Hết một năm, bên cạnh quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp còn một việc liên quan đến từng nhân viên: quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Đây là lúc chốt lại xem cả năm mỗi người nộp đúng, nộp thừa hay nộp thiếu thuế. Làm tốt khâu này, nhân viên vui mà doanh nghiệp cũng nhẹ đầu.
Quyết toán TNCN nghĩa là gì?
Suốt năm, doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương theo từng kỳ dựa trên ước tính. Đến cuối năm, khi đã biết tổng thu nhập thực tế của từng người, việc quyết toán giúp xác định số thuế đúng cả năm. Nếu trong năm khấu trừ dư, người lao động có thể được hoàn lại; nếu thiếu thì nộp bổ sung.
Ai ủy quyền, ai tự quyết toán?
Đây là điểm khiến nhiều người nhầm lẫn. Về nguyên tắc:
- Ủy quyền cho doanh nghiệp: thường áp dụng cho nhân viên chỉ có thu nhập tại một nơi và còn làm việc tại đó đến thời điểm quyết toán. Họ ký giấy ủy quyền, doanh nghiệp quyết toán thay.
- Tự quyết toán: người có thu nhập từ nhiều nơi, hoặc trong năm chuyển việc và nhận thu nhập ở nhiều công ty, thường phải tự thực hiện quyết toán cá nhân.
Doanh nghiệp cần hỏi rõ tình hình thu nhập của từng nhân viên để xác định đúng ai thuộc nhóm nào, tránh quyết toán nhầm cho người không đủ điều kiện ủy quyền.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Thu thập và rà soát dữ liệu
- Tổng hợp thu nhập, các khoản phụ cấp, thưởng đã chi trả cho từng người trong năm.
- Cập nhật đầy đủ thông tin giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc.
- Thu thập giấy ủy quyền quyết toán từ những nhân viên thuộc diện được ủy quyền.
Lập hồ sơ và nộp
Sau khi dữ liệu đã khớp, doanh nghiệp lập tờ khai quyết toán cho phần thu nhập đã chi trả và nộp qua hệ thống điện tử trong thời hạn quy định. Với cá nhân tự quyết toán, doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp chứng từ khấu trừ thuế để họ tự thực hiện.
Cấp chứng từ khấu trừ thuế
Với những người không ủy quyền, hoặc nghỉ việc giữa năm, doanh nghiệp nên cấp chứng từ khấu trừ thuế cho họ. Đây là giấy tờ quan trọng để cá nhân tự quyết toán hoặc đối chiếu sau này, nên đừng để nhân viên phải đi đòi nhiều lần.
Mẹo để khâu này nhẹ nhàng
Bí quyết nằm ở việc ghi chép lương thưởng rõ ràng quanh năm và cập nhật người phụ thuộc ngay khi có thay đổi. Khi dữ liệu cả năm đã sạch, quyết toán chỉ còn là việc tổng hợp. Nếu số lượng nhân sự đông và bạn muốn chắc chắn không sai sót, có thể giao cho dịch vụ kế toán thuế của Soft Space xử lý đồng bộ cùng các nghĩa vụ thuế khác.
Quyết toán TNCN cuối năm là dịp khép lại nghĩa vụ thuế của cả đội ngũ một cách minh bạch. Tham khảo thêm: dịch vụ quyết toán thuế cuối năm cho doanh nghiệp. Làm đúng, làm sớm, bạn không chỉ tròn trách nhiệm với cơ quan thuế mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách chăm lo cho người lao động.
Khi nhân viên nghỉ giữa năm hoặc làm hai nơi
Có một tình huống năm nào cũng gặp: một bạn nhân viên tháng 3 mới chuyển sang công ty bạn, nửa năm đầu còn làm chỗ khác. Cuối năm bạn ấy hỏi "em ủy quyền cho công ty quyết toán được không?". Câu trả lời là không, vì trong năm có thu nhập ở hai nơi nên buộc phải tự đi quyết toán. Việc của doanh nghiệp lúc này chỉ là cấp đủ chứng từ khấu trừ cho phần đã trả tại công ty mình, để bạn ấy gom lại tự kê khai.
Tương tự với người nghỉ việc giữa chừng. Ngay lúc làm thủ tục thôi việc, bạn nên cấp luôn chứng từ khấu trừ cho khoảng thời gian họ đã làm, đừng để đến cuối năm mới đi tìm. Lúc đó người ta đã đi nơi khác, gọi điện qua lại mất công, mà thiếu một tờ chứng từ là cả phần quyết toán của họ bị kẹt.
Những con số dễ nhầm khiến phải làm lại
Phần khiến kế toán mất thời gian nhất thường không phải là thuế, mà là các khoản giảm trừ. Giảm trừ người phụ thuộc là chỗ hay sai nhất: nhân viên đăng ký nuôi con nhỏ hay cha mẹ già nhưng quên cập nhật mã số thuế người phụ thuộc, hoặc đăng ký trễ nên tháng tính tháng không. Cuối năm rà lại mới phát hiện, thế là phải điều chỉnh và giải thích vì sao số liệu lệch so với những gì đã tạm khấu trừ hàng tháng.
Vài điểm nhỏ nên kiểm tra trước khi chốt sổ:
- Các khoản phụ cấp ăn trưa, điện thoại, công tác phí đã tách đúng phần miễn thuế và phần chịu thuế chưa.
- Tiền lương tháng 13, thưởng Tết chi vào đầu năm sau thì tính vào kỳ quyết toán của năm chi trả, đừng dồn nhầm năm.
- Bảo hiểm bắt buộc trừ vào thu nhập đã khớp với mức lương đóng bảo hiểm thực tế hay chưa.
Những con số này nếu để lệch sẽ kéo theo việc nhân viên phải nộp thêm hoặc được hoàn thuế sai, và lần nào sửa cũng tốn gấp đôi công so với làm cẩn thận ngay từ đầu.
