Thiết kế app mobile cho khách sạn và đặt phòng

Ai làm khách sạn cũng thuộc lòng cái cảm giác này: phòng kín nhưng lợi nhuận thì mỏng, vì mỗi đêm bán qua Booking hay Agoda đều bị cắt một khoản hoa hồng không nhỏ. Khách đến ở, hài lòng, rồi lần sau vẫn quay lại đặt qua đúng cái app OTA đó chứ không nhớ nổi tên khách sạn. Bạn phục vụ tốt, nhưng người "sở hữu" khách lại là bên trung gian. Một app đặt phòng riêng mang tên khách sạn của bạn sinh ra để giải quyết đúng chỗ nghẽn này.

Vì sao khách sạn cần app riêng chứ không chỉ dựa vào OTA

OTA rất giỏi việc kéo khách mới, nhất là khách vãng lai và khách quốc tế lần đầu tìm chỗ ở. Nhưng khi một người đã ở rồi và thích khách sạn của bạn, để họ tiếp tục quay lại qua kênh trung gian thì bạn đang trả tiền hoa hồng cho một khách mà lẽ ra đã là của mình. App riêng đảo ngược thế cờ đó.

Trên app của chính khách sạn, khách đặt phòng trực tiếp, không qua tay ai. Bạn nắm dữ liệu khách hàng: họ ở loại phòng nào, đi công tác hay đi nghỉ, thường đặt vào dịp nào trong năm, hay dùng dịch vụ gì kèm theo. Với thông tin đó, bạn chủ động chăm sóc và giữ khách thay vì bị động chờ họ tìm lại. Đây là khác biệt giữa "có một chỗ trên sàn OTA" và "có một kênh bán của riêng mình".

Chưa kể, giá bán trên app riêng do bạn quyết. Bạn có thể dành giá tốt nhất cho khách đặt trực tiếp, tặng thêm bữa sáng hay giờ trả phòng muộn — những ưu đãi mà chính sách của OTA thường không cho phép. Khách được lợi thật, bạn giữ được biên lợi nhuận, đôi bên cùng vui.

Những tính năng một app đặt phòng khách sạn thực sự cần

Không phải cứ nhồi thật nhiều nút bấm là hay. Một app khách sạn tốt phải bám vào hành trình thật của khách, từ lúc tìm phòng cho tới khi rời đi.

• Xem phòng trống và đặt theo thời gian thực: khách chọn ngày nhận, ngày trả, loại phòng, thấy giá và tình trạng còn trống ngay lập tức. Lịch phòng phải đồng bộ với hệ thống quản lý để tránh cảnh nhận hai đặt phòng cho cùng một phòng.
• Ảnh phòng thật và mô tả rõ ràng: khách đặt phòng là đặt niềm tin vào tấm ảnh. Bố cục cần cho khách phóng to xem chi tiết phòng, view, tiện nghi, thay vì vài tấm mờ nhòe.
• Thanh toán linh hoạt: đặt cọc, trả trước toàn bộ hoặc trả tại quầy, tùy chính sách khách sạn. Tích hợp cổng thanh toán trong nước để khách quẹt thẻ hoặc chuyển khoản nhanh.
• Check-in và check-out thuận tiện: khai báo thông tin trước khi đến để rút ngắn thời gian ở quầy lễ tân, nhất là những lúc đông khách.
• Đặt kèm dịch vụ: spa, đưa đón sân bay, tour, bàn ăn nhà hàng, thuê xe. Đây chính là chỗ tăng doanh thu trên mỗi lượt khách.
• Chương trình khách thân thiết: tích điểm sau mỗi lần ở, đổi ưu đãi, hạng thành viên. Đây là công cụ giữ chân mạnh nhất mà OTA không thể làm thay bạn.
• Thông báo đẩy: nhắc lịch nhận phòng, gửi ưu đãi mùa thấp điểm, thông báo chương trình mới. Dùng khéo thì đây là kênh marketing gần như miễn phí.

Đặc thù vận hành khách sạn mà app phải hiểu

Khách sạn không giống một cửa hàng bán lẻ. Có mùa cao điểm, có mùa vắng; có loại phòng bán chạy, có loại ế; có khách đoàn và khách lẻ với chính sách giá khác nhau. App phải xử lý được những chuyện rất "nghề" này.

Giá theo mùa và theo ngày trong tuần cần được điều chỉnh linh hoạt — cuối tuần khác ngày thường, lễ Tết khác ngày bình thường. Chính sách hủy phòng, đặt cọc, khách quốc tế trả bằng ngoại tệ cũng cần được tính đến. Nếu khách sạn có nhiều cơ sở, app nên cho phép khách chọn cơ sở gần nhất và xem phòng của từng nơi.

