Thành lập doanh nghiệp cho công ty xuất nhập khẩu

Muốn nhập một lô hàng từ nước ngoài về bán, hay xuất hàng Việt ra thị trường quốc tế, việc đầu tiên không phải là tìm đối tác mà là có một pháp nhân đủ điều kiện làm việc đó. Nhiều người khởi nghiệp mảng xuất nhập khẩu tưởng cứ lập công ty như bình thường rồi tính sau, đến khi hàng về tới cảng mới phát hiện thiếu ngành nghề, chưa có tài khoản khai hải quan, chưa có chữ ký số nên không thông quan được, hàng nằm cảng phát sinh phí lưu kho. Thành lập doanh nghiệp xuất nhập khẩu có những bước riêng, và làm đúng thứ tự ngay từ đầu sẽ tránh được những khoản chờ đợi tốn kém đó.

Công ty xuất nhập khẩu khác gì công ty thông thường khi thành lập

Về hình thức pháp lý, công ty xuất nhập khẩu vẫn là công ty TNHH hay cổ phần như bình thường. Cái khác nằm ở chỗ nó phải sẵn sàng để làm việc với hải quan và với đối tác nước ngoài ngay khi ra đời. Điều đó kéo theo vài điểm cần lưu ý ngay từ khâu đăng ký, thay vì để phát sinh rồi mới chạy theo bổ sung.

Điểm đầu tiên là ngành nghề kinh doanh phải bao được hoạt động xuất nhập khẩu và đúng nhóm mặt hàng bạn định làm. Có mặt hàng kinh doanh tự do, có mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành cần giấy phép hoặc điều kiện riêng theo quy định hiện hành. Đăng ký thiếu hoặc sai nhóm ngành là vướng ngay khi làm thủ tục. Điểm thứ hai là hồ sơ để mở tài khoản và làm việc quốc tế: công ty xuất nhập khẩu cần tài khoản ngân hàng, nhiều trường hợp cần tài khoản ngoại tệ để thanh toán quốc tế. Điểm thứ ba là công cụ khai báo điện tử — không có chữ ký số thì không khai hải quan điện tử, không kê khai thuế điện tử được, mà hai việc này diễn ra liên tục ngay từ lô hàng đầu.

Các bước chính khi lập công ty xuất nhập khẩu

Chọn loại hình và đặt tên, chọn ngành nghề đúng

Chọn công ty TNHH một hay hai thành viên, hay cổ phần, tùy số người góp vốn và định hướng gọi vốn sau này. Quan trọng là khai đủ nhóm ngành xuất nhập khẩu và các ngành phụ trợ như kho bãi, vận tải nếu bạn định tự làm. Với mặt hàng có điều kiện, cần biết trước để chuẩn bị giấy phép chuyên ngành đi kèm.

Đăng ký doanh nghiệp và có mã số thuế

Nộp hồ sơ đăng ký, nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế, và với hoạt động xuất nhập khẩu, mã số này chính là cơ sở để làm việc với cơ quan hải quan. Sau bước này công ty đã tồn tại về mặt pháp lý.

Khắc dấu, mở tài khoản, đăng ký chữ ký số

Sau khi có giấy phép, khắc con dấu, mở tài khoản ngân hàng, và đăng ký chữ ký số. Chữ ký số là thứ bắt buộc để khai hải quan điện tử và kê khai thuế — với công ty xuất nhập khẩu, đây không phải thứ làm cho có mà là công cụ dùng hằng ngày. Bài chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử nói rõ vai trò của nó ở khâu thông quan.

Đăng ký tài khoản khai hải quan và hóa đơn

Công ty cần được đăng ký để sử dụng hệ thống khai hải quan điện tử, và khởi tạo hóa đơn điện tử để xuất hàng trong nước cũng như phục vụ hồ sơ thuế. Với hàng nhập về bán lại, chuyện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào rất quan trọng — bài hóa đơn điện tử và quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng giúp bạn hiểu vì sao giữ chứng từ đúng lại đáng tiền đến vậy.

