Hóa đơn điện tử cho kinh doanh online và sàn thương mại điện tử

Người bán online hay có cảm giác mình đang ở vùng xám: hàng đi qua sàn, tiền về theo đợt đối soát, khách gần như không ai đòi hóa đơn. Cảm giác đó dễ dẫn tới kết luận "chắc chưa cần lo". Nhưng dữ liệu bán hàng trên các nền tảng không phải là thứ khuất tầm nhìn, và câu chuyện đối chiếu doanh thu vài năm gần đây đã cho thấy rất rõ điều đó. Vấn đề không phải là có phải làm hay không, mà là làm thế nào cho không loạn.

Vì sao bán online rối hơn bán tại cửa hàng

Đơn hủy và đơn hoàn nhiều bất thường

Đây là đặc thù mà bán tại quầy không có. Khách đặt rồi hủy trước khi shop đóng gói, hủy khi hàng đang trên đường, hoặc nhận rồi trả lại trong thời gian đổi trả. Tỷ lệ này ở một số ngành hàng rất đáng kể. Mỗi trạng thái đó ảnh hưởng khác nhau đến việc có xuất hóa đơn hay không, và nếu đã xuất thì xử lý thế nào. Đây chính là lý do không nên xuất hóa đơn ngay lúc khách bấm đặt hàng.

Tiền không về trực tiếp

Bán qua sàn thì tiền nằm ở sàn, về ví, rồi rút về tài khoản theo đợt — đã trừ sẵn phí sàn, phí thanh toán, phí vận chuyển, tiền khuyến mãi sàn hỗ trợ. Số tiền thực nhận không bằng doanh thu. Rất nhiều shop ghi nhận doanh thu bằng đúng số tiền về tài khoản — và đó là sai bản chất. Doanh thu là giá bán cho khách, các khoản sàn trừ là chi phí, hai chuyện khác nhau.

COD làm lệch kỳ

Hàng giao hôm nay, đơn vị vận chuyển đối soát và chuyển tiền sau vài ngày, có khi vắt sang tháng sau. Nếu ghi nhận theo lúc nhận tiền thì cuối năm doanh thu tháng 12 và tháng 1 đều lệch.

Nhiều kênh cùng lúc

Một shop bây giờ hiếm khi chỉ bán một chỗ: sàn A, sàn B, fanpage, website riêng, livestream, cộng thêm khách quen nhắn tin đặt trực tiếp. Mỗi kênh một cách ghi nhận, một cách thu tiền. Không gom về một mối thì đến cuối tháng không ai biết thật sự bán được bao nhiêu.

Bố trí thế nào cho gọn

Chốt một mốc xuất hóa đơn thống nhất cho mọi kênh. Nguyên tắc theo quy định hiện hành là hóa đơn gắn với thời điểm chuyển giao hàng hóa cho người mua, không phải thời điểm khách bấm đặt, cũng không phải lúc tiền về ví. Với bán online, mốc thực tế thường là khi đơn giao thành công. Chọn xong thì áp dụng nhất quán, đừng kênh này một kiểu.

Gom đơn về một hệ thống trước khi nghĩ đến hóa đơn. Nếu đơn của bạn nằm rải rác ở ba sàn cộng mấy cuộc chat, thì dù phần mềm hóa đơn có tốt đến mấy bạn vẫn phải nhập tay. Việc cần làm trước là kéo đơn từ các kênh về một chỗ. Khi đã có một nguồn đơn duy nhất, hóa đơn chỉ là bước tiếp theo tự động.

Ghi nhận đúng bản chất từng khoản. Giá khách trả là doanh thu. Phí sàn, phí thanh toán, phí vận chuyển bạn chịu là chi phí. Voucher do sàn tài trợ khác voucher do shop tự giảm. Tách bạch ngay từ khâu nhập, đừng để cuối tháng ngồi bóc từ file đối soát.

Danh mục sản phẩm phải sạch. Cùng một mã hàng nhưng đặt tên khác nhau ở mỗi sàn là chuyện rất phổ biến, và nó phá nát mọi báo cáo. Một mã nội bộ duy nhất, ánh xạ ra tên trên từng sàn — làm việc này sớm ngày nào đỡ khổ ngày đó.

Có quy trình cho đơn hoàn. Hàng trả về thì xử lý hóa đơn đã xuất thế nào, ai làm, khi nào. Viết ra một lần rồi theo, đừng để mỗi lần một cách.

Người bán được gì

Biết mình lãi thật hay lãi ảo. Đây là giá trị lớn nhất và cũng gây bất ngờ nhất. Rất nhiều shop chạy doanh số tốt nhưng khi bóc tách đủ phí sàn, phí vận chuyển, chi phí quảng cáo và tỷ lệ hoàn hàng mới nhận ra ngành hàng chủ lực của mình đang gần như không có lãi. Không có số liệu sạch thì không thể phát hiện điều này.

Không bị bất ngờ khi cơ quan thuế đối chiếu. Khi doanh thu được ghi nhận đầy đủ và có chứng từ tương ứng, việc rà soát chỉ là xác nhận lại thứ đã có. Còn nếu sổ sách của bạn dựng ngược từ số tiền về tài khoản, sẽ rất khó giải thích.

