Lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu và như thế nào

Có một tình huống lặp lại đủ nhiều để đáng cảnh báo: doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử vài năm, đến khi cần tra lại hóa đơn của kỳ trước để giải trình thì phát hiện gói dịch vụ đã hết hạn, tài khoản không đăng nhập được nữa, và trong máy công ty không có lấy một file hóa đơn nào.

Gốc của vấn đề nằm ở một hiểu nhầm rất tự nhiên: nghĩ rằng "hóa đơn nằm trên hệ thống nhà cung cấp" là đã được lưu trữ. Thực tế, trách nhiệm lưu trữ chứng từ vẫn thuộc về doanh nghiệp, còn nhà cung cấp chỉ giữ dữ liệu theo phạm vi hợp đồng đã ký.

Lưu bao lâu

Hóa đơn là chứng từ kế toán. Theo quy định hiện hành về kế toán, chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải được lưu trữ trong thời hạn nhiều năm — dài hơn nhiều so với cảm nhận thông thường của chủ doanh nghiệp. Với hóa đơn điện tử, thời hạn lưu trữ áp dụng tương tự như chứng từ kế toán khác.

Con số cụ thể bao nhiêu năm thì nên đối chiếu với quy định hiện hành hoặc hỏi kế toán phụ trách, vì có phân loại theo từng nhóm tài liệu. Nhưng nguyên tắc thực dụng thì đơn giản hơn nhiều: lưu lâu hơn thời hạn cơ quan thuế có thể quay lại kiểm tra. Chi phí lưu một file hóa đơn gần như bằng không, còn chi phí không có file khi cần thì rất đắt.

Lưu cái gì mới đúng

Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp làm sai dù rất chăm chỉ. Cần phân biệt:

• File XML — bản gốc pháp lý của hóa đơn, chứa dữ liệu chuẩn và chữ ký số. Đây là thứ bắt buộc phải lưu. Không có XML thì coi như không có hóa đơn gốc.
• File PDF — bản thể hiện để người xem đọc. Lưu thêm thì tiện tra cứu nhanh, nhưng không thay thế được XML.

Có doanh nghiệp in toàn bộ hóa đơn ra giấy, đóng thành tập, cất tủ rất ngăn nắp — và vẫn thiếu, vì bản in không phải hóa đơn. Ngược lại, doanh nghiệp chỉ giữ XML trong một thư mục là đã đủ phần cốt lõi. Lưu cả hai là phương án gọn nhất: XML để đúng luật, PDF để người không chuyên vẫn mở xem được.

Ngoài hóa đơn đầu ra, đừng quên hóa đơn đầu vào. Đây là nhóm hay bị bỏ sót nhất, vì nó nằm rải rác trong email của nhiều người: người mua văn phòng phẩm giữ một ít, người đặt dịch vụ giữ một ít, và khi ai đó nghỉ việc thì hộp thư đóng lại kéo theo hóa đơn biến mất. Mất hóa đơn đầu vào nghĩa là mất chi phí được ghi nhận — thiệt hại đo được bằng tiền thật.

Lưu ở đâu

Nguyên tắc chung của lưu trữ: đừng đặt tất cả trứng vào một giỏ. Một cấu hình hợp lý cho doanh nghiệp nhỏ và vừa:

• Trên hệ thống nhà cung cấp hóa đơn — tiện tra cứu hằng ngày, nhưng phụ thuộc vào việc hợp đồng còn hiệu lực. Coi đây là nơi làm việc, không phải nơi lưu trữ dài hạn.
• Một bản trên máy chủ hoặc máy tính của công ty, tổ chức theo thư mục năm/tháng. Tải định kỳ, đừng đợi đến lúc cần.
• Một bản trên dịch vụ lưu trữ đám mây của doanh nghiệp. Phòng trường hợp máy hỏng, mất trộm, cháy nổ.

Về cách đặt tên và sắp xếp, giữ đơn giản để người sau còn tìm được: thư mục theo năm, trong đó theo tháng, tên file có số hóa đơn và ngày. Tránh những cấu trúc thư mục chỉ mỗi người tạo ra hiểu.

Một điểm ít ai nghĩ tới: lưu kèm cả tài khoản và thông tin truy cập hệ thống vào nơi mà công ty kiểm soát, không phải trong đầu một nhân viên. Kế toán nghỉ việc mang theo mật khẩu là tình huống xảy ra thường xuyên hơn bạn tưởng.

