Cách kiểm tra một hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện hóa đơn có vấn đề khi cơ quan thuế vào kiểm tra, tức là cách thời điểm nhận hóa đơn cả năm trời. Lúc đó nhà cung cấp có khi đã bỏ địa chỉ kinh doanh, chi phí bị loại, thuế GTGT không được khấu trừ, và kế toán thì không giải trình được vì sao ngày ấy lại nhận tờ hóa đơn đó. Kiểm tra hóa đơn ngay khi nhận không tốn nhiều thời gian, nhưng bỏ qua thì trả giá rất đắt.

Hóa đơn hợp lệ thực ra là ba lớp chứ không phải một

Người mới làm kế toán hay hiểu "hợp lệ" là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, tra cứu ra là xong. Thực tế một tờ hóa đơn muốn dùng được để tính chi phí và khấu trừ thuế phải qua được ba lớp kiểm tra khác nhau, thiếu lớp nào cũng hỏng.

• Lớp hình thức: hóa đơn có đúng định dạng theo quy định hiện hành không, có mã cơ quan thuế (với loại hóa đơn phải cấp mã) không, chữ ký số của bên bán còn hiệu lực tại thời điểm ký không.
• Lớp nội dung: các chỉ tiêu trên hóa đơn có khớp với giao dịch thật không — tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, tên và mã số thuế người mua.
• Lớp bản chất giao dịch: có hàng hóa dịch vụ thật, có hợp đồng, biên bản giao nhận, và có chứng từ thanh toán đúng cách với các khoản đủ ngưỡng phải chuyển khoản.

Một hóa đơn tra cứu ra "tồn tại" trên hệ thống thuế nhưng đằng sau không có hàng, không có thanh toán, thì vẫn là hóa đơn không dùng được. Ngược lại, một giao dịch có thật nhưng hóa đơn ghi sai mã số thuế người mua cũng khiến bạn mất công làm lại. Vì vậy đừng dừng ở bước tra cứu.

Tra cứu trên cổng thông tin của cơ quan thuế

Đây là bước rẻ nhất và nhanh nhất. Cơ quan thuế có cổng tra cứu hóa đơn điện tử công khai; bạn nhập mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và mã tra cứu do bên bán cung cấp. Kết quả trả về cho biết hóa đơn có tồn tại trên hệ thống hay không và đang ở trạng thái nào.

Ba tình huống cần đặc biệt lưu ý khi tra cứu:

• Không tìm thấy hóa đơn. Có thể bên bán mới phát hành, dữ liệu chưa đồng bộ, nhưng cũng có thể là file PDF họ gửi cho bạn chưa từng được đưa lên hệ thống. Đừng vội hạch toán, hãy tra lại sau và hỏi bên bán.
• Hóa đơn ở trạng thái đã bị hủy hoặc đã bị thay thế. Nghĩa là tờ trong tay bạn không còn giá trị, phải yêu cầu bên bán gửi tờ mới.
• Người bán đang trong diện rủi ro, tạm ngừng hoạt động hoặc không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Cái này nguy hiểm nhất vì hóa đơn vẫn tra ra bình thường ở thời điểm nhận, nhưng vài tháng sau bên bán biến mất thì bạn thành người phải giải trình.

Vì lý do cuối, nhiều doanh nghiệp có thói quen kiểm tra thêm tình trạng hoạt động của nhà cung cấp mới trước khi ký hợp đồng lớn. Việc này mất vài phút nhưng loại được đúng nhóm rủi ro cao nhất.

Đọc file XML, đừng chỉ nhìn bản PDF

Đây là chỗ nhiều người vẫn hiểu nhầm. Bản PDF đẹp đẽ mà bên bán gửi qua email chỉ là bản thể hiện — nó do phần mềm vẽ ra cho người đọc. Bản gốc có giá trị pháp lý là file XML, nơi chứa dữ liệu thật và chữ ký số. Nếu chỉ lưu PDF, đến khi cần đối chiếu hoặc khi có tranh chấp, bạn không có gì để chứng minh.

Thực tế đã có trường hợp bản PDF và XML lệch nhau vì bên bán chỉnh sửa file trình bày, hoặc bản PDF là file được chế lại hoàn toàn. Nguyên tắc làm việc nên đặt ra ngay từ đầu: hóa đơn nào không có XML thì chưa nhận. Yêu cầu nhà cung cấp gửi đủ cả hai file, và lưu XML theo thư mục từng kỳ để sau này tra lại không mất công.

Khi mở XML bằng công cụ của phần mềm hóa đơn, hãy để ý phần chữ ký số: thời điểm ký phải nằm trong thời gian chứng thư số của bên bán còn hiệu lực. Chữ ký hết hạn tại thời điểm ký là lỗi khiến hóa đơn không có giá trị, và đây cũng là lý do vì sao doanh nghiệp cần theo dõi hạn chữ ký số Token của chính mình để không gây rắc rối ngược lại cho khách hàng.