Bán được cho khách doanh nghiệp. Nhóm khách này cần hóa đơn để hạch toán. Không xuất được hóa đơn nghĩa là bạn tự loại mình khỏi các đơn giá trị lớn — đơn mua sắm nội bộ, mua làm quà tặng cho nhân viên, mua theo lô.

Chuẩn hồ sơ để đi xa hơn. Muốn vay vốn, gọi vốn, hay hợp tác với nhà cung cấp lớn đều cần số liệu tài chính có căn cứ. Bán ba năm mà không có sổ sách sạch thì lúc cần chứng minh sẽ trắng tay.

Đỡ tốn công đối soát. Khi đơn, tiền và hóa đơn cùng một dòng dữ liệu, việc kiểm tra file đối soát của sàn từ chuyện ngồi cả buổi thành chuyện vài phút. Quan trọng hơn: bạn phát hiện được khi sàn tính thiếu tiền về cho mình. Không ít shop chưa bao giờ đối chiếu nổi file đối soát nên mặc định số sàn trả là đúng.

Biết ngân sách quảng cáo đang nuôi ai. Khi doanh thu được ghi nhận theo từng kênh chứ không gộp một cục, bạn nhìn ra kênh nào tự sống được, kênh nào ngừng chạy quảng cáo là đơn tắt ngay. Đây là loại quyết định phải có số mới dám làm, vì cắt nhầm kênh thì mất doanh số thật.

Không bị đơn hoàn ăn mất lãi trong im lặng. Hàng trả về mà không được ghi nhận đúng thì doanh thu vẫn nằm trên sổ, hàng vẫn nằm trong kho, và con số lãi bạn nhìn thấy mỗi tháng là lãi của những đơn khách đã trả lại. Có quy trình cho đơn hoàn nghĩa là báo cáo nói đúng chuyện đã xảy ra.

Bàn giao được việc. Shop lớn dần thì chủ không thể tự ôm hết. Nhưng chỉ khi đơn và hóa đơn chạy trên một hệ thống, bạn mới giao được khâu vận hành cho nhân viên mà vẫn kiểm soát được. Còn nếu mọi thứ nằm trong đầu chủ shop và vài file rời, thì tuyển bao nhiêu người cũng không nhẹ đi.

Ngủ yên khi ngành hàng của mình bị soi. Mỗi giai đoạn lại có một nhóm ngành được rà kỹ hơn. Shop có sổ sách sạch thì đó là chuyện của người khác. Shop dựng số ngược từ tiền về tài khoản thì mỗi đợt như vậy là một lần thót tim.

Câu hỏi thường gặp

Khách không ai đòi hóa đơn, vẫn phải xuất à?

Nghĩa vụ xuất hóa đơn khi bán hàng không phụ thuộc vào việc khách có đòi hay không. Người mua không lấy thì hóa đơn vẫn phải được lập theo quy định hiện hành. Đây là hiểu nhầm phổ biến nhất trong nhóm bán online.

Đang là hộ kinh doanh bán online thì bắt đầu từ đâu?

Xác định trước bạn thuộc diện nào và đang ở giai đoạn nào của việc chuyển sang kê khai — vì hóa đơn chỉ là một mảnh trong đó. Đọc việc cần làm ngay khi bỏ thuế khoán để nắm toàn cảnh trước đã. Nếu doanh số đã lớn và bạn đang phân vân về mô hình, cân nhắc thêm hộ kinh doanh nên giữ nguyên hay lên công ty.

Bán cả online lẫn cửa hàng thì sao?

Hai luồng chạy song song nhưng phải đổ về cùng một sổ và cùng một danh mục hàng hóa. Sai lầm hay gặp là quản kho hai nơi: bán online trừ một kho, bán tại quầy trừ kho khác, cuối tháng số tồn không nơi nào đúng.

Chi phí phụ thuộc gì?

Số kênh bán, lượng đơn mỗi tháng, số mã hàng, tỷ lệ hoàn hàng, và việc bạn đang dùng công cụ quản lý đơn nào. Shop một sàn vài chục đơn mỗi ngày khác hẳn shop chạy bốn kênh cộng livestream.

Làm cho đúng ngay từ đầu

Bán online càng lớn thì việc dọn lại sổ sách càng đắt. Xử lý khi còn vài trăm đơn mỗi tháng dễ hơn nhiều so với lúc đã chạy vài năm với dữ liệu rải khắp nơi. Soft Space làm đầu mối tư vấn và đồng hành: xác định đúng loại hóa đơn cần dùng, hỗ trợ đăng ký với cơ quan thuế, gom luồng đơn từ các kênh và chuẩn hóa danh mục. Xem dịch vụ hóa đơn điện tử; phần sổ sách xem phần mềm kế toán, còn nếu bạn muốn có người lo trọn phần thuế thì tham khảo dịch vụ kế toán thuế.

Nhắn Zalo 0973608148 kể xem bạn đang bán ở những kênh nào, mỗi tháng khoảng bao nhiêu đơn — hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ. Tư vấn trước, không cần chốt gì vội.