Chữ ký số và giao dịch ngân hàng điện tử của doanh nghiệp

Câu hỏi này được hỏi đi hỏi lại: "Công ty tôi có token ngân hàng rồi, sao còn phải mua chữ ký số nữa?" Nghe rất hợp lý — hai thứ đều là cái USB nhỏ, đều cắm vào máy, đều bắt nhập mã PIN, đều liên quan tới chuyện ký. Nhưng chúng là hai thứ khác nhau, phục vụ hai mục đích khác nhau, và nhầm lẫn giữa chúng dẫn tới cả rắc rối hành chính lẫn rủi ro tiền bạc.

Hai thứ trông giống nhau nhưng làm việc khác nhau

Chữ ký số công cộng là chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho doanh nghiệp. Nó có giá trị pháp lý tương đương chữ ký người đại diện và con dấu công ty trong giao dịch điện tử. Đây là thứ bạn dùng để ký tờ khai thuế, hồ sơ bảo hiểm xã hội, tờ khai hải quan, hồ sơ dự thầu, hợp đồng điện tử với đối tác, và phát hành hóa đơn điện tử. Nó dùng được với nhiều bên, vì bất cứ ai cũng có thể kiểm tra chứng thư đó do đơn vị nào cấp và còn hiệu lực hay không.

Thiết bị xác thực của ngân hàng — thường gọi là token ngân hàng — là công cụ ngân hàng cấp cho bạn để xác thực giao dịch trên hệ thống của chính họ. Nó sinh mã dùng một lần hoặc ký lệnh chuyển tiền theo cơ chế riêng của ngân hàng đó. Phạm vi của nó gói gọn trong quan hệ giữa bạn và ngân hàng. Bạn không dùng nó để nộp tờ khai thuế được, và cũng không dùng chữ ký số công cộng để chuyển tiền trên internet banking được.

Nói cách khác: một cái để chứng minh với cả thiên hạ, một cái để chứng minh với ngân hàng của bạn. Chúng không thay thế cho nhau, và doanh nghiệp hoạt động bình thường thường cần cả hai.

Vậy chữ ký số có dính gì tới ngân hàng không

Có, ở vài chỗ mà chủ doanh nghiệp hay bỏ qua:

• Mở tài khoản và ký hợp đồng dịch vụ ngân hàng từ xa. Nhiều ngân hàng đã cho phép ký hợp đồng, phụ lục, đăng ký dịch vụ bằng chữ ký số thay vì phải ra quầy. Với doanh nghiệp không ở gần chi nhánh, cái này tiết kiệm thật.
• Hồ sơ vay vốn và bảo lãnh. Bộ hồ sơ tín dụng ngày càng nhận bản điện tử có ký số, thay vì đòi bản cứng đóng dấu đỏ.
• Nộp thuế qua ngân hàng. Chuỗi nộp thuế điện tử liên quan cả cơ quan thuế lẫn ngân hàng, và phần ký chứng từ nộp thuế thuộc về chữ ký số công cộng.
• Đối chiếu sao kê, xác nhận số dư. Chứng từ do ngân hàng phát hành có ký số giúp kế toán đối chiếu mà không cần xin bản cứng.

Xu hướng chung là ranh giới giữa hai loại đang mờ dần ở khâu ký giấy tờ, nhưng vẫn rất rõ ở khâu chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền vẫn phải xác thực qua công cụ của ngân hàng, vì đó là cách ngân hàng bảo vệ tiền trong tài khoản của bạn.

Doanh nghiệp được lợi gì khi tổ chức lại cho gọn

Cái lợi đầu tiên là hết cảnh chạy loanh quanh vì con dấu. Khi mọi thứ ký được từ xa, giám đốc đi công tác vẫn duyệt được hợp đồng, kế toán vẫn nộp được tờ khai, nhân sự vẫn gửi được hồ sơ bảo hiểm. Doanh nghiệp không còn bị đứng lại chỉ vì một người vắng mặt.

Thứ hai là khớp nối được dòng tiền với sổ sách. Khi chứng từ ngân hàng ở dạng điện tử, hóa đơn ở dạng điện tử, và phần mềm kế toán đọc được cả hai, thì việc đối chiếu cuối tháng bớt đi rất nhiều thao tác nhập tay. Kế toán không phải ngồi gõ lại từng dòng sao kê. Sai sót ít đi, và quan trọng hơn là số liệu lên nhanh hơn, chủ doanh nghiệp biết tình hình sớm hơn.

Thứ ba là kiểm soát nội bộ tốt hơn, nếu bạn làm đúng. Mỗi thao tác ký đều để lại dấu vết: ai ký, ký lúc nào, ký nội dung gì. Khi cần truy ngược một giao dịch có vấn đề, bạn có đường đi rõ ràng.

