Hóa đơn điện tử cho cửa hàng bán lẻ: vận hành sao cho nhanh

Chủ cửa hàng bán lẻ hiếm khi lo lắng chuyện hóa đơn đúng hay sai về mặt luật — cái họ lo là mỗi tờ hóa đơn ngốn thêm mười lăm giây ở quầy thu ngân, giờ cao điểm khách bỏ đi. Nỗi lo đó có thật, nhưng phần lớn xuất phát từ cách triển khai chứ không phải từ bản thân hóa đơn điện tử. Cùng một bộ công cụ, cửa hàng làm đúng thì quầy chạy mượt, cửa hàng làm ẩu thì mỗi ca là một cuộc vật lộn.

Vì sao quầy thu ngân hay bị tắc

Khi ngồi quan sát thực tế tại các cửa hàng, chúng tôi thấy điểm nghẽn gần như luôn rơi vào bốn chỗ giống nhau.

Thứ nhất, danh mục hàng hóa lộn xộn. Nhân viên gõ tên hàng bằng tay vì mã vạch chưa gán đủ, hoặc một mặt hàng tồn tại ba tên khác nhau do ba người nhập ở ba thời điểm. Mỗi lần bán là một lần tìm.

Thứ hai, thuế suất gán sai hoặc chưa gán. Cửa hàng bán nhiều nhóm hàng có thuế suất khác nhau mà danh mục để mặc định một mức. Đến lúc xuất hóa đơn thì nhân viên phải sửa tay, sửa tay thì sai, sai thì cuối tháng kế toán ngồi dò.

Thứ ba, không phân luồng. Cả khách lẻ mua chai nước lẫn khách công ty mua lô hàng đều đi chung một quy trình xuất hóa đơn đầy đủ thông tin. Khách lẻ chẳng cần hóa đơn mà vẫn phải chờ.

Thứ tư, phần mềm bán hàng và phần mềm hóa đơn là hai thế giới riêng. Bán ở phần mềm này, cuối ngày xuất file rồi nhập sang phần mềm kia. Vừa mất công, vừa là nơi sinh ra chênh lệch số liệu.

Nguyên tắc bố trí để bán nhanh

Chuẩn hóa danh mục trước khi nghĩ đến thiết bị

Đây là lời khuyên mà nhiều chủ cửa hàng nghe xong hơi hụt hẫng vì nó không "công nghệ" chút nào. Nhưng thật sự, một danh mục hàng hóa sạch — mỗi mặt hàng một mã duy nhất, tên chuẩn, đơn vị tính rõ, thuế suất gán đúng ngay từ đầu — giải quyết được phần lớn rắc rối về sau. Cửa hàng nhỏ có vài trăm mã thì làm trong vài buổi. Cửa hàng vài nghìn mã thì nên chia nhóm, làm theo đợt, ưu tiên nhóm bán chạy trước.

Đừng để việc này cho nhân viên bán hàng làm tranh thủ. Danh mục là xương sống, sai một lần thì mọi báo cáo phía sau đều lệch.

Phân luồng hóa đơn theo loại khách

Thực tế cửa hàng bán lẻ luôn có hai loại khách và nên đối xử khác nhau:

• Khách lẻ, không lấy hóa đơn có mã số thuế — chiếm phần lớn giao dịch. Luồng này phải nhanh tuyệt đối: quét mã, thu tiền, in, xong. Đây chính là chỗ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phát huy tác dụng, vì nó được thiết kế đúng cho nhịp này.
• Khách tổ chức, cần hóa đơn đầy đủ để hạch toán — số lượng ít nhưng giá trị cao. Luồng này chấp nhận chậm hơn, nhập đủ thông tin, có thể xử lý ở quầy riêng hoặc do người phụ trách làm sau.

Sai lầm phổ biến là bắt cả hai luồng chạy chung một quy trình "cho tiện". Kết quả là luồng nhanh bị kéo chậm theo luồng chậm.

Một hệ thống, không phải hai

Nếu phải chọn một thứ để đầu tư đúng ngay từ đầu, hãy chọn việc phần mềm bán hàng nói chuyện được trực tiếp với hệ thống hóa đơn. Khi bán hàng và xuất hóa đơn là cùng một thao tác, bạn loại bỏ hoàn toàn khâu đối chiếu cuối ngày — khâu tốn thời gian nhất và cũng là khâu sinh lỗi nhiều nhất. Ngược lại, nếu hai hệ thống rời nhau, bạn sẽ mãi sống chung với câu hỏi "sao doanh thu phần mềm bán hàng khác doanh thu trên hóa đơn?".

Chuẩn bị sẵn kịch bản cho tình huống bất thường

Quầy chậm không chỉ vì thao tác bình thường, mà vì những lúc bất thường không ai biết xử lý. Nên viết sẵn hướng dẫn ngắn cho nhân viên về mấy tình huống chắc chắn sẽ xảy ra: khách đổi ý sau khi đã in hóa đơn, khách trả hàng, gõ nhầm số lượng, khách quay lại xin hóa đơn có mã số thuế sau khi đã lấy hóa đơn lẻ, mất mạng tạm thời. Mỗi tình huống một dòng, dán ngay tại quầy. Nghe thô sơ nhưng hiệu quả hơn nhiều buổi đào tạo dài.

