Dịch vụ kế toán thuế cho kinh doanh online

Bán hàng online nhìn thì nhẹ nhàng: đăng bài, chốt đơn, ship hàng, nhận tiền. Nhưng khi ngồi xuống làm sổ sách, người bán mới thấy rối. Tiền về từ dăm bảy nguồn: khách chuyển khoản, ví của sàn giữ rồi trả sau, shipper thu hộ COD, cộng thêm các khoản sàn trừ phí, trừ hoa hồng, trừ tiền chạy quảng cáo nội sàn. Doanh thu thật là bao nhiêu, phải nộp thuế trên con số nào, chứng từ đầu vào lấy ở đâu ra khi nhập hàng chợ đầu mối không có hóa đơn. Đó là những câu hỏi khiến rất nhiều shop online lo ngay ngáy mỗi khi nhắc tới cơ quan thuế.

Kinh doanh online rối thuế ở chỗ nào

Vấn đề đầu tiên là doanh thu bị hiểu nhầm. Nhiều chủ shop nghĩ tiền thực nhận về tài khoản là doanh thu, nhưng con số sàn đối soát lại tính trên giá bán trước khi trừ phí. Ghi nhận sai gốc này kéo theo sai toàn bộ nghĩa vụ thuế. Thứ hai là dòng tiền phân mảnh: một đơn có thể đi qua ví sàn, đối tác vận chuyển, rồi mới về tài khoản, mỗi chặng một mốc thời gian khác nhau, rất dễ đếm trùng hoặc đếm thiếu.

Thứ ba là chi phí đầu vào không có chứng từ. Người bán online thường nhập hàng nhanh, gom nhiều nguồn, và bỏ qua khâu lấy hóa đơn. Đến khi cần chứng minh chi phí để tính đúng nghĩa vụ thì không có gì trong tay. Thứ tư là bán nhiều kênh cùng lúc: cùng một shop chạy trên nhiều sàn và nhiều trang mạng xã hội, mỗi nơi một kiểu báo cáo, cộng lại thành một mớ số liệu khó khớp. Cuối cùng là nỗi lo đối chiếu dòng tiền cá nhân và kinh doanh khi tất cả cùng chảy vào một tài khoản.

Dịch vụ kế toán thuế cho shop online làm những gì

Với đặc thù trên, một dịch vụ kế toán làm cho người bán online phải bắt đầu từ việc dựng lại bức tranh doanh thu cho đúng:

• Đối soát doanh thu theo từng sàn và từng ví: lấy báo cáo gốc của sàn, tách rõ phần doanh thu, phần phí sàn, phần khuyến mãi, để ra con số ghi nhận chính xác.
• Bóc tách dòng tiền COD và tiền ví giữ: khớp thời điểm ghi nhận doanh thu với thời điểm thực nhận tiền, tránh đếm trùng giữa các kênh.
• Sắp xếp chứng từ đầu vào: hướng dẫn shop lấy và lưu hóa đơn khi nhập hàng, tổ chức lại để chi phí được ghi nhận hợp lệ.
• Kê khai và nộp báo cáo đúng hạn: theo dõi lịch để bạn không bị nộp trễ, một lỗi rất phổ biến ở những người bán bận chốt đơn.
• Tư vấn nghĩa vụ theo hình thức đăng ký: bạn đang là cá nhân, hộ kinh doanh hay công ty, mỗi hình thức có cách tính và thủ tục khác nhau.

Điểm mấu chốt là kế toán hiểu đặc thù thương mại điện tử sẽ không bắt bạn tự dịch mớ báo cáo của sàn, mà chủ động xử lý phần đó để bạn tập trung bán hàng.

Bán online nên ở dạng cá nhân, hộ hay công ty

Nhiều bạn khởi đầu bán online với tư cách cá nhân, đến khi doanh số lớn dần thì phân vân có nên lên hộ kinh doanh hoặc lập công ty. Không có câu trả lời chung cho tất cả, nó phụ thuộc quy mô, việc bạn có muốn xuất hóa đơn cho khách sỉ, có nhập hàng cần chứng từ đầu vào, và định hướng mở rộng ra sao. Điều nên tránh là để mọi thứ mập mờ cho tới khi phát sinh vấn đề mới cuống cuồng xử lý.

