Lập tờ khai thuế từ phần mềm kế toán

Có một cảnh quen thuộc ở nhiều doanh nghiệp nhỏ: kế toán ghi sổ ở một nơi, rồi mở phần mềm kê khai của cơ quan thuế lên gõ lại số liệu bằng tay. Hai hệ thống chạy song song, không nói chuyện với nhau. Đến kỳ quyết toán, số trên tờ khai và số trên sổ vênh nhau, và không ai nhớ nổi vì sao.

Vấn đề không nằm ở sự cẩu thả. Nó nằm ở quy trình. Khi số liệu phải đi qua tay người hai lần, sai lệch là chuyện sớm muộn.

Tờ khai đúng bắt đầu từ sổ sách đúng

Nguyên tắc gốc rất đơn giản: tờ khai thuế không phải một bản kê độc lập, nó là kết quả tổng hợp từ sổ kế toán. Thuế giá trị gia tăng đầu ra lấy từ doanh thu ghi nhận trong kỳ, đầu vào lấy từ hóa đơn mua hàng đã hạch toán. Thuế thu nhập cá nhân lấy từ bảng lương. Thuế thu nhập doanh nghiệp lấy từ kết quả kinh doanh sau khi điều chỉnh các khoản không được trừ.

Nếu sổ và tờ khai được lập từ hai nguồn dữ liệu khác nhau, chúng chỉ khớp nhờ may mắn. Ngược lại, khi phần mềm kế toán lên tờ khai trực tiếp từ chính các bút toán đã ghi, hai con số buộc phải bằng nhau — vì chúng vốn là một.

Đây là lý do các doanh nghiệp làm bài bản luôn coi việc kê khai là bước cuối của quy trình ghi sổ, chứ không phải một công việc riêng làm vào ngày cuối tháng.

Từng loại tờ khai được lên từ đâu

Tờ khai thuế giá trị gia tăng

Phần mềm quét toàn bộ hóa đơn bán ra và mua vào đã nhập trong kỳ, phân loại theo thuế suất, rồi tổng hợp lên các chỉ tiêu tương ứng. Điều kiện để việc này chạy trơn tru là mỗi hóa đơn phải được gắn đúng thuế suất và đúng tính chất ngay lúc nhập — hàng chịu thuế, hàng không chịu thuế, hàng không phải kê khai, mỗi loại vào một nhóm riêng.

Chỗ hay sai nhất là hóa đơn đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ nhưng vẫn bị đưa vào bảng kê. Ví dụ khoản thanh toán vượt ngưỡng phải chuyển khoản nhưng lại trả tiền mặt, hoặc hóa đơn phục vụ hoạt động không chịu thuế. Phần mềm không tự biết được điều này nếu kế toán không đánh dấu — nên đây vẫn là phần cần con người xét đoán.

Tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Nguồn dữ liệu là phân hệ tiền lương. Khi bảng lương được chốt và hạch toán, phần mềm đã có đủ thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ gia cảnh, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc của từng người. Tờ khai khấu trừ hằng tháng hoặc hằng quý lên từ đó.

Giá trị lớn nhất lộ ra vào kỳ quyết toán năm. Thay vì ngồi cộng lại mười hai bảng lương của mấy chục nhân sự, bạn chỉ chọn kỳ và để máy tổng hợp. Người vào giữa năm, người nghỉ giữa năm, người có nhiều nguồn thu nhập — phần mềm theo dõi từng trường hợp mà không sót.

Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp

Đây là phần cần tay nghề nhất. Lợi nhuận kế toán không bằng thu nhập tính thuế. Phần mềm cho ra lợi nhuận kế toán, còn các khoản điều chỉnh tăng — chi phí không có hóa đơn hợp lệ, chi phí vượt định mức, khoản trích lập không được trừ — vẫn phải do kế toán rà và nhập vào phần điều chỉnh.

Điều phần mềm làm được là cho bạn danh sách chi tiết từng khoản chi phí theo tài khoản, kèm chứng từ gốc, để việc rà soát này diễn ra trong vài giờ thay vì vài ngày lật chứng từ giấy.

Doanh nghiệp được lợi gì cụ thể

Không phải nhập liệu hai lần. Nghe đơn giản nhưng đây là khoản tiết kiệm công sức lớn nhất. Mỗi hóa đơn chỉ chạm tay một lần duy nhất, lúc hạch toán. Phần còn lại máy lo.

Sổ và tờ khai luôn khớp. Khi cơ quan thuế đối chiếu, bạn không rơi vào cảnh phải giải thích vì sao doanh thu trên tờ khai khác doanh thu trên báo cáo tài chính. Đây là câu hỏi rất hay gặp và cũng rất khó trả lời nếu hai hệ thống chạy tách rời.

Phát hiện lỗi trước khi nộp, không phải sau khi bị nhắc. Phần mềm thường cảnh báo hóa đơn trùng số, hóa đơn sai mã số thuế, hóa đơn nhập thiếu thuế suất. Sửa trước khi nộp thì mất năm phút; sửa sau khi nộp thì phải làm tờ khai bổ sung và giải trình.