Cửa hàng được gì khi làm gọn

Thời gian ở quầy giảm thật. Không phải giảm nhờ phần mềm chạy nhanh hơn, mà nhờ nhân viên không còn phải dừng lại suy nghĩ. Mọi thao tác đã có sẵn đường đi.

Chủ cửa hàng biết số ngay trong ngày. Khi hóa đơn sinh ra tại điểm bán, dữ liệu doanh thu là dữ liệu thật, tức thời. Bạn biết mặt hàng nào đang chạy để nhập thêm, khung giờ nào đông để xếp ca, ca nào doanh thu bất thường để hỏi lại. Trước đây chờ cuối tháng mới biết thì mọi quyết định đều muộn.

Kế toán nhẹ hẳn phần cuối kỳ. Không còn cảnh cộng tay, dò sổ, gọi điện hỏi nhân viên "hôm 14 sao lệch". Số liệu vào thẳng, kế toán chỉ việc kiểm tra và làm phần chuyên môn. Nếu bạn đang thuê ngoài, phần công việc này gọn lại cũng đồng nghĩa hợp tác trơn tru hơn — chi tiết có trong bài dịch vụ kế toán cho công ty thương mại.

Giảm rủi ro thất thoát. Mỗi giao dịch có dấu vết, mỗi lần hủy có lý do và có người chịu trách nhiệm. Không cần nghi ngờ ai, hệ thống tự minh bạch.

Bình tĩnh khi cơ quan thuế đối chiếu. Dữ liệu đã chuyển đều đặn thì việc giải trình chỉ là lấy ra thứ đã có sẵn.

Vài điều nên tránh

• Mua thiết bị trước, tính quy trình sau. Máy in, máy quét, màn hình khách hàng đều dễ mua. Cái khó là danh mục và quy trình. Làm ngược thứ tự thì thiết bị nằm chờ.
• Chọn phần mềm chỉ vì rẻ. Tiêu chí quan trọng hơn là nó có kết nối được với hóa đơn không, có hỗ trợ khi cần không, có chạy được ở mô hình nhiều điểm bán không nếu bạn định mở thêm.
• Bỏ qua bước đăng ký với cơ quan thuế. Có cửa hàng lắp xong hết mới phát hiện chưa được chấp nhận hình thức hóa đơn mình định dùng.
• Để chữ ký số hết hạn. Nghe vặt vãnh nhưng là nguyên nhân đứng hình rất hay gặp. Kiểm tra hạn từ sớm, xem thêm dịch vụ chữ ký số Token.

Câu hỏi thường gặp

Cửa hàng nhỏ, mỗi ngày vài chục đơn, có cần bày vẽ không?

Quy mô nhỏ thì bộ khung nhẹ hơn, nhưng nguyên tắc không đổi: danh mục vẫn phải sạch, thuế suất vẫn phải đúng, hóa đơn vẫn phải xuất đúng loại. Cái bạn tiết kiệm được là thiết bị và số điểm bán, không phải phần chuẩn hóa.

Đang là hộ kinh doanh thì bắt đầu thế nào?

Nếu bạn đang chuyển từ thuế khoán sang kê khai, hóa đơn chỉ là một mảnh của bức tranh. Nên đọc trước hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh để nắm toàn cảnh trước khi mua sắm gì.

Chi phí triển khai phụ thuộc vào những gì?

Số điểm bán, lượng hóa đơn phát sinh, số mã hàng cần chuẩn hóa, phần mềm bán hàng hiện có tích hợp sẵn hay phải làm thêm, và thiết bị cần trang bị tại quầy. Một cửa hàng một quầy với vài trăm mã hàng khác hẳn chuỗi ba điểm với vài nghìn mã. Mô tả thực tế cửa hàng thì mới ra được con số đúng.

Bắt đầu cho gọn

Cách tiết kiệm công sức không nằm ở chỗ chọn gói có giá thấp, mà ở chỗ làm đúng thứ tự ngay lần đầu: xác định loại hóa đơn phù hợp, đăng ký với cơ quan thuế, chuẩn hóa danh mục, rồi mới đến thiết bị và đào tạo. Soft Space làm đầu mối tư vấn và đồng hành trọn khâu đó — xem dịch vụ hóa đơn điện tử, và nếu muốn dữ liệu bán hàng chảy thẳng vào sổ sách thì tham khảo thêm phần mềm kế toán.

Nhắn Zalo 0973608148 mô tả cửa hàng của bạn — mấy quầy, bán nhóm hàng gì, đang dùng phần mềm nào — hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ. Chúng tôi sẽ nói thẳng bạn cần gì và không cần gì.