Chủ doanh nghiệp xuất nhập khẩu được gì khi làm bài bản

Cái được đầu tiên là hàng thông quan trơn tru ngay từ lô đầu. Khi pháp nhân, tài khoản hải quan và chữ ký số đã sẵn sàng, hàng về tới cảng là làm thủ tục được ngay, không nằm chờ phát sinh phí lưu kho lưu bãi — những khoản này với một container có thể lớn hơn nhiều so với chi phí chuẩn bị ban đầu.

Cái được thứ hai là đủ điều kiện làm việc với đối tác và ngân hàng quốc tế. Đối tác nước ngoài, đơn vị vận chuyển, ngân hàng đều cần một pháp nhân rõ ràng để ký hợp đồng, mở L/C, thanh toán quốc tế. Có công ty đúng chuẩn, bạn bước vào các giao dịch này một cách chính danh.

Thứ tránh được: tránh cảnh hàng về mà công ty chưa đủ điều kiện thông quan, tránh phải khai bổ sung ngành nghề giữa chừng, và tránh rủi ro thuế do không nắm chứng từ khấu trừ ngay từ đầu. Ngành này lời lãi tính bằng chênh lệch giá và tỷ giá, mọi khoản phát sinh ngoài dự tính đều bào mòn lợi nhuận lô hàng.

Sau khi lập công ty: những việc đi cùng

Lập xong công ty mới là bắt đầu. Công ty xuất nhập khẩu phát sinh chứng từ dày: hợp đồng ngoại, tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập. Kế toán ngành này cần hiểu cả nghiệp vụ ngoại thương lẫn thuế nội địa, nên nhiều doanh nghiệp mới chọn dùng dịch vụ kế toán thuế trọn gói để không phải tự dò. Chữ ký số dùng hằng ngày để khai hải quan và thuế, bạn có thể tìm hiểu dịch vụ chữ ký số Token để trang bị đúng loại phù hợp với tần suất khai báo.

Câu hỏi người mới lập công ty xuất nhập khẩu hay hỏi

Có bắt buộc vốn tối thiểu để làm xuất nhập khẩu không?

Với phần lớn mặt hàng thông thường, không có yêu cầu vốn tối thiểu riêng cho hoạt động xuất nhập khẩu. Một số ngành có điều kiện mới đặt yêu cầu riêng theo quy định hiện hành. Nên xác định mặt hàng trước để biết mình có rơi vào nhóm có điều kiện hay không.

Tôi có cần đăng ký gì thêm ngoài giấy phép kinh doanh để xuất nhập khẩu?

Về cơ bản, doanh nghiệp có mã số thuế đã có thể hoạt động xuất nhập khẩu với hàng thông thường, nhưng cần đăng ký sử dụng hệ thống hải quan điện tử và có chữ ký số. Với hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành thì cần thêm giấy phép tương ứng.

Bao lâu thì có công ty để bắt đầu nhập hàng?

Thời gian phụ thuộc vào việc hồ sơ có đầy đủ, chính xác hay không và nhóm ngành bạn đăng ký. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu là cách rút ngắn nhất, nên nhiều người chọn có đơn vị tư vấn đi cùng để không phải nộp đi nộp lại.

Đồng hành từ lúc lập công ty tới khi thông quan

Soft Space định vị là đầu mối đồng hành cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu: tư vấn chọn loại hình và ngành nghề đúng mặt hàng, làm thủ tục thành lập, rồi lo tiếp các công cụ vận hành như chữ ký số, hóa đơn, kế toán để bạn sẵn sàng làm việc với hải quan ngay khi có giấy phép. Nếu bạn đang lên kế hoạch mở công ty xuất nhập khẩu, xem dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ để được tư vấn theo đúng mặt hàng và mô hình bạn định làm.