Biên lai điện tử khác gì hóa đơn điện tử? Phân biệt rõ

Kế toán mới vào nghề hay hỏi câu này, và thật ra nhiều người làm lâu năm cũng lúng túng khi gặp tình huống cụ thể: nhận được một tờ chứng từ điện tử từ đối tác, nhìn qua thì na ná hóa đơn, có mã, có chữ ký số, có số tiền. Nhưng nó là biên lai. Hạch toán như hóa đơn thì sai, mà bỏ qua thì mất chi phí.

Sự nhầm lẫn này không vô hại. Nó dẫn tới kê khai sai, khấu trừ sai, và đến kỳ rà soát thì phải giải trình. Điểm mấu chốt là hai loại chứng từ này sinh ra để làm hai việc hoàn toàn khác nhau, chứ không phải hai tên gọi của cùng một thứ.

Bản chất khác nhau ngay từ mục đích

Hóa đơn điện tử gắn với hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp bán hàng cho khách thì phát hành hóa đơn. Nó ghi nhận một giao dịch thương mại, làm căn cứ xác định doanh thu của bên bán và chi phí của bên mua, đồng thời gắn với thuế giá trị gia tăng.

Biên lai điện tử gắn với việc thu các khoản mang tính phí, lệ phí và một số khoản thu khác theo quy định. Nó xác nhận rằng bên nộp đã nộp một khoản tiền cho bên thu. Đây không phải giao dịch mua bán, nên bản chất về thuế cũng khác.

Nói cho dễ hình dung: bạn mua một chiếc máy tính cho công ty, bên bán xuất hóa đơn. Bạn nộp một khoản lệ phí khi làm thủ tục hành chính, cơ quan thu phát hành biên lai. Cả hai đều là chứng từ có giá trị, nhưng bạn không thể lấy biên lai đi khấu trừ thuế giá trị gia tăng như hóa đơn được.

Ai được phát hành cái gì

Đây là điểm khác biệt rõ ràng nhất và cũng dễ kiểm tra nhất.

Hóa đơn điện tử do tổ chức, cá nhân có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát hành. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đều thuộc nhóm này.
Biên lai điện tử do các tổ chức được giao nhiệm vụ thu phí, lệ phí và các khoản thu theo quy định phát hành. Đối tượng phát hành hẹp hơn nhiều.

Vì vậy nếu một doanh nghiệp thương mại bình thường đưa cho bạn cái gọi là biên lai thay vì hóa đơn cho một giao dịch mua bán, đó là dấu hiệu cần hỏi lại ngay. Rất có thể họ đang dùng nhầm loại chứng từ, và người chịu thiệt là bạn khi hạch toán.

Khác nhau ở phần thuế — chỗ dễ mất tiền nhất

Đây là điểm quan trọng nhất về mặt thực tế. Hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ cho bạn quyền khấu trừ thuế đầu vào khi đủ các điều kiện theo quy định hiện hành. Biên lai thì không mang chức năng đó, vì khoản thu mà nó xác nhận không phải là giao dịch chịu thuế giá trị gia tăng theo cách của hàng hóa dịch vụ thông thường.

Cái bẫy nằm ở chỗ: kế toán quen tay thấy chứng từ có số tiền là bóc tách phần thuế ra để khấu trừ. Với biên lai thì không có phần thuế giá trị gia tăng để bóc, mà nếu cứ hạch toán như hóa đơn thì tạo ra một khoản khấu trừ không có căn cứ. Đến kỳ rà soát khoản đó bị loại, kèm theo tiền chậm nộp cho khoảng thời gian đã qua.

Chiều ngược lại cũng có rủi ro: nhiều doanh nghiệp thấy biên lai không khấu trừ được nên bỏ luôn, không lưu, không hạch toán. Thực ra biên lai vẫn là chứng từ hợp lệ để ghi nhận chi phí nếu khoản chi đó phục vụ hoạt động kinh doanh. Vứt đi là tự bỏ chi phí hợp lệ của mình.

Cấu trúc và nội dung cũng không giống nhau

Hóa đơn điện tử có bộ chỉ tiêu bắt buộc khá đầy đủ: thông tin người bán, người mua, danh mục hàng hóa dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán, chữ ký số bên bán. Cấu trúc này phục vụ việc xác định nghĩa vụ thuế của cả hai bên.

Biên lai điện tử có bộ chỉ tiêu gọn hơn, tập trung vào việc xác nhận khoản thu: tên loại phí lệ phí, số tiền, thông tin bên nộp, thông tin tổ chức thu. Không có phần thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng theo kiểu hóa đơn bán hàng.

Khi nhìn một chứng từ điện tử mà bạn không rõ nó là loại gì, cách nhanh nhất là xem nó có cấu trúc thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng theo từng dòng hàng hay không, và bên phát hành là ai.

