Dữ liệu hóa đơn điện tử phục vụ quyết toán thuế cuối năm

Tháng 1 tháng 2 hằng năm, câu hỏi quen thuộc nhất mà kế toán nhận được từ sếp là: "Số liệu chốt chưa?". Và câu trả lời quen thuộc nhất là: "Em đang đối chiếu hóa đơn". Nghe thì đơn giản, nhưng chính khâu đối chiếu này ngốn nhiều ngày công nhất, căng thẳng nhất, và cũng là nơi phát sinh phần lớn rủi ro khi cơ quan thuế hỏi lại.

Điều đáng nói là dữ liệu hóa đơn điện tử vốn đã nằm sẵn ở đó, đầy đủ, có cấu trúc, tra được bất cứ lúc nào. Vấn đề nằm ở chỗ nhiều doanh nghiệp chỉ dùng nó để xuất hóa đơn cho khách rồi bỏ đó, đến cuối năm mới lôi ra và phát hiện dữ liệu trên phần mềm, dữ liệu trên sổ sách, dữ liệu bên cơ quan thuế đang là ba câu chuyện khác nhau.

Quyết toán thực chất là một cuộc đối chiếu ba chiều

Khi cơ quan thuế rà soát, họ không đọc sổ của bạn trước. Họ so dữ liệu hóa đơn điện tử mà hệ thống đang lưu với những gì bạn kê khai. Ba nguồn cần khớp nhau:

• Dữ liệu hóa đơn đầu ra — toàn bộ hóa đơn doanh nghiệp đã phát hành trong kỳ, gồm cả hóa đơn đã điều chỉnh, thay thế, hủy bỏ.
• Dữ liệu hóa đơn đầu vào — hóa đơn nhà cung cấp phát hành cho doanh nghiệp, đây là phần rủi ro nhất vì bạn không kiểm soát được người bán.
• Sổ sách và tờ khai — doanh thu, chi phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra đầu vào đã kê khai theo từng kỳ.

Chỉ cần lệch ở một chiều, kỳ quyết toán sẽ kéo dài. Không phải vì doanh nghiệp gian, mà vì bạn phải giải thích tại sao lệch, và giải thích thì cần chứng từ, mà chứng từ thì lại phải đi tìm.

Những nguồn lệch phổ biến mà cuối năm mới lộ ra

Hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp có vấn đề

Đây là tình huống khiến nhiều kế toán mất ngủ. Bạn nhận hàng, thanh toán, nhận hóa đơn, hạch toán bình thường. Đến cuối năm rà lại mới biết nhà cung cấp đó đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh, hoặc hóa đơn đó đã bị hủy sau khi phát hành mà không ai báo bạn. Phần thuế giá trị gia tăng bạn đã khấu trừ giờ bị đặt dấu hỏi, chi phí cũng có nguy cơ bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu tra cứu dữ liệu hóa đơn đầu vào định kỳ hằng tháng, bạn phát hiện ngay khi mới xảy ra và còn kịp làm việc lại với nhà cung cấp. Để đến cuối năm thì nhà cung cấp có khi đã không còn liên lạc được.

Hóa đơn điều chỉnh, thay thế không được theo dõi thành cặp

Một hóa đơn sai được thay thế bằng hóa đơn mới. Nếu chỉ hạch toán hóa đơn mới mà quên xử lý hóa đơn cũ trên sổ, hoặc ngược lại, doanh thu kