Một trong những nỗi sợ âm thầm của người làm kế toán là lỡ mất một mốc nộp báo cáo. Trong năm, doanh nghiệp phải nộp khá nhiều loại tờ khai và báo cáo, mỗi loại một nhịp riêng. Không nắm được lịch trình thì rất dễ trượt hạn mà không hay. Bài này giúp bạn hình dung bức tranh tổng thể để chủ động sắp xếp.
Các nhóm báo cáo theo tần suất
Báo cáo theo tháng hoặc quý
Đây là nhịp đều đặn nhất. Tùy quy mô và lựa chọn của doanh nghiệp, việc kê khai có thể theo tháng hoặc theo quý. Nhóm này thường gồm các tờ khai liên quan đến hoạt động thường xuyên trong kỳ. Đặc điểm là lặp lại đều, nên dễ tạo thói quen nhưng cũng dễ chủ quan rồi quên.
Báo cáo theo năm
Cuối mỗi năm tài chính là giai đoạn bận rộn nhất, với quyết toán và báo cáo tài chính năm. Đây là phần tổng kết toàn bộ, đòi hỏi nhiều công sức đóng sổ, đối chiếu nên cần chuẩn bị từ sớm.
Nguyên tắc chung về thời hạn
Điểm cốt lõi cần nhớ là các báo cáo đều có hạn chót gắn với kỳ phát sinh. Báo cáo theo kỳ ngắn thì nộp sau khi kết thúc kỳ một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo năm thì rơi vào những tháng đầu năm kế tiếp. Khi hạn chót trùng ngày nghỉ, thường sẽ được lùi sang ngày làm việc kế tiếp.
- Mỗi loại báo cáo gắn với một kỳ và một hạn chót riêng.
- Nộp đúng hạn quan trọng ngang với nộp đúng nội dung.
- Nộp sớm vài ngày để phòng sự cố mạng, hệ thống.
Dựng một lịch nhắc việc
Cách chống quên hiệu quả nhất là biến lịch nộp thành hệ thống nhắc tự động, đừng tin vào trí nhớ.
Gợi ý thực hành
- Liệt kê tất cả loại báo cáo doanh nghiệp phải nộp ra một bảng.
- Ghi rõ kỳ và hạn chót của từng loại.
- Đặt nhắc trước hạn vài ngày trên điện thoại hoặc lịch chung của phòng.
- Sau khi nộp, tick vào và lưu lại biên nhận.
Khi việc nhiều dễ rối
Doanh nghiệp càng lớn, số loại báo cáo càng nhiều và lịch càng chồng chéo. Lúc này một bảng theo dõi rõ ràng và người chịu trách nhiệm cụ thể là cứu cánh.
Nếu bạn không muốn lúc nào cũng nơm nớp về deadline, giao phần kê khai cho dịch vụ kế toán thuế của Soft Space là một lựa chọn đáng cân nhắc, vì khi đó việc canh lịch trở thành trách nhiệm của người làm chuyên nghiệp. Nắm vững nhịp nộp trong năm chính là nắm thế chủ động.
Lỡ một hạn nộp thì sao?
Có một chủ shop từng kể với tôi rằng chị quên nộp tờ khai một quý chỉ vì đúng hôm đó con ốm, đầu óc để đâu đâu. Nộp trễ không phải tận thế, nhưng nó kéo theo phiền toái có thật: khoản phạt chậm nộp, tiền tính thêm theo số ngày trễ, và đôi khi là một dấu hỏi nhỏ trong hồ sơ mà về sau bạn phải giải thích. Cái mất lớn nhất thường không phải tiền phạt, mà là cảm giác bất an cứ lởn vởn mỗi khi nghĩ đến.
Nếu chẳng may đã trễ, đừng giấu hay chần chừ thêm. Hãy nộp ngay khi nhận ra, kê khai bổ sung nếu cần và chủ động xử lý phần phát sinh, bởi chủ động sửa bao giờ cũng nhẹ nhàng hơn để người khác chỉ ra. Quan trọng hơn, sau mỗi lần lỡ, hãy tìm xem mắt xích nào đứt: do không có nhắc, do người phụ trách bận, hay do không ai nắm rõ lịch. Bịt được chỗ hổng đó thì lần sau mới không lặp lại.
Năm đầu tiên và những lúc đổi người
Hai thời điểm dễ vấp nhất mà ít ai để ý là năm doanh nghiệp vừa thành lập và lúc thay kế toán. Công ty mới mở thường mải lo bán hàng, doanh thu chưa bao nhiêu nên nghĩ rằng chưa phát sinh thì khỏi nộp. Đây là hiểu lầm tai hại: kể cả khi cả kỳ chỉ toàn số không, bạn vẫn phải nộp tờ khai đúng hạn để báo rằng mình có mặt và đang tuân thủ.
Còn khi kế toán cũ nghỉ và người mới chưa quen việc, lịch nộp rất dễ rơi vào khoảng trống không ai trông coi. Để tránh cảnh đó, hãy yêu cầu bàn giao bằng một bảng liệt kê đầy đủ các loại báo cáo, kỳ và hạn chót, kèm tài khoản kê khai và biên nhận những kỳ gần nhất. Một buổi ngồi lại nửa tiếng để chỉ tay từng dòng sẽ tiết kiệm cho bạn cả tháng đau đầu về sau. Người đi có thể quên, nhưng cuốn sổ bàn giao thì không.