Với khách nước ngoài, giao diện đa ngôn ngữ không phải thứ trang trí mà là điều kiện để bán được phòng. Một khách Hàn hay khách Âu sẽ đặt nhanh hơn hẳn khi thấy màn hình bằng ngôn ngữ của họ, đơn vị tiền tệ quen thuộc và cách hiển thị ngày tháng đúng thói quen.

Quan trọng không kém là phần sau hậu trường: lễ tân và quản lý phải thấy được đặt phòng từ app đổ về ngay, cùng chỗ với các kênh khác, để không ai phải nhập tay hay lo trùng phòng. App đẹp mà nhân viên vận hành cực thì sớm muộn cũng bị bỏ xó.

Khách sạn được gì khi có app riêng

Nói ngắn gọn, bạn giành lại quyền chủ động. Thay vì mỗi đêm phòng đều gánh một khoản hoa hồng, những khách quay lại sẽ đi thẳng qua kênh của bạn. Danh sách khách hàng thân thiết lớn dần theo thời gian và trở thành tài sản thật sự của khách sạn — thứ mà bạn mang theo được kể cả khi thị trường OTA thay đổi luật chơi.

Bạn cũng bán được nhiều hơn trên mỗi lượt khách nhờ gợi ý dịch vụ đúng lúc: khách vừa đặt phòng nghỉ dưỡng thì gợi ý gói spa, khách đi công tác thì gợi ý đưa đón sân bay. Và bạn hiểu khách hơn: biết ai sắp đến, ai là khách quen, dịp nào nên tung ưu đãi để lấp phòng mùa vắng.

Với chủ khách sạn, app còn là bộ mặt thương hiệu nằm ngay trong điện thoại khách. Mỗi lần họ mở máy nhìn thấy biểu tượng khách sạn của bạn là một lần thương hiệu được nhắc lại, hoàn toàn miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Khách sạn nhỏ, ít phòng có nên làm app không?

Có, nhưng nên làm đúng tầm. Cơ sở nhỏ không cần một app đồ sộ ngay từ đầu; tập trung vào đặt phòng trực tiếp, chăm sóc khách quen và một vài dịch vụ kèm là đã tạo ra khác biệt. Quy mô tính năng nên đi cùng quy mô kinh doanh để chi phí hợp lý. Soft Space sẽ tư vấn phạm vi phù hợp với số phòng và cách bạn đang bán.

App có thay thế được website đặt phòng không?

Hai thứ bổ trợ cho nhau. Website giúp khách mới tìm thấy bạn qua tìm kiếm và xem thông tin trước khi quyết định, còn app phục vụ khách đã biết và hay quay lại. Nhiều khách sạn làm cả hai và dùng chung một nền dữ liệu phòng. Nếu bạn đang cân nhắc, có thể tham khảo thêm dịch vụ thiết kế website để đồng bộ cả kênh web lẫn app.

Làm app mất bao lâu và chi phí ra sao?

Thời gian và chi phí phụ thuộc vào số tính năng, việc kết nối với hệ thống quản lý phòng sẵn có, số ngôn ngữ và mức độ tùy biến giao diện. Không có con số chung cho mọi khách sạn. Cách hợp lý là trao đổi cụ thể để chốt phạm vi trước, rồi mới bàn tiến độ và ngân sách trên đúng phạm vi đó.

Đặt phòng qua app có xuất hóa đơn cho khách được không?

Được, và nên gắn quy trình xuất hóa đơn ngay từ khâu thiết kế để lễ tân không phải làm thủ công. Với khách sạn có nhà hàng, quầy bar hay dịch vụ đi kèm, việc phát hành hóa đơn gọn gàng rất quan trọng — bạn có thể tham khảo thêm cách hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để hình dung luồng xuất hóa đơn cho khách lẻ.

Bắt đầu từ đâu

Nếu bạn đang thấy hoa hồng OTA ăn mòn lợi nhuận và muốn có một kênh bán của riêng mình, một app đặt phòng đặt đúng bài toán khách sạn là bước đi đáng cân nhắc. Soft Space Việt Nam đóng vai trò đầu mối tư vấn và đồng hành: cùng bạn xác định tính năng cần thiết, thiết kế trải nghiệm hợp với khách của bạn, rồi hỗ trợ vận hành sau khi lên sóng. Xem thêm về dịch vụ thiết kế app mobile hoặc trao đổi trực tiếp để được tư vấn theo đúng mô hình khách sạn của bạn.

Liên hệ Soft Space qua Zalo 0973608148 hoặc gửi yêu cầu tại trang liên hệ. Chúng tôi sẽ nghe câu chuyện kinh doanh của bạn trước, rồi mới bàn tới giải pháp — vì app tốt là app hợp với cách bạn vận hành, không phải app nhiều tính năng nhất. Nhắn Zalo ngay để bắt đầu.