Khi nào nên nâng cấp hoặc đổi phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán ít khi chết đột ngột. Nó cũ đi rất từ từ: hôm nay kế toán mở thêm một file Excel để theo dõi cái phần mềm không làm được, tháng sau thêm một file nữa, rồi đến lúc nhìn lại thì phần mềm chỉ còn nhiệm vụ in báo cáo, còn số liệu thật nằm hết ngoài Excel. Lúc đó câu hỏi không còn là "có nên đổi không" mà là "đổi trước khi vỡ, hay đợi vỡ rồi đổi".

Vấn đề là ranh giới rất mờ. Dưới đây là những dấu hiệu cụ thể giúp bạn nhận ra doanh nghiệp mình đã vượt qua ngưỡng đó chưa.

Dấu hiệu 1: Excel đang chạy song song với phần mềm

Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất và cũng dễ kiểm chứng nhất. Hỏi kế toán: ngoài phần mềm, chị còn theo dõi thứ gì trên Excel? Nếu câu trả lời gồm công nợ chi tiết, tồn kho theo lô, chi phí theo dự án, hay bảng đối chiếu ngân hàng — thì phần mềm đang không gánh nổi nghiệp vụ thật.

Mỗi bảng Excel song song là một nguồn sai lệch tiềm tàng. Số trên phần mềm và số trên Excel sớm muộn cũng lệch, và khi lệch thì phải mất công tìm xem cái nào đúng. Đó là công việc không tạo ra giá trị gì, chỉ để bù cho một công cụ đã hết phù hợp.

Dấu hiệu 2: Phần mềm không nối được với hóa đơn điện tử và chữ ký số

Quy trình kế toán hiện nay xoay quanh dữ liệu điện tử. Hóa đơn đầu vào về dưới dạng file, hóa đơn đầu ra phát hành trên hệ thống, tờ khai ký bằng token rồi nộp thẳng lên cơ quan thuế. Nếu phần mềm của bạn đứng ngoài luồng này, kế toán sẽ phải làm cầu nối thủ công: tải hóa đơn về, mở ra, gõ lại vào phần mềm.

Việc gõ lại không chỉ mất thời gian mà còn tạo rủi ro. Một con số sai ở khâu nhập tay sẽ kéo theo tờ khai sai, và tới lúc cơ quan thuế đối chiếu thì mới lộ. Nếu doanh nghiệp bạn còn đang xử lý các mảng này rời rạc, nên ráp lại thành một luồng — cả hóa đơn điện tử lẫn chữ ký số Token đều nên được tính vào bài toán khi chọn phần mềm mới.

Dấu hiệu 3: Quy mô hoặc mô hình kinh doanh đã đổi

Phần mềm được chọn cho doanh nghiệp lúc mới thành lập, một kho, một kế toán, vài chục chứng từ mỗi tháng. Nay đã có ba chi nhánh, bán thêm online, mở thêm kho, có hai kế toán làm cùng lúc. Phần mềm không sai, nó chỉ được chọn cho một doanh nghiệp không còn tồn tại nữa.

Các mốc thay đổi thường buộc phải xem lại phần mềm: mở thêm chi nhánh hoặc pháp nhân mới, chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty, bắt đầu bán qua nhiều kênh, hoặc chuyển từ thương mại thuần sang có sản xuất. Với các doanh nghiệp vừa lên từ hộ kinh doanh, bài hộ kinh doanh chuyển lên công ty mô tả khá rõ khối lượng nghiệp vụ mới sẽ đổ vào, và đó thường là lúc phần mềm cũ đuối.

Dấu hiệu 4: Chốt sổ ngày càng lâu

Một chỉ báo âm thầm nhưng rất trung thực: thời gian từ khi hết kỳ đến lúc ra được báo cáo. Nếu con số này dài ra qua từng năm mà khối lượng phát sinh không tăng tương ứng, nghĩa là hệ thống đang bắt người phải bù cho máy.

Hỏi thêm: mỗi lần chốt sổ, kế toán phải làm bao nhiêu thao tác thủ công? Bao nhiêu bảng phải đối chiếu tay? Câu trả lời sẽ cho biết phần mềm đang đỡ được bao nhiêu phần việc thật sự.

Dấu hiệu 5: Chủ doanh nghiệp không tự xem được số liệu

Nếu mọi câu hỏi về tình hình tài chính đều phải đi qua kế toán và chờ vài ngày mới có câu trả lời, thì phần mềm chỉ đang làm chức năng ghi sổ, chứ chưa phục vụ việc điều hành. Với một doanh nghiệp đang cần ra quyết định nhanh — có nên nhập lô hàng này không, có nên cho khách kia nợ thêm không — độ trễ đó là chi phí thật.