Truy vết được mọi con số. Chỉ tiêu nào trên tờ khai cũng bấm ra được danh sách chứng từ tạo nên nó. Khi giải trình, bạn có bằng chứng ngay, không phải đi tìm.

Chủ động về thời gian. Vì số liệu sẵn sàng theo ngày, bạn không còn phải dồn hết vào ba ngày cuối trước hạn nộp. Điều này quan trọng với doanh nghiệp có kế toán kiêm nhiệm nhiều việc.

Đối chiếu trước khi nộp — bước không được bỏ

Dù phần mềm làm hộ phần lớn, vẫn nên giữ một thói quen đối chiếu ngắn trước mỗi lần nộp:

• So doanh thu trên tờ khai giá trị gia tăng với doanh thu trên sổ trong cùng kỳ. Chênh lệch nếu có phải giải thích được, chẳng hạn do doanh thu không chịu thuế.
• So số hóa đơn đã phát hành trên hệ thống hóa đơn điện tử với số hóa đơn đã hạch toán. Thiếu một tờ là lệch.
• Kiểm tra hóa đơn đầu vào có bị bỏ sót kỳ trước không, và khoản nào đã kê ở kỳ trước thì không kê lại.
• Rà lại các hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy — nhóm này gây lệch nhiều nhất vì dễ hạch toán nhầm dấu.
• Đối chiếu số thuế phải nộp trên tờ khai với số dư tài khoản thuế trên sổ.

Mấy phút kiểm tra này tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian giải trình về sau. Nếu doanh nghiệp bạn phát hành hóa đơn từ hệ thống riêng, việc để dữ liệu hóa đơn tự chảy vào sổ sẽ giúp bước đối chiếu gần như biến mất — chi tiết ở phần hóa đơn điện tử.

Một vài tình huống thực tế

Hộ kinh doanh vừa chuyển sang kê khai. Đây là nhóm bỡ ngỡ nhất vì trước đó nộp theo mức khoán, không phải làm tờ khai định kỳ. Giờ phải theo lịch kê khai, phải lưu chứng từ đầu vào để được khấu trừ. Phần mềm giúp nhắc lịch và giữ dữ liệu, nhưng thói quen thu chứng từ vẫn phải xây từ đầu — chúng tôi có nói kỹ ở bài bỏ thuế khoán, việc cần làm ngay.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Mỗi nơi phát sinh doanh thu riêng nhưng kê khai tập trung. Nếu ghi sổ rời rạc bằng Excel ở từng chi nhánh rồi gộp thủ công, sai sót gần như chắc chắn. Phần mềm dùng chung một cơ sở dữ liệu, gắn mã đơn vị cho từng chứng từ, tổng hợp lại theo yêu cầu.

Công ty vừa bị hỏi về chênh lệch doanh thu. Trường hợp này khá phổ biến với doanh nghiệp thương mại. Nguyên nhân thường là hóa đơn xuất cuối tháng nhưng ghi sổ đầu tháng sau, hoặc ngược lại. Khi hóa đơn và sổ nằm trong cùng một hệ thống, thời điểm ghi nhận thống nhất, lỗi này không xuất hiện.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm kế toán có nộp tờ khai thẳng cho cơ quan thuế không?

Phần mềm lên tờ khai và kết xuất tệp theo định dạng quy định, sau đó bạn nộp qua hệ thống khai thuế điện tử và ký bằng chữ ký số. Một số giải pháp hỗ trợ nộp trực tiếp trong giao diện, nhưng vẫn cần chữ ký số hợp lệ để ký hồ sơ — bạn có thể xem thêm về chữ ký số Token.

Đã lỡ khai sai thì xử lý thế nào?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được lập tờ khai bổ sung để điều chỉnh. Phần mềm giữ lại lịch sử từng lần khai nên việc dựng lại tờ khai bổ sung nhanh và ít rủi ro hơn làm tay. Điều quan trọng là sửa cả trên sổ chứ không chỉ sửa tờ khai, nếu không kỳ sau lại lệch tiếp.

Doanh nghiệp siêu nhỏ, ít chứng từ, có cần phần mềm không?

Ít chứng từ thì Excel vẫn xoay được, nhưng cái mất là thời gian đối chiếu và rủi ro sai khi quy mô lớn dần. Thực tế nhiều đơn vị chuyển sang phần mềm không phải vì nhiều việc, mà vì muốn ngủ yên khi tới kỳ quyết toán.

Cần hỗ trợ thì liên hệ

Nếu bạn đang phải gõ lại số liệu vào phần mềm kê khai mỗi tháng, đó là dấu hiệu quy trình đang thừa một bước không cần thiết. Soft Space tư vấn phần mềm kế toán theo đúng đặc thù ngành và quy mô của bạn, hỗ trợ cấu hình để tờ khai lên thẳng từ sổ. Doanh nghiệp muốn giao trọn phần kê khai cho bên ngoài có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế.

Nhắn Zalo 0973608148 để trao đổi cụ thể về tình trạng hiện tại, hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.