Chi phí thi công mạng LAN văn phòng: các hạng mục và cách lập dự toán

Hai đơn vị khảo sát cùng một văn phòng 300m² có thể đưa ra hai báo giá chênh nhau đáng kể. Điều đó không nhất thiết có nghĩa một bên đang nói thách — thường là vì hai báo giá không bao gồm cùng một tập hạng mục.

Bài viết này bóc tách dự toán mạng LAN văn phòng thành từng phần, chỉ ra yếu tố nào đẩy chi phí lên, và cách đọc hai báo giá cho công bằng. Nếu bạn đang tìm thông tin về dịch vụ thi công trọn gói, xem bài tư vấn thi công mạng LAN văn phòng trọn gói tại Hà Nội.

Dự toán mạng LAN gồm bảy hạng mục

Một báo giá đầy đủ nên tách rõ bảy nhóm sau. Báo giá gộp tất cả thành một con số là báo giá khó kiểm soát.

1. Khảo sát và thiết kế

Đo đạc mặt bằng, xác định vị trí tủ rack, tính số điểm mạng, vẽ sơ đồ đi dây và sơ đồ logic. Với văn phòng nhỏ nhiều đơn vị làm miễn phí khâu này để lấy hợp đồng; với dự án lớn nó là một hạng mục có giá riêng.

Đừng bỏ qua giá trị của khâu này. Một thiết kế tồi khiến chi phí phát sinh ở mọi hạng mục sau đó.

2. Vật tư đi dây

Đây thường là hạng mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các văn phòng trải rộng. Gồm cáp mạng, ống gen hoặc máng cáp, đầu bấm, ổ cắm mạng âm tường, nhãn đánh dấu.

Biến số lớn nhất là loại cáp. Cáp đời cao hơn có giá cao hơn rõ rệt và đòi hỏi phụ kiện tương ứng. Câu hỏi cần trả lời trước khi chốt: văn phòng có nhu cầu truyền dữ liệu nội bộ lớn không, hay chủ yếu dùng internet và ứng dụng đám mây? Hai kịch bản này dẫn tới hai lựa chọn cáp rất khác nhau về chi phí.

Biến số thứ hai là cách đi dây. Đi âm tường đẹp nhưng tốn nhân công và phải xử lý hoàn thiện; đi máng nổi rẻ hơn và dễ nâng cấp sau này.

3. Thiết bị trung tâm

Switch, thiết bị định tuyến hoặc tường lửa, tủ rack, thanh nguồn, bộ lưu điện. Đây là nhóm dễ so sánh giá nhất vì đều là thiết bị có mã cụ thể.

Điểm cần lưu ý khi đọc báo giá: hai đơn vị có thể cùng ghi "switch 24 cổng" nhưng một bên là loại không quản lý, một bên là loại quản lý được có hỗ trợ chia mạng ảo và cấp nguồn qua cáp mạng. Chênh lệch giá giữa hai loại rất lớn, và nhu cầu thực tế quyết định bạn có cần loại đắt hơn không.

Bộ lưu điện cho tủ mạng là khoản hay bị cắt để giảm giá. Cân nhắc kỹ: mất điện đột ngột làm hỏng cấu hình thiết bị là tình huống tốn kém hơn nhiều so với khoản tiết kiệm được.

4. Hệ thống wifi

Chi phí phụ thuộc vào số điểm phát cần lắp, và con số này không tính theo diện tích một cách đơn giản. Bốn yếu tố quyết định:

• Vật liệu vách ngăn — tường bê tông, vách kính, vách thạch cao cản sóng rất khác nhau;
• Mật độ người dùng — 40 người ngồi trong một phòng họp lớn cần nhiều điểm phát hơn 40 người trải khắp một tầng;
• Loại ứng dụng — họp trực tuyến liên tục đòi hỏi nhiều băng thông hơn công việc văn phòng thông thường;
• Có cần chuyển vùng liền mạch khi di chuyển giữa các khu vực hay không.

Một khảo sát sóng trước khi chốt số lượng điểm phát tránh được cả hai sai lầm: lắp thiếu gây điểm chết, hoặc lắp thừa gây nhiễu lẫn nhau và lãng phí.

5. Nhân công thi công

Tính theo khối lượng, thường quy về số điểm mạng và độ khó thi công. Ba yếu tố làm tăng nhân công đáng kể: trần bê tông phải khoan, văn phòng đang hoạt động nên chỉ thi công được ngoài giờ, và mặt bằng nhiều tầng phải kéo dây trục đứng.

Nếu văn phòng đang vận hành và không thể dừng, hãy nêu rõ ngay từ khi yêu cầu báo giá. Thi công ngoài giờ và cuối tuần là khoản chênh lệch thật, phát hiện muộn sẽ thành tranh cãi.

