Bỏ thuế khoán từ 2026: hộ kinh doanh phải ghi sổ và kê khai thế nào?

Nghị quyết 198/2025/QH15 (khoản 6 Điều 10) bỏ thuế khoán từ 01/01/2026. Thay đổi này thường được nói tới như một chuyện về thuế, nhưng tác động thật của nó nằm ở cách vận hành hằng ngày: hộ kinh doanh phải ghi chép, lưu chứng từ và kê khai theo cách khác trước.

Bài viết này nói về phần vận hành đó. Nếu bạn đang cân nhắc có nên chuyển lên công ty hay không, xem bài khi nào nên chuyển từ hộ kinh doanh lên thành công ty. Nếu đã quyết định chuyển, xem thủ tục chuyển hộ kinh doanh lên công ty.

Khoán và kê khai khác nhau ở đâu?

Với thuế khoán, mức thuế được ấn định cho một kỳ. Hộ kinh doanh nộp đúng mức đó, và việc ghi chép doanh thu hằng ngày không ảnh hưởng tới số phải nộp.

Với kê khai, số thuế phụ thuộc vào doanh thu thực tế phát sinh. Điều này kéo theo một hệ quả: doanh thu phải được ghi nhận đầy đủ và có căn cứ. Sổ sách chuyển từ chỗ "để mình biết" sang chỗ "để chứng minh".

Đây là khác biệt lớn nhất, và cũng là chỗ nhiều hộ kinh doanh chưa chuẩn bị.

Bốn việc phải làm khác trước

1. Ghi nhận doanh thu đầy đủ và kịp thời

Mọi khoản bán ra phải được ghi lại, kể cả bán lẻ tiền mặt không xuất hóa đơn. Ghi vào cuối tháng theo trí nhớ không còn phù hợp — số liệu cần khớp với dòng tiền và với hóa đơn đã xuất.

Thực hành nên áp dụng: ghi ngay trong ngày, tách rõ tài khoản ngân hàng kinh doanh với tài khoản cá nhân, và giữ nhất quán một cách ghi thay vì mỗi lúc một kiểu.

2. Giữ chứng từ đầu vào

Đây là thay đổi lớn nhất về thói quen. Trước đây nhiều hộ kinh doanh nhập hàng không lấy hóa đơn vì thuế khoán không phụ thuộc chi phí. Khi chuyển sang kê khai, chứng từ đầu vào trở thành thứ có giá trị.

Hệ quả thực tế: cần chọn lại nhà cung cấp có xuất hóa đơn, và điều này có thể làm giá nhập tăng lên. Đây là một khoản chi phí thật cần tính vào giá bán, không phải chuyện giấy tờ đơn thuần.

3. Xuất hóa đơn theo quy định

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị điều kiện để xuất hóa đơn: chữ ký số và giải pháp hóa đơn điện tử. Khâu đăng ký với cơ quan thuế được hướng dẫn trong bài đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

4. Kê khai đúng hạn

Kê khai theo kỳ thay vì nộp một mức cố định. Việc chậm hạn phát sinh hậu quả, nên cần có người chịu trách nhiệm rõ ràng cho việc này — hoặc trong nhà, hoặc thuê ngoài.

Ngưỡng cần chú ý

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm phải áp dụng chế độ kế toán như doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc doanh nghiệp vừa — gần như tương đương một công ty về mặt sổ sách.

Nếu doanh thu của bạn đang tiến gần mốc này, đây là thời điểm hợp lý để tính toán lại: khi khối lượng sổ sách gần bằng một công ty mà vẫn chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân, lợi thế của mô hình hộ kinh doanh còn lại không nhiều.

Các mức thuế và ngưỡng doanh thu cụ thể thay đổi theo văn bản — nên đối chiếu Nghị định 68/2026/NĐ-CP và pháp luật thuế hiện hành cho trường hợp của mình.

Chuẩn bị theo thứ tự nào

Việc làm ngay: tách tài khoản ngân hàng kinh doanh khỏi tài khoản cá nhân; thống nhất một cách ghi doanh thu và làm đều mỗi ngày; rà lại danh sách nhà cung cấp xem ai xuất được hóa đơn.

Việc làm trong vài tuần: trang bị chữ ký số; chọn giải pháp hóa đơn điện tử và hoàn tất đăng ký; quyết định ai phụ trách kê khai.

Việc cần tính toán: giá bán có phải điều chỉnh không khi giá nhập tăng do lấy hóa đơn; và với quy mô hiện tại, giữ mô hình hộ kinh doanh hay chuyển lên công ty thì hợp lý hơn.

Ba sai lầm nên tránh

Đợi tới sát thời điểm mới chuẩn bị. Thay đổi thói quen ghi chép và đổi nhà cung cấp là việc mất thời gian, không làm gấp được.

Ghi doanh thu thấp hơn thực tế. Khi đã chuyển sang kê khai, số liệu có nhiều điểm đối chiếu hơn trước — dòng tiền ngân hàng, hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào của khách hàng doanh nghiệp.

Nghĩ rằng lên công ty đương nhiên nộp thuế nhiều hơn. Công ty nộp thuế trên lợi nhuận và được khấu trừ chi phí hợp lệ; tổng nghĩa vụ tuỳ cơ cấu doanh thu và chi phí của từng đơn vị.

Câu hỏi thường gặp

Hộ kinh doanh nhỏ có phải làm sổ sách như doanh nghiệp không?

Mức độ sổ sách phụ thuộc quy mô doanh thu. Nhưng ngay cả ở quy mô nhỏ, việc ghi nhận doanh thu đầy đủ và giữ chứng từ vẫn là yêu cầu cơ bản khi đã chuyển sang kê khai.

Không lấy được hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp cũ thì sao?

Đây là tình huống rất phổ biến. Hai hướng xử lý: thương lượng để nhà cung cấp xuất hóa đơn, hoặc chuyển sang nhà cung cấp khác có xuất. Nên rà và xử lý sớm thay vì đợi phát sinh vướng mắc.

Lên công ty có bị thuế cao hơn không?

Không hẳn — công ty nộp thuế trên lợi nhuận và được khấu trừ chi phí hợp lệ; tổng nghĩa vụ tùy cơ cấu doanh thu – chi phí của từng đơn vị.

Soft Space Việt Nam cung cấp dịch vụ kế toán – thuế cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Liên hệ tư vấn.

Đây là thông tin tham khảo. Nếu phát hiện sai sót, vui lòng liên hệ để chúng tôi cập nhật.

Nguồn: Nghị quyết 198/2025/QH15 (khoản 6 Điều 10) · Nghị định 68/2026/NĐ-CP