Soát nội dung: những lỗi nhỏ mà tốn công nhất

Phần lớn hóa đơn phải làm lại không phải vì gian lận, mà vì lỗi đánh máy. Danh sách dưới đây là những chỗ nên soát ngay khi hóa đơn về, lúc còn dễ xử lý:

• Mã số thuế người mua — sai một chữ số là hóa đơn không đứng tên bạn.
• Tên đơn vị và địa chỉ — phải đúng như trên đăng ký kinh doanh, không viết tắt tùy tiện.
• Tên hàng hóa, dịch vụ — phải cụ thể, khớp hợp đồng. Ghi kiểu "chi phí dịch vụ" chung chung là mời cơ quan thuế hỏi thêm.
• Thuế suất — nhất là giai đoạn có chính sách giảm thuế theo từng thời kỳ, rất dễ áp nhầm mức.
• Số tiền bằng chữ và bằng số, phép tính thành tiền, tổng cộng.
• Ngày lập hóa đơn — phải phù hợp thời điểm chuyển giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ. Hóa đơn lập lùi ngày hay lập quá muộn đều là điểm bị soi.

Nếu phát hiện sai, đừng tự sửa vào file. Cách xử lý đúng là báo bên bán để họ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng trình tự, có biên bản thỏa thuận giữa hai bên khi cần.

Doanh nghiệp được gì khi làm chặt khâu này

Kiểm tra hóa đơn nghe như việc vặt của kế toán, nhưng giá trị nó mang lại rất cụ thể:

• Giữ được tiền thật. Mỗi hóa đơn bị loại là mất phần thuế GTGT đáng lẽ được khấu trừ, cộng thêm phần chi phí bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Với doanh nghiệp mua vào nhiều, con số này không nhỏ.
• Tránh tiền phạt và tiền chậm nộp. Sai sót phát hiện muộn thường kéo theo kê khai bổ sung, và khoản chậm nộp tính theo thời gian — càng để lâu càng đắt.
• Không mất thời gian truy ngược. Sửa một hóa đơn ngay tuần này chỉ cần một cuộc gọi. Sửa nó sau mười tháng có khi phải liên hệ người đã nghỉ việc, tìm lại hợp đồng cũ, giải trình với đoàn kiểm tra.
• Nhìn ra nhà cung cấp rủi ro sớm. Đơn vị hay xuất hóa đơn sai, chậm gửi XML, né tránh khi bị hỏi thường có vấn đề ở khâu quản trị. Biết sớm thì còn kịp chọn đối tác khác.
• Hồ sơ sạch khi cần vay vốn hay gọi đầu tư. Sổ sách dựa trên chứng từ chuẩn thì báo cáo tài chính mới đứng vững trước bên thứ ba.

Biến việc kiểm tra thành thói quen của cả công ty

Kế toán không thể tự gánh hết vì người nhận hàng, người ký hợp đồng lại là bộ phận khác. Cách làm hiệu quả là đặt vài quy tắc đơn giản và bắt cả công ty theo:

• Hóa đơn phải về trong kỳ, không dồn cuối quý mới nộp cho kế toán.
• Chỉ nhận hóa đơn kèm đủ XML; không có XML thì chưa được coi là đã có hóa đơn.
• Mọi khoản đủ ngưỡng phải chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty của bên bán, không thanh toán qua tài khoản cá nhân.
• Nhà cung cấp mới phải được kiểm tra tình trạng hoạt động trước lần giao dịch đầu tiên.

Với doanh nghiệp có lượng hóa đơn lớn, việc đối chiếu thủ công không còn khả thi. Lúc này phần mềm sẽ tự tải hóa đơn về, đối chiếu với hệ thống thuế và cảnh báo những tờ bất thường. Đó cũng là lý do nên tính đến chuyện gắn giải pháp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán ngay từ đầu, thay vì để hai hệ thống rời nhau rồi nhập tay hai lần.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn tra cứu thấy trên cổng thuế thì chắc chắn dùng được?

Không. Tra cứu chỉ xác nhận hóa đơn tồn tại trên hệ thống và thuộc về người bán đó. Nếu giao dịch không có thật, hoặc thiếu chứng từ thanh toán theo quy định, hóa đơn vẫn có thể bị loại khi tính thuế.

Bên bán chỉ gửi PDF, không gửi XML thì có sao không?

Có. Bản gốc là XML. Bạn nên yêu cầu bên bán gửi bổ sung và lưu lại. Đây cũng là quyền chính đáng của người mua, không phải làm khó nhà cung cấp.

Phát hiện hóa đơn sai sau khi đã kê khai thì xử lý thế nào?

Tùy loại sai sót mà xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế, kèm kê khai bổ sung nếu cần. Nên xử lý ngay khi phát hiện thay vì chờ đến kỳ quyết toán, vì khoản chậm nộp tính theo thời gian. Nếu công ty bạn chưa có kế toán chuyên trách, dịch vụ kế toán thuế sẽ đứng ra rà soát và làm phần hồ sơ này.

Kiểm tra hóa đơn là loại công việc không ai khen khi làm tốt, nhưng bỏ qua thì hậu quả rơi đúng vào lúc bận nhất. Nếu bạn đang lấn cấn ở khâu chọn giải pháp hóa đơn, cách lưu trữ XML hay cách rà soát hóa đơn đầu vào cho đúng, cứ nói chuyện với Soft Space để nghe tư vấn theo đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp mình.

Liên hệ Soft Space Việt Nam qua Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ, chúng tôi sẽ trao đổi cụ thể và đồng hành cùng bạn từ khâu tư vấn đến khi hệ thống chạy ổn.