Điểm chung: đều là chứng từ điện tử thật sự

Dù khác nhau, cả hai chia sẻ một số nguyên tắc:

Đều cần chữ ký số để có giá trị pháp lý. Bản gốc là file dữ liệu có ký số, không phải bản in hay bản PDF. Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp lưu sai, chỉ giữ bản đọc cho tiện rồi khi cần chứng minh thì không có bản gốc.
Đều phải lưu trữ theo thời hạn quy định. Lưu đúng, tra ra được khi cần, không để mất khi đổi phần mềm hay đổi nhà cung cấp.
Đều có thể tra cứu, xác minh. Không phải nhận được là tin, nhất là với chứng từ có giá trị lớn.

Cả hai đều cần chữ ký số Token hợp lệ ở phía bên phát hành. Với doanh nghiệp, chữ ký số hết hạn là ngừng phát hành được cả hóa đơn lẫn các chứng từ điện tử khác — nên đây là thứ cần theo dõi hạn chủ động chứ không đợi báo mới xoay.

Doanh nghiệp được gì khi phân biệt đúng

Không mất chi phí hợp lệ. Biên lai vẫn là chứng từ chi phí. Biết điều này là giữ được khoản chi mà lẽ ra bị bỏ phí.
Không tạo ra khấu trừ sai. Tránh hẳn nhóm rủi ro bị loại khấu trừ và truy thu kèm tiền chậm nộp.
Hạch toán gọn, sổ sách sạch. Mỗi loại chứng từ vào đúng chỗ thì cuối kỳ không phải bóc tách lại.
Phát hiện đối tác dùng sai chứng từ. Khi biết ai được phát hành cái gì, bạn nhận ra ngay khi nhà cung cấp đưa nhầm loại và yêu cầu họ xuất lại đúng — lúc còn kịp.
Giải trình nhanh. Khi cơ quan thuế hỏi về một khoản chi, bạn chỉ ra ngay đó là loại chứng từ gì, xử lý theo nguyên tắc nào.

Tình huống thực tế hay gặp

Một công ty dịch vụ trong quá trình làm thủ tục pháp lý cho các dự án phát sinh khá nhiều khoản nộp phí, lệ phí trong năm. Kế toán nhận biên lai, thấy không có phần thuế giá trị gia tăng để khấu trừ nên xếp riêng một tập, không hạch toán vì "không biết cho vào đâu". Cuối năm khi tính chi phí, toàn bộ nhóm này không nằm trong sổ. Doanh nghiệp tự nộp thừa thuế thu nhập doanh nghiệp cho một khoản chi hoàn toàn hợp lệ, chỉ vì hiểu nhầm rằng không khấu trừ được thì không dùng được.

Tình huống ngược lại cũng hay gặp ở doanh nghiệp mới thành lập, nơi chủ doanh nghiệp kiêm luôn việc gom chứng từ. Cái gì có mộc, có số tiền thì đưa hết cho kế toán và bảo "bóc thuế ra khấu trừ". Nếu kế toán không rà lại từng loại thì sai sót lọt vào sổ rất tự nhiên. Nhóm doanh nghiệp mới đặc biệt hay gặp chuyện này, có thể xem thêm ở bài kế toán cho công ty mới: thiết lập đúng từ đầu.

Nên chuẩn bị gì

Trước hết là làm rõ trong nội bộ: ai gom chứng từ, phân loại theo tiêu chí gì, chứng từ nào vào luồng nào. Chỉ cần một bảng phân loại đơn giản dán ở phòng kế toán cũng đủ chặn phần lớn nhầm lẫn.

Tiếp theo là chọn nền tảng lưu trữ và xử lý tử tế. Một giải pháp hóa đơn điện tử tốt cho phép quản lý và tra cứu chứng từ điện tử tập trung, không phải mỗi loại nằm một nơi. Khi dữ liệu nối được vào phần mềm kế toán thì việc phân loại và hạch toán cũng bớt phụ thuộc vào trí nhớ của một người.

Cuối cùng, với những tình huống chứng từ không rõ ràng, đừng đoán. Hỏi cho chắc rẻ hơn nhiều so với việc sửa lại sau khi đã kê khai.

Câu hỏi thường gặp

Biên lai có được tính vào chi phí hợp lý không?

Được, nếu khoản chi đó phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đủ chứng từ kèm theo. Không khấu trừ được thuế giá trị gia tăng không có nghĩa là không được tính chi phí — đây là hai chuyện khác nhau.

Doanh nghiệp của tôi có được phát hành biên lai không?

Chỉ khi doanh nghiệp thuộc nhóm được giao nhiệm vụ thu phí, lệ phí theo quy định. Doanh nghiệp thương mại, dịch vụ thông thường bán hàng thì phát hành hóa đơn, không phải biên lai.

Nhận nhầm biên lai thay vì hóa đơn thì làm sao?

Liên hệ ngay bên phát hành để yêu cầu xuất đúng loại chứng từ cho giao dịch. Xử lý sớm thì đơn giản; để đến cuối năm mới phát hiện thì bên kia có khi đã khó liên lạc hoặc kỳ kê khai đã chốt.

Phân biệt hai loại chứng từ này không khó, chỉ cần nhớ chúng sinh ra cho hai việc khác nhau. Nếu doanh nghiệp bạn đang có chứng từ chưa biết xếp vào đâu, hoặc muốn rà lại cách phân loại hiện tại, nhắn cho Soft Space Việt Nam qua Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của mình.