Dấu hiệu 6: Nhà cung cấp không còn theo kịp quy định

Biểu mẫu và cách kê khai thay đổi theo quy định hiện hành. Nếu mỗi lần có thay đổi, bạn phải chờ rất lâu mới có bản cập nhật, hoặc phải tự lách bằng cách sửa tay báo cáo — thì rủi ro tuân thủ đang nằm ở phía bạn chứ không phải phía phần mềm. Đây là dấu hiệu nên xử lý sớm, đừng đợi đến kỳ quyết toán.

Nâng cấp hay đổi hẳn?

Không phải lúc nào cũng cần thay mới. Nếu phần mềm hiện tại vẫn đúng nghiệp vụ, chỉ thiếu vài phân hệ hoặc chưa bật kết nối hóa đơn, thì nâng cấp trong cùng hệ thống là lựa chọn nhẹ nhàng hơn nhiều — dữ liệu giữ nguyên, người dùng không phải học lại.

Ngược lại, nên tính đến đổi hẳn khi phần mềm không đáp ứng được nghiệp vụ cốt lõi dù đã bật hết tính năng, khi dữ liệu bị khóa không lấy ra được ở dạng dùng lại, hoặc khi bản thân nhà cung cấp không còn phát triển sản phẩm. Nguyên tắc chung: sửa được thì sửa, chỉ đổi khi vấn đề nằm ở nền tảng.

Đổi vào lúc nào và làm theo thứ tự nào

Thời điểm tốt nhất là đầu kỳ kế toán mới, sau khi đã chốt sổ kỳ trước. Lúc này số dư đã sạch, khối lượng phát sinh còn nhẹ, kế toán có đầu óc để học. Thời điểm tệ nhất là giữa mùa quyết toán — đổi lúc đó gần như chắc chắn sẽ có sự cố và không ai rảnh để xử lý.

Về thứ tự, các bước thường đi như sau:

• Chốt và làm sạch dữ liệu cũ: gộp danh mục trùng, đối chiếu công nợ từng đối tượng, xác nhận số dư đúng. Đây là bước tốn công nhất và không nên rút ngắn.
• Dựng hệ thống trên phần mềm mới: tài khoản, danh mục, phân quyền, mẫu chứng từ, theo đúng cách doanh nghiệp muốn theo dõi chứ không copy nguyên hệ cũ.
• Đưa số dư đầu kỳ vào và đối chiếu: khớp đến từng đối tượng công nợ, từng mã hàng tồn.
• Chạy thử một kỳ: nhập phát sinh thật, ra báo cáo, so với cách làm cũ để phát hiện lệch sớm.
• Chuyển hẳn và giữ hệ cũ ở chế độ tra cứu: đừng xóa dữ liệu cũ, chỉ ngừng ghi mới vào đó.

Câu hỏi thường gặp

Đổi phần mềm có làm mất lịch sử sổ sách không?

Không, nếu bạn giữ hệ thống cũ ở chế độ chỉ đọc để tra cứu và chuyển sang hệ mới bằng số dư đầu kỳ. Cách này an toàn hơn nhiều so với cố nhồi toàn bộ lịch sử nhiều năm sang hệ thống mới.

Kế toán ngại đổi thì xử lý thế nào?

Cho kế toán tham gia từ khâu chọn, không phải khâu triển khai. Người dùng hằng ngày mà không có tiếng nói lúc quyết định thì gần như chắc chắn sẽ quay về cách làm cũ. Cho họ chạy thử đúng nghiệp vụ họ làm nhiều nhất là cách thuyết phục hiệu quả nhất.

Doanh nghiệp đang thuê dịch vụ kế toán ngoài thì có cần lo chuyện này không?

Vẫn nên quan tâm, ít nhất ở khía cạnh dữ liệu. Cần biết sổ sách của mình đang nằm ở đâu và lấy ra được ở dạng nào nếu sau này đổi đơn vị dịch vụ. Bài tiêu chí chọn công ty dịch vụ kế toán uy tín có nhắc tới điểm này.

Đổi sớm một nhịp đỡ hơn đổi lúc đã kẹt

Chi phí lớn nhất của một phần mềm hết phù hợp không nằm ở phí duy trì, mà ở thời gian kế toán bỏ ra để bù đắp cho nó mỗi ngày và ở những sai lệch số liệu không ai phát hiện kịp. Khi đã thấy hai, ba dấu hiệu ở trên, nên bắt đầu tính toán thay vì cố thêm một năm.

Nếu bạn muốn có người rà giúp xem hệ thống hiện tại còn dùng được đến đâu và nên nâng cấp hay đổi, Soft Space sẵn sàng ngồi lại cùng bạn — tìm hiểu dịch vụ phần mềm kế toán, nhắn Zalo 0973608148 hoặc gửi thông tin qua trang liên hệ.