Bắt đầu số hóa doanh nghiệp từ chữ ký số: lộ trình thực tế

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ nghe tới "số hóa" là nghĩ tới một dự án tốn kém: mua phần mềm quản trị, thuê tư vấn, đào tạo cả công ty, chạy sáu tháng rồi bỏ vì không ai dùng. Chuyện đó xảy ra đủ nhiều để người ta ngại.

Nhưng có một cách vào khác, rẻ hơn và gần như chắc thành công: bắt đầu từ thứ bạn bắt buộc phải có chứ không phải thứ bạn muốn có. Với hầu hết doanh nghiệp Việt Nam, thứ đó là chữ ký số.

Vì sao chữ ký số là điểm bắt đầu hợp lý

Không phải vì nó "hiện đại". Vì ba lý do rất thực tế.

Thứ nhất, bạn không có lựa chọn không làm. Nộp tờ khai thuế điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, làm hồ sơ bảo hiểm — những việc này đều cần chữ ký số theo cách vận hành hiện nay. Nghĩa là bạn sẽ có nó dù muốn hay không. Vậy tại sao không coi nó là bước đầu tiên có chủ đích, thay vì một món phải mua cho xong?

Thứ hai, nó nhỏ. Không cần đào tạo cả công ty, không cần đổi quy trình, không cần ai đồng ý. Một người làm, vài ngày là xong, và không có gì đổ vỡ nếu làm chậm.

Thứ ba — quan trọng nhất — nó là chìa khóa mở các bước sau. Không có chữ ký số thì không phát hành được hóa đơn điện tử. Không có nó thì phần mềm kế toán không nộp tờ khai thẳng từ phần mềm được. Nó nằm ở gốc, nên làm nó trước là làm đúng thứ tự tự nhiên, không phải sắp xếp gượng ép.

Bước 1: Làm chữ ký số cho tử tế, không chỉ cho có

"Cho tử tế" nghĩa là ngồi trả lời ba câu trước khi mua: ai ký, ký ở đâu, ký bao nhiêu.

Nếu chỉ mình bạn ký, ngồi cố định ở văn phòng máy Windows, khối lượng vừa phải — USB Token là đủ và đừng nghĩ ngợi thêm. Nếu bạn hay đi, dùng máy Mac, hoặc có vài người cần ký độc lập, hãy nói ra điều đó với bên tư vấn thay vì nhận mặc định một cục token rồi vật lộn sau. Nếu doanh nghiệp phát hành hóa đơn số lượng lớn và muốn ký tự động từ hệ thống, đó lại là câu chuyện khác nữa.

Ba câu này mất mười phút và quyết định phần lớn trải nghiệm của bạn trong vài năm tới. Chi tiết về cách chọn có ở bài dịch vụ chữ ký số Token.

Làm xong đừng dừng ở chỗ nhận token. Coi mốc hoàn thành là đã ký thành công một lần thật: driver cài xong, chứng thư đã đăng ký với cơ quan quản lý, PIN đã đổi khỏi mặc định, và bạn biết token nằm ở đâu, ai giữ.

Bước 2: Hóa đơn điện tử — nơi bạn thấy lợi ích rõ nhất

Đây là bước mà chủ doanh nghiệp thường "à" lên một tiếng, vì nó động vào tiền và thời gian hằng ngày.

Hóa đơn giấy kéo theo cả một chuỗi việc vô hình: đặt in, chờ in, lưu kho, viết tay, viết sai thì hủy, tìm lại hóa đơn cũ thì lục tủ, mất hóa đơn thì làm giải trình. Chuyển sang hóa đơn điện tử, chuỗi đó biến mất gần hết. Hóa đơn phát hành trong vài giây, gửi thẳng cho khách, tìm lại bằng cách gõ tìm kiếm, không bao giờ mất, và dữ liệu nằm sẵn ở dạng máy đọc được — thứ sẽ có ích ở bước sau.

Với hộ kinh doanh và cửa hàng bán lẻ, tình huống ký phát sinh liên tục ngay tại quầy nên cần tính trước cách vận hành; bài hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nói kỹ hơn về việc này. Còn tổng quan thì xem dịch vụ hóa đơn điện tử.

Lưu ý một điều: bước này chỉ chạy mượt nếu bước 1 làm đúng. Rất nhiều trục trặc "không phát hành được hóa đơn" thật ra là vấn đề chữ ký số — chứng thư chưa đăng ký, driver cũ, token không nhận. Đó là lý do thứ tự quan trọng.

Bước 3: Phần mềm kế toán — chỗ dữ liệu bắt đầu tự chảy

Khi hóa đơn đã ở dạng số, việc đưa nó vào sổ sách không còn phải gõ tay từng dòng. Đây là điểm mà số hóa bắt đầu trả lãi kép: dữ liệu vào một lần, dùng được ở nhiều chỗ.

