Hệ thống tài khoản kế toán: thiết lập sao cho đúng từ đầu

Có hai kiểu doanh nghiệp hay gặp rắc rối với hệ thống tài khoản. Kiểu thứ nhất bê nguyên danh mục tài khoản mặc định của phần mềm rồi dùng luôn, đến lúc cần biết chi tiết thì không có gì để bấm vào. Kiểu thứ hai thì ngược lại, mở tài khoản con tới bốn năm cấp cho thật chi tiết, được vài tháng là kế toán hạch toán nhầm cấp liên tục và không ai buồn duy trì nữa. Cả hai đều tốn tiền sửa, chỉ khác nhau ở thời điểm phát hiện.

Hệ thống tài khoản làm gì trong bộ sổ của bạn

Hệ thống tài khoản là bộ xương của toàn bộ sổ sách. Mỗi nghiệp vụ phát sinh — thu tiền, trả lương, mua hàng, xuất hóa đơn — đều được quy về việc ghi vào tài khoản nào. Báo cáo tài chính cuối năm không phải do ai đó ngồi viết ra, mà là kết quả của việc phần mềm cộng dồn số dư và phát sinh trên các tài khoản đó theo một khuôn mẫu đã định sẵn.

Điểm quan trọng cần hiểu: hệ thống tài khoản là ngôn ngữ mà bộ sổ của bạn dùng để nói chuyện với cơ quan thuế và với ngân hàng. Nó theo chế độ kế toán mà nhà nước ban hành, bạn không tự nghĩ ra được. Nhưng bên trong khuôn khổ đó, bạn có quyền mở tài khoản chi tiết theo nhu cầu quản trị của mình. Việc thiết lập đúng nằm ở chỗ biết cái gì phải theo chuẩn và cái gì được tự do.

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ đây là chuyện thuần kỹ thuật của kế toán nên không tham gia. Thực tế, quyết định mở tài khoản chi tiết đến đâu ảnh hưởng trực tiếp đến việc sau này sếp nhìn thấy gì trên báo cáo. Nên ít nhất, bạn cần biết đủ để hỏi kế toán đúng câu.

Việc đầu tiên: chọn đúng chế độ kế toán áp dụng

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán tương ứng với quy mô của mình. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có chế độ riêng, nhẹ hơn về số lượng tài khoản và mẫu biểu; doanh nghiệp lớn hơn hoặc có nhu cầu báo cáo phức tạp thì áp dụng chế độ đầy đủ. Việc chọn chế độ nào phải được xác định ngay khi khai báo hệ thống trên phần mềm, vì nó kéo theo toàn bộ danh mục tài khoản và mẫu báo cáo tài chính.

Chỗ hay sai là chọn theo cảm tính "cho oai" hoặc chọn theo phần mềm gợi ý mặc định mà không đối chiếu với thực tế doanh nghiệp. Đổi chế độ kế toán giữa chừng không phải chuyện bấm một nút — nó động vào cấu trúc tài khoản và mẫu báo cáo, thường phải làm ở thời điểm chuyển kỳ. Vì thế nên hỏi kỹ kế toán hoặc đơn vị tư vấn ngay ở bước khai báo ban đầu, trước khi nhập bất kỳ chứng từ nào.

Ngoài chế độ kế toán, có vài lựa chọn cùng nhóm cũng cần chốt sớm: kỳ kế toán năm bắt đầu từ tháng nào, đơn vị tiền tệ ghi sổ, phương pháp tính giá xuất kho, phương pháp kê khai hàng tồn kho, phương pháp khấu hao. Những cái này khai báo một lần và nên giữ nhất quán, vì thay đổi giữa chừng vừa vướng quy định vừa làm số liệu không so sánh được giữa các kỳ.

Mở tài khoản chi tiết đến đâu là đủ

Đây là câu hỏi khó nhất và cũng là chỗ tạo ra khác biệt lớn nhất. Nguyên tắc tôi hay dùng khi ngồi với khách: chỉ mở tài khoản chi tiết khi bạn thực sự sẽ nhìn vào nó ít nhất mỗi quý một lần. Còn lại, để cho các danh mục khác gánh.

