỏ hẳn khâu nhập liệu trùng lặp và giảm sai sót do gõ nhầm.

Những hiểu nhầm thường gặp

"Gửi PDF cho khách là xong." Không. PDF chỉ là bản thể hiện. Bên mua cần tệp dữ liệu ký số để lưu trữ và chứng minh khi cần. Thực tế nhiều bên bán vẫn chỉ gửi PDF và bên mua vẫn nhận — đến khi thanh tra hỏi mới lúng túng.

"In ra ký tay đóng dấu cho chắc." Việc này không làm hóa đơn "chắc" hơn, đôi khi còn gây hiểu nhầm cho bên mua rằng đó là bản gốc. Bản in để lưu nội bộ thì được, nhưng đừng gán cho nó giá trị pháp lý mà nó không có.

"Hộ kinh doanh không liên quan." Không còn đúng nữa. Xu hướng chung là mở rộng phạm vi áp dụng, đặc biệt với các hộ bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng. Anh chị đang là hộ kinh doanh nên đọc thêm bài hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để biết mình có thuộc diện phải dùng hay không.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử là hình thức áp dụng chung cho doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thay cho hóa đơn giấy trước đây. Phạm vi cụ thể với từng nhóm đối tượng còn tùy trường hợp, nên nếu bạn không chắc mình thuộc diện nào, hỏi trước vẫn hơn là làm rồi sửa.

Mất file hóa đơn thì có mất luôn không?

Không. Dữ liệu hóa đơn nằm trên hệ thống của nhà cung cấp và đã được gửi tới cơ quan thuế, nên bạn tra cứu và tải lại được. Đây là điểm hơn hẳn hóa đơn giấy — mất tờ giấy là mất thật.

Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị gì?

Cần chữ ký số trước, sau đó đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và khởi tạo mẫu hóa đơn. Nếu bạn vừa lập công ty và chưa rõ trình tự các đầu việc phải làm trong năm đầu, bài lịch tuân thủ 12 tháng sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể.

Nên bắt đầu thế nào

Với đa số doanh nghiệp, phần khó không phải là dùng phần mềm — giao diện bây giờ đơn giản, ai làm được Excel là dùng được. Phần khó là làm đúng thủ tục ngay từ đầu: đăng ký với cơ quan thuế đúng loại, khai đúng thông tin, khởi tạo mẫu hóa đơn có đủ trường bắt buộc cho đúng ngành nghề của mình.

Soft Space đứng ở vai trò đầu mối tư vấn và đồng hành: nghe bạn kể mô hình kinh doanh, đối chiếu xem bạn thuộc diện nào, rồi làm gọn từ hồ sơ đăng ký đến lúc bạn xuất được hóa đơn đầu tiên. Nếu bạn muốn xem trước cách chúng tôi triển khai, tham khảo dịch vụ hóa đơn điện tử.

Còn nếu bạn chỉ cần một người nghe rồi nói thẳng "trường hợp của anh/chị thì làm thế này", cứ nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ. Tư vấn trước, quyết sau — không có gì phải vội.