Rủi ro thật: token là con dấu, đừng để nó lăn lóc

Đây là phần cần nói thẳng. Chữ ký số doanh nghiệp có giá trị pháp lý như con dấu và chữ ký người đại diện. Ai cầm token và biết mã PIN thì ký được nhân danh doanh nghiệp bạn. Không có bước xác nhận nào khác chặn lại.

Vậy mà trong thực tế, cảnh thường thấy là: token cắm sẵn trên máy kế toán suốt ngày, mã PIN dán giấy nhớ ngay cạnh, ai cần thì tới ký. Tiện thì rất tiện, cho tới ngày có chuyện.

Mấy nguyên tắc tối thiểu:

• Rút token khi không dùng. Cắm sẵn cả ngày nghĩa là bất cứ ai ngồi vào máy đó — hoặc bất cứ phần mềm độc hại nào chạy trên máy đó — cũng có cơ hội.
• Đừng dán mã PIN lên token hay để cùng chỗ với token. Nghe hiển nhiên nhưng đây là lỗi phổ biến nhất.
• Có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Ai giữ token, ai được ký cái gì, bàn giao thế nào khi người đó nghỉ. Viết ra, đừng để trong đầu.
• Đừng dùng chung một token cho quá nhiều người. Khi ai cũng ký được bằng token của công ty thì không truy được trách nhiệm cho ai cả.
• Tách bạch với token ngân hàng. Người giữ công cụ chuyển tiền và người giữ chữ ký số lý tưởng là không phải một, để một cá nhân không tự mình vừa lập chứng từ vừa chuyển tiền.

Câu hỏi thường gặp

Ngân hàng bảo tôi không cần chữ ký số, đúng không?

Đúng trong phạm vi giao dịch với ngân hàng đó. Nhưng bạn vẫn cần chữ ký số công cộng cho thuế, bảo hiểm, hóa đơn điện tử và các giao dịch với cơ quan nhà nước khác. Ngân hàng chỉ đang nói về phần việc của họ.

Một token chữ ký số dùng cho mấy ngân hàng được không?

Chữ ký số công cộng không gắn với ngân hàng nào cả — nó là của doanh nghiệp. Nơi nào chấp nhận ký số thì bạn dùng được ở đó. Còn công cụ xác thực chuyển tiền thì mỗi ngân hàng một cái riêng, không dùng chéo được.

Token hết hạn thì tiền trong tài khoản có sao không?

Chữ ký số hết hạn không ảnh hưởng tới tài khoản ngân hàng. Nhưng nó chặn bạn ở khâu ký tờ khai thuế, hồ sơ bảo hiểm, hóa đơn điện tử. Nếu chưa rõ nên chọn thời hạn ra sao, tham khảo dịch vụ chữ ký số Token để được tư vấn theo tần suất dùng thật.

Sắp xếp một lần cho gọn

Với doanh nghiệp đang hoạt động, việc nên làm là ngồi lại liệt kê: công ty đang có những token nào, của ai cấp, hết hạn khi nào, ai đang giữ, dùng để làm gì. Chỉ riêng bài tập này thôi đã lộ ra khá nhiều thứ — token hết hạn từ lâu, token không ai biết đang ở đâu, hoặc ba người cùng biết một mã PIN.

Sau đó mới tính tới chuyện nối chúng lại với nhau cho trơn: chữ ký số dùng chung cho thuế, bảo hiểm, và hóa đơn điện tử; chứng từ ngân hàng và hóa đơn cùng chảy về phần mềm kế toán để kế toán khỏi nhập tay. Đây là chỗ tiết kiệm công sức nhiều nhất, và cũng là chỗ ít doanh nghiệp nhỏ làm tới nơi. Nếu công ty bạn vừa mới thành lập, bài kế toán cho công ty mới nói khá kỹ về việc thiết lập đúng ngay từ đầu; còn nếu bạn đang cân nhắc thuê ngoài phần sổ sách, lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán thuế sẽ cho bạn góc nhìn thực tế.

Soft Space Việt Nam làm đầu mối tư vấn và đồng hành cho doanh nghiệp ở mảng này: rà lại xem bạn đang thừa thiếu gì, tư vấn loại chữ ký số và số lượng token hợp lý, hỗ trợ đăng ký giao dịch điện tử với các cơ quan, và kết nối token với hệ thống hóa đơn, kế toán đang dùng. Nếu bạn đang thấy rối giữa mớ token của mình, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ, chúng tôi sẽ giúp bạn gỡ ra cho gọn.