Cách xử lý hóa đơn đầu vào hợp lệ để được khấu trừ thuế

Với phương pháp khấu trừ, hóa đơn đầu vào chính là "tấm vé" giúp doanh nghiệp giảm số thuế GTGT phải nộp. Nhưng không phải tờ hóa đơn nào cũng dùng được. Một hóa đơn sai sót nhỏ cũng có thể khiến bạn mất quyền khấu trừ, đồng nghĩa với việc nộp nhiều hơn. Vậy xử lý thế nào cho chắc?

Thế nào là hóa đơn đầu vào hợp lệ?

Một hóa đơn được xem là hợp lệ khi nó vừa hợp pháp về hình thức, vừa phản ánh đúng giao dịch có thật. Cụ thể, hóa đơn cần thể hiện đúng và đầy đủ thông tin các bên, nội dung hàng hóa dịch vụ, và tương ứng với một giao dịch mua bán thực tế phục vụ kinh doanh. Hóa đơn ghi sai tên công ty, sai mã số thuế, hoặc không phản ánh giao dịch thật đều tiềm ẩn rủi ro.

Kiểm tra hóa đơn ngay khi nhận

Thói quen tốt nhất là kiểm tra hóa đơn ngay lúc nhận, thay vì để dồn đến cuối kỳ. Vài điểm nên rà:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp mình có chính xác không.
• Thông tin bên bán có khớp với thực tế giao dịch không.
• Nội dung, số lượng, đơn giá có đúng với hàng đã nhận không.
• Với hóa đơn điện tử, kiểm tra tính hợp lệ trên hệ thống tra cứu.

Phát hiện sai sót sớm thì còn kịp đề nghị bên bán điều chỉnh; để lâu rồi mới biết sẽ rất phiền.

Đừng quên chứng từ thanh toán

Một hóa đơn đẹp vẫn chưa đủ. Với những giao dịch có giá trị từ một mức nhất định, điều kiện để được khấu trừ còn bao gồm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Xem thêm: chi phí nào được trừ khi tính thuế TNDN. Vì thế, hãy ưu tiên chuyển khoản cho các khoản mua lớn và lưu lại sao kê đi kèm hóa đơn. Đây là cặp đôi luôn nên đi cùng nhau trong hồ sơ.

Xử lý hóa đơn sai sót

Khi phát hiện sai trước kê khai

Nếu phát hiện hóa đơn sai trước khi kê khai, cách tốt nhất là liên hệ bên bán để lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy trình. Đừng tự ý sửa tay lên hóa đơn.

Khi đã kê khai mới phát hiện

Trường hợp đã kê khai rồi mới phát hiện sai, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh theo quy định và lưu lại đầy đủ giấy tờ giải trình. Thà mất chút công xử lý còn hơn để sai sót âm thầm tích tụ đến kỳ thanh tra.

Lưu trữ khoa học

Hóa đơn điện tử nên được lưu cả bản gốc theo định dạng chuẩn, sắp xếp theo tháng và gắn kèm chứng từ thanh toán tương ứng. Một hệ thống lưu trữ gọn gàng giúp bạn vừa kê khai nhanh, vừa sẵn sàng giải trình bất cứ lúc nào. Nếu khối lượng hóa đơn lớn, việc nhờ dịch vụ kế toán thuế của Soft Space kiểm soát đầu vào sẽ giúp bạn yên tâm hơn nhiều.

Quản lý hóa đơn đầu vào tưởng nhỏ mà ảnh hưởng trực tiếp đến túi tiền doanh nghiệp. Cẩn thận ngay từ khâu nhận hóa đơn, bạn sẽ giữ trọn quyền khấu trừ và tránh được những khoản nộp oan không đáng có.

Hóa đơn trên 20 triệu nhất định phải chuyển khoản

Có một tình huống tôi gặp đi gặp lại với các chủ doanh nghiệp mới: mua lô hàng 25 triệu, tiện tay rút tiền mặt trả cho người bán cho nhanh, rồi cuối quý ngồi tổng hợp mới tá hỏa vì khoản đó không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, cũng không được tính vào chi phí hợp lý. Quy định rất rõ ràng: hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt, tức là chuyển khoản qua ngân hàng từ tài khoản của công ty sang tài khoản của bên bán.

Một điểm hay bị bỏ sót nữa là chuyện "chia nhỏ hóa đơn". Nếu trong cùng một ngày bạn mua nhiều lần của cùng một nhà cung cấp, mỗi lần dưới 20 triệu nhưng cộng lại vượt mức, cơ quan thuế vẫn xem đó là một giao dịch và yêu cầu chuyển khoản. Vì vậy hãy tập thói quen: khoản nào từ 20 triệu trở lên là chuyển từ tài khoản công ty và giữ lại ủy nhiệm chi cho gọn.

Cẩn thận với nhà cung cấp bỏ trốn, ngừng hoạt động

Đây là rủi ro mà nhiều người không lường trước, vì lỗi không nằm ở mình. Bạn nhận hóa đơn đầy đủ, thanh toán đàng hoàng, nhưng vài tháng sau bên bán bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc bị cơ quan thuế đưa vào diện rủi ro về hóa đơn. Khi đó những hóa đơn bạn đã kê khai có thể bị loại, kéo theo truy thu và tiền chậm nộp. Tôi từng chứng kiến một chủ quán phải nộp bổ sung mấy chục triệu chỉ vì đối tác quen biết đột ngột đóng cửa.

Để hạn chế, trước khi giao dịch với đối tác mới hoặc giá trị lớn, bạn nên dành vài phút tra cứu mã số thuế của họ trên trang Tổng cục Thuế xem có đang hoạt động bình thường không. Ưu tiên nhà cung cấp có địa chỉ rõ ràng, xuất hóa đơn điện tử ngay sau khi giao hàng. Đừng vì rẻ hơn một chút mà nhắm mắt lấy hóa đơn từ nơi mập mờ, vì cái giá phải trả về sau thường đắt hơn phần tiết kiệm ban đầu.