6. Cấu hình, kiểm thử và tài liệu bàn giao

Hạng mục hay bị bỏ quên nhất, và cũng là hạng mục phân biệt rõ nhất giữa các đơn vị. Nó gồm: cấu hình thiết bị, chia mạng nội bộ và mạng khách, đặt quy tắc truy cập, đo kiểm từng điểm mạng và xuất kết quả, đánh nhãn toàn bộ đầu dây hai đầu, bàn giao sơ đồ và bảng địa chỉ.

Hãy hỏi thẳng: báo giá có bao gồm biên bản đo kiểm từng điểm và sơ đồ hoàn công không? Thiếu hai thứ này, lần sửa chữa sau bạn sẽ phải dò lại từ đầu — và chi phí đó rơi vào bạn.

7. Bảo hành và hỗ trợ sau bàn giao

Cần phân biệt ba mức: bảo hành vật tư và nhân công thi công; bảo hành thiết bị theo hãng; và dịch vụ hỗ trợ vận hành định kỳ. Ba thứ này có thời hạn khác nhau và không tự động đi kèm nhau.

Với công ty không có nhân sự công nghệ thông tin, khoản hỗ trợ vận hành là khoản đáng cân nhắc chi thay vì cắt.

Bốn yếu tố khiến hai báo giá chênh nhau

Phạm vi không giống nhau. Báo giá A gồm cấu hình và đo kiểm, báo giá B chỉ gồm kéo dây và lắp thiết bị. So sánh trực tiếp hai con số là so sai.

Cấp thiết bị khác nhau. Cùng chức năng nhưng khác dòng, khác khả năng quản lý, khác thời hạn bảo hành hãng.

Dự phòng khác nhau. Một bên tính dư 20% số điểm mạng cho nhu cầu mở rộng, một bên tính vừa đủ hiện tại. Bên tính dư đắt hơn hôm nay nhưng rẻ hơn khi công ty tăng người.

Giả định về hiện trạng khác nhau. Nếu toà nhà đã có sẵn hạ tầng trục, khối lượng giảm hẳn. Đơn vị chưa khảo sát kỹ thường báo giá theo giả định an toàn cho họ.

Cách đọc và so sánh hai báo giá

Ba bước để so sánh cho công bằng:

Bước một — quy về cùng phạm vi. Lập một bảng bảy hạng mục ở trên, điền con số của từng báo giá vào. Ô nào trống nghĩa là hạng mục đó không được bao gồm, hãy hỏi để bổ sung.

Bước hai — đối chiếu mã thiết bị. Yêu cầu ghi rõ hãng và mã sản phẩm, không chấp nhận mô tả chung chung như "switch 24 cổng" hay "thiết bị wifi doanh nghiệp".

Bước ba — hỏi về phần sau bàn giao. Ai cấu hình lại khi cần thêm điểm mạng, thời gian phản hồi khi có sự cố, chi phí mỗi lần gọi hỗ trợ.

Những khoản hay bị bỏ sót

• Hoàn thiện sau thi công — trám, sơn lại tường sau khi đi dây âm;
• Đường truyền internet — hợp đồng với nhà mạng là khoản riêng, không nằm trong thi công mạng LAN;
• Điện cấp cho tủ rack — nếu vị trí tủ chưa có nguồn phù hợp;
• Bản quyền phần mềm quản trị nếu dùng giải pháp có thu phí theo năm;
• Chi phí di dời khi công ty chuyển văn phòng trong thời gian bảo hành.

Nên chi thêm ở đâu, tiết kiệm ở đâu

Kinh nghiệm từ các dự án văn phòng vừa và nhỏ:

Đáng chi thêm: chất lượng thi công và đánh nhãn; thiết bị định tuyến hoặc tường lửa; số điểm mạng dự phòng; khâu đo kiểm và tài liệu bàn giao. Đây đều là những thứ khó và tốn kém để sửa về sau.

Có thể tiết kiệm: cấp cáp cao hơn nhu cầu thực tế; số điểm phát wifi vượt mức cần thiết; tủ rack quá lớn so với thiết bị hiện có; các tính năng quản trị nâng cao mà công ty không có người vận hành.

Nguyên tắc chung: đầu tư vào phần hạ tầng chôn trong tường, tiết kiệm ở phần thiết bị có thể thay dễ dàng sau này.

Trước khi yêu cầu báo giá, hãy chuẩn bị sẵn

• Bản vẽ mặt bằng, kể cả bản sơ lược;
• Số người hiện tại và dự kiến sau hai năm;
• Văn phòng đang hoạt động hay còn trống;
• Toà nhà đã có sẵn hạ tầng gì;
• Công ty có nhân sự công nghệ thông tin không;
• Có nhu cầu đặc thù nào không — camera dùng chung hạ tầng, máy chủ nội bộ, kho dữ liệu dùng chung.

Sáu thông tin này giúp các đơn vị báo giá trên cùng một giả định, và đó là điều kiện để bạn so sánh được.