Bị nhắc nhở hay xử phạt vì chuyện thuế thường không đến từ ý định trốn tránh, mà phần lớn do quên, do nhầm hoặc do chủ quan. Một cái deadline trôi qua, một tờ khai điền sai, một khoản doanh thu để sót — những chuyện tưởng nhỏ ấy có thể khiến chủ hộ mất tiền oan và mất cả thời gian giải trình. Vài kinh nghiệm dưới đây sẽ giúp bạn tránh được hầu hết rắc rối thường gặp.
Nắm chắc các mốc thời gian
Đa số lỗi bị phạt liên quan đến chậm nộp tờ khai hoặc chậm nộp tiền thuế. Cách phòng tránh đơn giản nhất là ghi lịch nhắc cho từng kỳ kê khai và nộp thuế. Đặt nhắc trước vài ngày để có thời gian xoay xở nếu phát sinh trục trặc về kỹ thuật hay tài chính.
Ghi chép trung thực và đầy đủ
Doanh thu khai thấp hơn thực tế là điều dễ bị phát hiện khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hóa đơn, ngân hàng. Hãy khai trung thực ngay từ đầu. Đồng thời, đừng để sót các nguồn thu phụ như bán online, bán qua sàn thương mại điện tử, vì đây là khu vực đang được rà soát ngày càng kỹ.
Những lỗi thường gặp nên tránh
- Điền sai mã số thuế, sai kỳ kê khai.
- Quên xuất hóa đơn điện tử cho giao dịch lớn.
- Không lưu trữ chứng từ đầu vào.
- Bỏ qua thông báo của cơ quan thuế gửi qua email hoặc ứng dụng.
Giữ liên lạc với cán bộ thuế quản lý
Nhiều người ngại tiếp xúc với cơ quan thuế, nhưng thực tế một mối quan hệ cởi mở giúp bạn được hướng dẫn kịp thời khi có thay đổi chính sách. Khi chưa rõ điều gì, hỏi sớm luôn tốt hơn đoán mò rồi làm sai.
Lưu trữ hồ sơ gọn gàng
Tạo thói quen lưu tờ khai, biên lai nộp thuế, hóa đơn theo từng tháng, từng năm. Khi cần đối chiếu hoặc giải trình, bạn sẽ thấy biết ơn chính mình vì đã sắp xếp ngăn nắp. Lưu cả bản số hóa để phòng thất lạc giấy tờ.
Đừng để nước đến chân mới nhảy
Phần lớn rắc rối về thuế đều có thể tránh nếu xử lý đều đặn thay vì dồn lại cuối kỳ. Chia nhỏ công việc, làm thường xuyên, mọi thứ sẽ nhẹ nhàng.
Nếu bạn muốn yên tâm tuyệt đối về thời hạn và độ chính xác, hãy cân nhắc dịch vụ kế toán thuế trọn gói để có người theo dõi lịch kê khai, kiểm tra số liệu và nộp đúng hạn thay bạn, gần như xóa bỏ nguy cơ bị phạt.
Tách bạch tiền của cửa hàng và tiền túi
Có một chuyện tưởng nhỏ mà rất nhiều anh chị bán hàng vướng phải: dùng chung một tài khoản, một cái ví cho cả việc kinh doanh lẫn chi tiêu gia đình. Sáng bán hàng thu được mấy triệu, chiều rút ra đóng học cho con, tối lại chuyển khoản trả tiền hàng cho nhà cung cấp. Đến cuối tháng nhìn lại sao kê, chính chủ cũng không nhớ nổi khoản nào là doanh thu thật, khoản nào là tiền nhà.
Cách đơn giản nhất là mở một tài khoản ngân hàng riêng chỉ để nhận tiền bán hàng và chi cho hoạt động kinh doanh. Tiền cá nhân muốn dùng thì chuyển hẳn sang tài khoản khác rồi mới tiêu. Làm vậy, khi cơ quan thuế đối chiếu hay khi bạn tự tính lại doanh thu để kê khai, mọi con số đều rõ ràng, không phải ngồi gỡ rối từng giao dịch. Nhất là với hộ nộp thuế khoán mà phát sinh chuyển khoản nhiều, việc tách bạch này còn giúp bạn chứng minh được đâu là doanh thu kinh doanh thực sự, tránh bị tính nhầm cả tiền người thân gửi vào thành tiền bán hàng.
Khi quy mô thay đổi, đừng quên báo lại
Nhiều hộ kinh doanh đăng ký ban đầu với một cửa hàng nhỏ, doanh thu vài chục triệu một tháng. Vài năm sau làm ăn khấm khá, thuê thêm mặt bằng, nhập hàng gấp ba bốn lần nhưng vẫn giữ nguyên mức thuế khoán cũ vì... ngại thủ tục. Đến khi cơ quan thuế rà soát thấy lượng hàng nhập, lượng điện nước, doanh số chuyển khoản vênh xa so với mức đã đăng ký, lúc đó bị truy thu cộng phạt thì số tiền không hề nhỏ.
Lời khuyên thật lòng là khi tình hình buôn bán có biến động đáng kể, dù lên hay xuống, bạn nên chủ động khai báo điều chỉnh với cơ quan thuế. Mở rộng quy mô, đổi địa điểm, thêm ngành nghề hay thậm chí tạm ngừng vài tháng để sửa nhà đều nên thông báo đúng lúc. Chủ động báo trước bao giờ cũng nhẹ nhàng hơn nhiều so với việc bị phát hiện rồi mới giải trình. Cơ quan thuế thường nhìn nhận thiện chí của người tự giác khác hẳn với trường hợp cố tình giấu, và bản thân bạn cũng yên tâm làm ăn lâu dài mà không nơm nớp lo bị hồi tố.