Soft Space tư vấn theo đúng tình hình thực tế của bạn, và nếu cần chuyển lên mô hình bài bản hơn thì hỗ trợ trọn khâu qua dịch vụ thành lập doanh nghiệp. Khi đã có pháp nhân, việc xuất hóa đơn cho khách và cho các đối tác sỉ trở nên minh bạch, và bạn cũng chủ động hơn trong việc chứng minh chi phí đầu vào.

Hóa đơn điện tử: chỗ nhiều shop online bỏ quên

Khi bán cho khách lẻ thì ít ai đòi hóa đơn, nhưng ngay khi bạn bán sỉ, hợp tác với đối tác hoặc khách công ty cần chứng từ, hóa đơn điện tử trở thành thứ bắt buộc phải có. Nhiều shop online đến lúc này mới lúng túng vì chưa chuẩn bị gì. Việc thiết lập hóa đơn điện tử và gắn nó vào quy trình bán không khó nếu làm sớm và làm đúng.

Bạn có thể tham khảo thêm bài Hóa đơn điện tử cho kinh doanh online và sàn thương mại điện tử để hình dung phần này khớp với việc bán hàng qua mạng ra sao. Soft Space cũng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để bạn phát hành hóa đơn hợp lệ ngay khi cần, không phải chạy vạy phút chót. Nếu shop đã có phần mềm quản lý bán hàng, chúng tôi hỗ trợ kết nối để dữ liệu chảy thông suốt từ đơn hàng sang chứng từ.

Chủ shop được gì khi giao kế toán cho đơn vị chuyên nghiệp

Cái được đầu tiên rất thật: bạn ngủ ngon. Không còn cảm giác lo mơ hồ mỗi lần nghe tin ngành thuế siết quản lý bán hàng qua mạng, vì sổ sách của bạn đã minh bạch và đúng. Cái được thứ hai là thời gian: thay vì mỗi tối ngồi cộng trừ báo cáo sàn, bạn dồn sức cho việc sinh ra tiền là bán hàng và chăm khách.

Cái được thứ ba là nhìn ra lời lỗ thật. Khi doanh thu, phí sàn, tiền quảng cáo và giá vốn được bóc tách rõ, bạn mới biết mặt hàng nào thực sự lãi, kênh nào đang ăn mòn lợi nhuận vì phí quá cao. Đây là thông tin quý mà mớ số liệu lộn xộn không bao giờ cho bạn thấy. Và khi cần vay vốn hay gọi thêm đối tác, một hệ thống sổ sách sạch sẽ giúp bạn tự tin hơn nhiều.

Câu hỏi thường gặp

Tôi bán nhỏ trên trang cá nhân thì có cần kế toán không?

Nếu doanh thu còn rất nhỏ thì nhu cầu chưa lớn, nhưng ngay khi bạn bán đều đặn qua sàn hoặc nhiều kênh, việc theo dõi đúng doanh thu và nghĩa vụ thuế giúp bạn tránh rủi ro về sau. Soft Space tư vấn theo đúng quy mô của bạn.

Tôi bán trên nhiều sàn cùng lúc thì xử lý thế nào?

Kế toán sẽ lấy báo cáo gốc từ từng sàn, đối soát riêng rồi tổng hợp lại. Bạn không phải tự gộp số, đó là phần chúng tôi làm thay.

Tôi nhập hàng không có hóa đơn thì tính sao?

Đây là tình huống rất phổ biến. Chúng tôi hướng dẫn bạn cách lấy và lưu chứng từ đầu vào từ những lần nhập tiếp theo, và tổ chức lại phần chi phí sao cho hợp lệ nhất trong khuôn khổ quy định hiện hành.

Chi phí dịch vụ tính thế nào?

Chi phí phụ thuộc vào số lượng giao dịch, số kênh bán và mức độ phức tạp của dòng tiền. Bạn cứ trao đổi tình hình thực tế, Soft Space sẽ tư vấn phương án phù hợp.

Để việc thuế không còn là nỗi lo của người bán online

Bán hàng qua mạng đã đủ áp lực với chuyện chốt đơn, giữ khách và cạnh tranh giá. Đừng để phần sổ sách thuế thành gánh nặng thứ hai. Soft Space Việt Nam nhận đồng hành với các shop online từ đối soát doanh thu tới kê khai đúng hạn qua dịch vụ kế toán thuế trọn gói. Nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ để được tư vấn đúng với mô hình bán hàng của bạn.