Nhịp làm việc nên đặt ra

Lưu trữ chỉ hiệu quả khi nó thành thói quen, không phải chiến dịch cuối năm. Vài mốc gợi ý:

• Hằng tháng: tải toàn bộ hóa đơn đầu ra của tháng về thư mục công ty. Mất mười phút.
• Hằng tháng: tập hợp hóa đơn đầu vào về một hộp thư chung của kế toán, thay vì để rải rác.
• Hằng quý: đối chiếu số lượng hóa đơn đã lưu với số phát hành trên hệ thống. Lệch thì tìm ngay, đừng để tích lại.
• Hằng năm: kiểm tra bản sao lưu có mở được không. Một bản sao không mở được thì không phải bản sao.
• Trước khi gia hạn hoặc đổi nhà cung cấp: tải toàn bộ dữ liệu về trước, đừng làm sau.

Lợi ích thật của việc lưu trữ đàng hoàng

Nghe như việc hành chính nhàm chán, nhưng giá trị của nó xuất hiện đúng vào lúc quan trọng:

• Bình tĩnh khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Cần hóa đơn của kỳ nào, mở thư mục là có, không phải cầu cứu nhà cung cấp hay lục hộp thư nhân viên cũ.
• Không mất chi phí được trừ. Hóa đơn đầu vào đầy đủ nghĩa là mọi khoản chi thật đều được ghi nhận. Đây là lợi ích quy ra tiền rõ ràng nhất.
• Tự do đổi nhà cung cấp. Khi dữ liệu nằm trong tay mình, bạn chọn nhà cung cấp theo chất lượng chứ không bị giữ chân vì sợ mất hóa đơn cũ.
• Chuyển giao nhân sự nhẹ nhàng. Kế toán mới vào có thể tiếp quản mà không cần khảo cổ.
• Giải quyết tranh chấp với đối tác. Cần chứng minh đã bán gì, ngày nào, giá bao nhiêu — dữ liệu có sẵn.
• Ngủ ngon. Chủ doanh nghiệp không phải lo một ngày nào đó cần chứng từ mà không tìm ra.

Về chi phí lưu trữ, nó phụ thuộc chủ yếu vào khối lượng hóa đơn phát sinh, thời hạn nhà cung cấp cam kết giữ dữ liệu trong gói dịch vụ, và giải pháp sao lưu doanh nghiệp chọn. Điểm cần hỏi kỹ khi ký hợp đồng: sau khi gói hết hạn, dữ liệu còn truy cập được trong bao lâu? Câu trả lời cho câu hỏi này quan trọng hơn nhiều so với chênh lệch vài phần trăm giá gói.

Câu hỏi thường gặp

Nhà cung cấp giữ hóa đơn rồi, tôi có cần tải về nữa không?

Cần. Trách nhiệm lưu trữ chứng từ là của doanh nghiệp. Nhà cung cấp giữ theo phạm vi hợp đồng — hết hạn hoặc đơn vị đó ngừng hoạt động thì bạn vẫn phải có dữ liệu. Tải về là cách rẻ nhất để tự bảo vệ mình.

Lưu bản PDF thay XML có được không?

Không nên. PDF chỉ là bản thể hiện; XML mới là hóa đơn gốc có chữ ký số. Khi cần chứng minh tính toàn vẹn của hóa đơn, chỉ XML mới làm được việc đó.

Doanh nghiệp giải thể rồi có phải lưu hóa đơn không?

Nghĩa vụ lưu trữ chứng từ kế toán không chấm dứt ngay khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Đây là điểm nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua khi giải thể công ty — nên bàn giao và lưu giữ hồ sơ đầy đủ theo quy định hiện hành trước khi đóng cửa.

Lưu trữ là loại việc không ai khen khi làm tốt, nhưng ai cũng nhớ khi làm dở. Nếu doanh nghiệp bạn chưa có quy trình rõ ràng cho khâu này, hãy bắt đầu từ việc đơn giản nhất: tải hóa đơn tháng này về một thư mục có tên đàng hoàng. Cần người rà soát tổng thể hoặc thiết lập lại từ đầu, xem dịch vụ hóa đơn điện tử của Soft Space; muốn chuẩn hóa cả sổ sách và chứng từ thì tham khảo dịch vụ kế toán thuế, hoặc đọc lịch tuân thủ 12 tháng để biết mốc nào đang tới.

Có gì cần hỏi, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ.