Nhiều chủ hộ quen với cách nộp thuế khoán gọn nhẹ đến mức giật mình khi nghe cán bộ thuế nói: "Hộ mình giờ phải kê khai rồi nhé". Vậy ranh giới nằm ở đâu, khi nào thì một hộ kinh doanh không còn được nộp khoán nữa mà buộc phải chuyển sang phương pháp kê khai? Hiểu sớm điều này giúp bạn không bị động khi quy mô buôn bán lớn dần lên.
Khác biệt giữa khoán và kê khai
Với thuế khoán, bạn được ấn định một mức thuế ổn định và không phải ghi chép cầu kỳ. Còn kê khai nghĩa là bạn xác định thuế dựa trên doanh thu thực tế phát sinh, có chứng từ, hóa đơn rõ ràng và nộp tờ khai theo định kỳ. Phương pháp kê khai phản ánh sát hơn tình hình kinh doanh, nhưng đổi lại đòi hỏi sự ngăn nắp về sổ sách.
Những trường hợp thường phải chuyển sang kê khai
- Hộ có quy mô lớn, doanh thu vượt ngưỡng dành cho diện khoán.
- Hộ kinh doanh nhiều ngành nghề, nhiều địa điểm, dòng tiền phức tạp.
- Hộ chủ động muốn xuất hóa đơn thường xuyên cho khách hàng là doanh nghiệp.
- Hộ thuộc lĩnh vực mà cơ quan thuế yêu cầu áp dụng phương pháp kê khai để quản lý sát hơn.
Cần chuẩn bị gì khi chuyển đổi?
Điều quan trọng nhất là làm quen với việc ghi chép. Bạn sẽ cần theo dõi doanh thu, chi phí, lưu giữ hóa đơn đầu vào và đầu ra. Hệ thống hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cũng cần được thiết lập để xuất cho khách. Nghe có vẻ nhiều việc, nhưng nếu chia nhỏ và làm đều mỗi ngày thì hoàn toàn trong tầm tay.
Mẹo để chuyển đổi nhẹ nhàng
Hãy bắt đầu tập ghi sổ ngay cả khi vẫn đang nộp khoán. Khi thời điểm chuyển sang kê khai đến, bạn đã có sẵn thói quen và dữ liệu, việc chuyển đổi gần như không gây xáo trộn.
Chuyển sang kê khai có đáng lo không?
Thực ra không. Kê khai giúp bạn minh bạch dòng tiền, dễ dàng làm việc với ngân hàng, đối tác và tạo nền tảng nếu sau này muốn lên doanh nghiệp. Coi đó là một bước trưởng thành của việc kinh doanh thay vì gánh nặng.
Nếu thấy ngợp với khâu sổ sách và tờ khai định kỳ, bạn có thể để đội ngũ kế toán thuế của Soft Space đồng hành, lo phần chứng từ và kê khai đúng hạn để bạn tập trung vào việc bán hàng.
Sai lầm hay gặp trong vài tháng đầu
Có một chị bán đồ gia dụng ở chợ, lúc còn nộp khoán thì quen tay, mỗi tháng ra ngân hàng đóng đúng một con số rồi thôi. Đến khi chuyển sang kê khai, chị vẫn giữ thói quen cũ: bán hàng không lấy hóa đơn đầu vào, nhập hàng trả tiền mặt không giấy tờ. Cuối kỳ ngồi tính thuế mới giật mình vì chẳng có chứng từ nào chứng minh chi phí, thành ra thuế phải nộp cao hơn cả hồi khoán. Đây là lỗi phổ biến nhất: cứ nghĩ chuyển đổi là chuyện thủ tục, mà quên rằng từ giờ mỗi đồng mua vào, bán ra đều cần để lại dấu vết.
Một cái bẫy nữa là chuyện hóa đơn điện tử. Nhiều người đăng ký xong rồi để đó, đến lúc khách hỏi xuất hóa đơn mới luống cuống vì chưa kết nối phần mềm, chưa thông báo phát hành. Lời khuyên thật lòng là ngay tuần đầu tiên nên xuất thử vài tờ hóa đơn nháp, ghi chép vài nghiệp vụ mẫu để làm quen, đừng đợi đến hạn nộp tờ khai mới mày mò.
Chi phí và thời gian thực tế phải bỏ ra
Nhiều chủ hộ lo nhất là tốn kém, nhưng con số thường nhẹ hơn tưởng tượng. Phần mềm hóa đơn điện tử dạng gói cơ bản chỉ vài trăm nghìn một năm, chữ ký số khoảng vài trăm nghìn đến hơn một triệu tùy thời hạn. Nếu thuê kế toán dịch vụ làm sổ sách và tờ khai, một hộ kinh doanh quy mô nhỏ thường chỉ mất một khoản gọn nhẹ mỗi tháng, rẻ hơn nhiều so với tự xoay xở rồi làm sai bị phạt.
Về thời gian, việc tốn nhất không phải lúc nộp tờ khai mà là thói quen lưu chứng từ hằng ngày. Bạn nên dành ra ít phút mỗi tối gom hóa đơn mua vào, ghi lại doanh thu bán ra, cất gọn vào một chỗ. Làm đều như vậy thì đến kỳ kê khai mọi thứ đã sẵn sàng, chỉ việc tổng hợp. Còn nếu để dồn cả quý mới lục lại đống giấy tờ thì mới thật sự mệt và dễ sót, dễ nhầm.