Cái bạn được không phải là "phần mềm đẹp". Là những thứ này:

• Bớt sai sót do nhập liệu thủ công — loại lỗi tốn kém nhất vì thường chỉ phát hiện lúc quyết toán.
• Nộp tờ khai thẳng từ phần mềm, ký số ngay tại chỗ, không phải xuất file rồi mở cổng khác.
• Nhìn được tình hình gần thời gian thực thay vì đợi cuối tháng kế toán tổng hợp xong mới biết công ty đang thế nào.
• Bàn giao được. Kế toán nghỉ việc không kéo theo cả kho dữ liệu trong đầu người đó ra đi.

Xem thêm ở dịch vụ phần mềm kế toán. Nếu doanh nghiệp bạn còn nhỏ và chưa cần đội kế toán riêng, hướng dùng dịch vụ kế toán thuế kết hợp phần mềm cũng là một cách vào hợp lý.

Bước 4: Mở rộng dần theo chỗ đau, không theo trào lưu

Sau ba bước trên, doanh nghiệp bạn đã số hóa xong phần xương sống hành chính — ký, hóa đơn, sổ sách. Tới đây mới nên nghĩ tới việc mở rộng: quản lý bán hàng, quản lý kho, chấm công, quy trình nội bộ.

Nguyên tắc chọn bước tiếp theo rất đơn giản: chỗ nào đang làm bạn mất thời gian nhiều nhất thì làm chỗ đó. Không phải chỗ nào nghe hay nhất. Nếu mỗi tháng bạn mất hai buổi để đối chiếu kho, số hóa kho. Nếu bạn không đau ở kho, đừng mua phần mềm kho chỉ vì người ta bảo nên có.

Và làm từng thứ một, xong hẳn rồi mới sang cái tiếp. Doanh nghiệp nhỏ chết vì làm năm thứ cùng lúc, không phải vì làm chậm.

Giá trị thật của lộ trình này

Điểm hay không nằm ở công nghệ, mà ở chỗ nó không đòi hỏi bạn đánh cược.

Mỗi bước đều là thứ bạn dù sao cũng phải làm theo quy định hiện hành. Mỗi bước đều nhỏ, làm được trong vài ngày, và nếu chưa thấy hiệu quả thì cũng không mất gì vì đằng nào cũng phải có. Nhưng cộng lại, sau vài tháng bạn có một nền hành chính chạy bằng dữ liệu thay vì chạy bằng giấy và trí nhớ của một người.

Cái được lớn nhất, ít ai nói: doanh nghiệp bạn trở nên bàn giao được và kiểm tra được. Kế toán nghỉ vẫn tra được số liệu. Cơ quan thuế hỏi hồ sơ cũ vẫn tìm ra trong vài phút. Muốn gọi vốn, vay ngân hàng hay bán lại công ty thì có sổ sách rõ ràng để đưa ra. Đó là giá trị mà lúc đang bận bạn không thấy, nhưng lúc cần thì không mua kịp bằng tiền.

Nếu doanh nghiệp bạn mới thành lập hoặc vừa lên từ hộ kinh doanh, đây là thời điểm tốt nhất để đi lộ trình này — chưa có thói quen cũ nào phải phá bỏ. Bài lịch tuân thủ thuế – kế toán 12 tháng đầu cho bạn khung thời gian để gắn các bước trên vào.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp siêu nhỏ, vài người, có cần số hóa không?

Ba bước đầu thì không phải chuyện "cần hay không" — chúng gắn với nghĩa vụ tuân thủ, bạn sẽ phải làm. Từ bước bốn trở đi mới là tùy chọn, và với quy mô vài người thì thường chưa cần vội.

Nên làm cùng lúc cả ba hay lần lượt?

Nếu đang thành lập mới, làm gọn một đợt sẽ đỡ mất công vì thủ tục chồng lên nhau. Nếu đang hoạt động ổn định, làm lần lượt theo thứ tự trên an toàn hơn — mỗi bước chạy ổn rồi mới sang bước sau.

Chi phí cho lộ trình này ra sao?

Phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, loại chữ ký số và thời hạn bạn chọn, số lượng hóa đơn phát hành, và mức độ nghiệp vụ của phần mềm kế toán. Vì các yếu tố này chênh nhau rất nhiều giữa doanh nghiệp, cách chính xác nhất là trao đổi theo tình huống cụ thể thay vì áng chừng.

Kết

Số hóa không cần bắt đầu bằng một dự án lớn. Nó bắt đầu bằng việc làm cho tử tế thứ nhỏ nhất mà bạn dù sao cũng phải làm — rồi để nó mở đường cho bước sau.

Nếu bạn muốn có người ngồi nghe cách công ty mình đang chạy rồi phác lộ trình phù hợp, Soft Space là đầu mối tư vấn và đồng hành từ chữ ký số tới hóa đơn và kế toán. Nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.