Vì sao? Vì phần mềm kế toán hiện nay không chỉ có tài khoản. Nó còn có mã đối tượng, mã hàng hóa, mã kho, mã bộ phận, khoản mục chi phí. Rất nhiều thứ mà ngày xưa người ta phải mở tài khoản con để theo dõi thì nay chỉ cần gắn nhãn là lọc ra được.

Ví dụ cụ thể: bạn không cần mở tài khoản con cho từng khách hàng ở nhóm phải thu. Hạch toán vào tài khoản phải thu chung, gắn mã khách hàng, phần mềm vẫn cho ra sổ chi tiết công nợ từng người. Nếu mở tài khoản con theo tên khách, danh mục tài khoản sẽ phình ra hàng trăm dòng và mỗi khách mới lại phải khai thêm một tài khoản — vô lý.

Ngược lại, có những chỗ nên mở chi tiết thật:

• Tiền gửi ngân hàng — mỗi tài khoản ngân hàng nên là một tài khoản chi tiết riêng, để đối chiếu sao kê hàng tháng không phải bóc tách.
• Doanh thu — tách theo mảng kinh doanh lớn nếu bạn muốn nhìn hiệu quả từng mảng ngay trên báo cáo tài chính, không phải chờ báo cáo quản trị.
• Thuế giá trị gia tăng — tách đầu vào được khấu trừ và phần không được khấu trừ, tránh cảnh cuối kỳ ngồi lọc lại.
• Chi phí có tính chất khác nhau rõ rệt — ví dụ chi phí bán hàng và chi phí quản lý, nếu doanh nghiệp có cả hai mảng đáng kể.
• Vay và nợ — tách theo từng khoản vay hoặc từng chủ nợ nếu có nhiều nguồn, để theo dõi lịch trả nợ.

Một cách kiểm tra nhanh: nếu bạn mở tài khoản chi tiết mà không nghĩ ra được câu hỏi quản trị nào cần đến nó, thì đừng mở. Danh mục tài khoản ngắn mà sạch luôn hơn danh mục dài mà bỏ hoang một nửa.

Những lỗi làm rối sổ về sau

Lỗi phổ biến nhất là đặt số hiệu tài khoản chi tiết không theo logic. Tài khoản con phải nằm dưới đúng tài khoản cấp trên của nó, số hiệu phải bắt đầu bằng số hiệu tài khoản mẹ. Nghe hiển nhiên nhưng thực tế vẫn có người tự chế số hiệu cho dễ nhớ, đến lúc lên báo cáo tài chính thì tài khoản đó không rơi vào chỉ tiêu nào cả.

Lỗi thứ hai là hạch toán vừa vào tài khoản mẹ vừa vào tài khoản con. Khi đã mở chi tiết thì mọi phát sinh phải đi vào cấp chi tiết, tài khoản mẹ chỉ để tổng hợp. Trộn lẫn hai cấp là số liệu cộng lên sai mà rất khó tìm ra vì nhìn tổng vẫn thấy có số.

Lỗi thứ ba là đổi ý giữa kỳ. Tháng một hạch toán một kiểu, tháng sáu thấy chưa hợp lý nên đổi kiểu khác nhưng không sửa lại phần đầu năm. Kết quả là báo cáo cả năm không đọc được vì hai nửa nói hai thứ tiếng. Nếu buộc phải đổi, hãy đổi ở đầu kỳ kế toán và có bút toán điều chỉnh cho phần trước đó.

Lỗi thứ tư là không ghi lại lý do. Sáu tháng sau chính bạn cũng quên vì sao tài khoản này lại tách ra. Một file ghi chú ngắn giải thích logic của hệ thống tài khoản là thứ rẻ tiền nhưng cứu người kế nhiệm rất nhiều công.

