Nếu coi doanh nghiệp như một con người trong thế giới số, thì chữ ký số chính là chữ ký tay và con dấu của bạn gộp lại làm một. Mọi tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, hồ sơ bảo hiểm hay giao dịch với ngân hàng đều cần đến nó để xác thực. Với doanh nghiệp mới, đây là một trong những thứ cần sắm sớm nhất.
Chữ ký số thực ra là gì?
Nói nôm na, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa, giúp khẳng định văn bản đúng là do doanh nghiệp bạn phát hành và chưa bị sửa đổi sau khi ký. Nó thường nằm trong một thiết bị nhỏ gọi là USB token, hoặc tồn tại dưới dạng chữ ký số từ xa không cần thiết bị vật lý.
Chọn loại nào cho phù hợp?
Trên thị trường hiện có vài hình thức phổ biến:
- USB token: thiết bị cắm vào máy tính khi cần ký, độ bảo mật cao, phù hợp với người thích nắm thiết bị trong tay;
- Chữ ký số từ xa (remote): ký ngay trên điện thoại hoặc máy tính qua ứng dụng, tiện cho những ai di chuyển nhiều;
- Chữ ký số HSM: dành cho doanh nghiệp phát sinh số lượng giao dịch rất lớn.
Với công ty mới, USB token hoặc chữ ký từ xa là đủ dùng. Bạn không cần đầu tư gói cao cấp ngay khi quy mô còn nhỏ.
Mua ở đâu và cần để ý gì?
Bạn nên chọn nhà cung cấp được cấp phép hoạt động chính thức. Khi mua, hãy hỏi rõ vài điểm:
- Thời hạn gói dịch vụ (thường tính theo năm) và chi phí gia hạn;
- Hỗ trợ kỹ thuật khi token gặp lỗi, nhất là sát hạn nộp tờ khai;
- Khả năng tương thích với phần mềm kê khai và hóa đơn bạn đang dùng.
Giá giữa các nhà cung cấp không chênh nhau quá nhiều, nên yếu tố hỗ trợ và uy tín nên được ưu tiên hơn vài đồng tiết kiệm.
Dùng sao cho an toàn?
Bảo quản như giữ con dấu
Token chính là quyền ký thay doanh nghiệp, nên đừng đưa cho người không liên quan. Mã PIN cũng cần được giữ kín, tránh dán lên màn hình hay ghi vào file dễ lộ.
Theo dõi ngày hết hạn
Rất nhiều doanh nghiệp lỡ hạn nộp tờ khai chỉ vì chữ ký số hết hạn mà không hay. Hãy đặt nhắc nhở trước thời điểm gia hạn ít nhất vài tuần để chủ động.
Khi gặp trục trặc
Lỗi không nhận token, không ký được, hay xung đột trình duyệt là chuyện thường gặp. Đa phần đều xử lý nhanh nếu cài đúng phần mềm trung gian và cập nhật driver. Nếu loay hoay mãi không xong, đừng ngần ngại gọi tổng đài nhà cung cấp. Trường hợp bạn muốn yên tâm giao toàn bộ khâu kê khai cho người có chuyên môn, Soft Space có thể hỗ trợ thiết lập và vận hành trọn gói.
Sắm chữ ký số không phức tạp, nhưng dùng đúng và giữ an toàn lại là chuyện cần ý thức ngay từ đầu. Coi nó như con dấu của công ty, bạn sẽ tự khắc cẩn thận hơn.
Hết hạn rồi mới biết: chuyện gia hạn chữ ký số
Có một tình huống tôi gặp gần như mỗi mùa quyết toán: chủ doanh nghiệp ngồi trước máy, ký mãi mà phần mềm thuế cứ báo lỗi, gọi điện cuống cuồng tưởng hỏng thiết bị. Hóa ra chữ ký số đã hết hạn từ tuần trước mà không ai để ý. Chữ ký số không phải mua một lần dùng mãi, nó có thời hạn rõ ràng, thường là một, hai hay ba năm tùy gói bạn chọn lúc đầu.
Lời khuyên thật lòng là hãy ghi lại ngày hết hạn ngay khi vừa mua, đặt nhắc trên điện thoại trước đó chừng nửa tháng đến một tháng. Gia hạn sớm thì mọi thứ nhẹ nhàng, gia hạn trễ đúng vào hạn nộp tờ khai hay nộp thuế thì vừa mất tiền phạt chậm nộp, vừa mất thời gian chờ kích hoạt lại. Một cái nhắc lịch nhỏ thôi mà tránh được cả buổi sáng đầu năm rối ren.
Một doanh nghiệp dùng được mấy chữ ký số?
Nhiều chủ doanh nghiệp mới hay nghĩ một công ty thì chỉ cần đúng một chữ ký số, nhưng thực tế không bắt buộc như vậy. Bạn hoàn toàn có thể đăng ký thêm chữ ký số cho cùng một mã số thuế, ví dụ một cái để giám đốc ký tờ khai và nộp thuế, một cái giao cho kế toán phụ trách xuất hóa đơn điện tử hằng ngày. Như vậy khi giám đốc đi công tác, việc xuất hóa đơn cho khách vẫn chạy đều, không ai phải ngồi chờ.
Điều cần lưu ý là dù có nhiều thiết bị thì trách nhiệm pháp lý vẫn gắn với doanh nghiệp, nên đừng giao chữ ký số cho người không còn làm việc mà quên thu lại. Tôi từng thấy một cửa hàng nhỏ để nhân viên cũ giữ USB token, lúc nghỉ việc mang luôn, chủ phải làm lại từ đầu khá mất công. Khi có sự thay đổi nhân sự, hãy rà lại xem ai đang giữ thiết bị nào, thu hồi hoặc đổi mật khẩu cho yên tâm.