Làm đúng từ đầu thì doanh nghiệp được gì

Cái được đầu tiên là báo cáo tài chính lên thẳng, không phải chỉnh tay. Hệ thống tài khoản khớp chế độ kế toán thì cuối năm phần mềm kết xuất ra bộ báo cáo đúng mẫu, kế toán chỉ rà soát chứ không phải ngồi ghép từ Excel. Riêng khoản này đã tiết kiệm rất nhiều thời gian ở mùa quyết toán, khi mà ai cũng bận.

Cái được thứ hai là giải trình với cơ quan thuế nhẹ nhàng hơn. Khi có yêu cầu làm rõ một con số, hệ thống tài khoản rõ ràng cho phép bạn lần từ chỉ tiêu trên báo cáo xuống tài khoản, xuống chứng từ gốc trong vài phút. Sổ sách mà tài khoản lộn xộn thì mỗi câu hỏi là một buổi tìm kiếm.

Cái được thứ ba là số liệu đủ tin để ra quyết định. Doanh thu tách đúng mảng, chi phí về đúng chỗ, thì việc bỏ hay giữ một dòng sản phẩm không còn dựa vào cảm giác. Đây là giá trị mà chủ doanh nghiệp cảm nhận rõ nhất, dù nó không nằm trong bất kỳ mẫu biểu nào.

Cái được thứ tư là hồ sơ đẹp khi cần vốn. Ngân hàng hay nhà đầu tư nhìn báo cáo tài chính là thấy ngay bộ sổ được làm nghiêm túc hay làm cho có. Chuyện này ảnh hưởng đến niềm tin, mà niềm tin thì ảnh hưởng đến điều kiện họ đưa ra cho bạn.

Vài câu hay được hỏi

Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng chế độ kế toán đầy đủ cho "chắc ăn"?

Không nên chọn theo tâm lý chắc ăn. Chế độ đầy đủ nhiều tài khoản và mẫu biểu hơn, nghĩa là khối lượng việc cho kế toán nhiều hơn mà chưa chắc mang lại thông tin gì thêm cho một doanh nghiệp quy mô nhỏ. Chọn theo đúng quy mô và đặc thù hoạt động, và hỏi ý kiến người làm nghề trước khi chốt.

Đang dùng dở rồi phát hiện hệ thống tài khoản chưa ổn thì sao?

Không phải làm lại từ đầu. Việc thường làm là giữ nguyên phần đã hạch toán, chuẩn hóa danh mục tài khoản, rồi áp dụng từ đầu kỳ tiếp theo, kèm bút toán điều chỉnh cho phần cần thiết. Điều nên tránh là vừa sửa vừa nhập, vì rất dễ tạo ra kỳ dữ liệu nửa cũ nửa mới. Việc này nên có người rành phần mềm làm cùng, dứt điểm trong một đợt.

Hệ thống tài khoản có liên quan gì tới hóa đơn và chữ ký số không?

Có, ở chỗ dữ liệu chảy qua nhau. Hóa đơn phát hành ra cần được hạch toán vào đúng tài khoản doanh thu và thuế; hóa đơn đầu vào cần về đúng tài khoản chi phí và thuế được khấu trừ. Nếu bạn dùng hóa đơn điện tử có kết nối với phần mềm kế toán, việc ánh xạ này chạy tự động — nhưng chỉ chạy đúng khi hệ thống tài khoản được khai báo chuẩn ngay từ đầu. Còn chữ ký số thì nằm ở khâu ký và nộp hồ sơ, không động vào cấu trúc tài khoản.

Hệ thống tài khoản là thứ bạn dựng một lần và sống với nó nhiều năm. Bỏ ra một buổi ngồi cùng người có nghề để chốt cho đúng luôn rẻ hơn nhiều so với việc sửa sổ giữa mùa quyết toán. Nếu bạn đang chuẩn bị triển khai và muốn có người rà lại bộ khung trước khi chạy thật, Soft Space hỗ trợ khâu này trong dịch vụ phần mềm kế toán. Bạn cũng có thể đọc thêm lịch tuân thủ thuế – kế toán 12 tháng đầu để hình dung các mốc phải làm. Cần trao đổi cụ thể, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ.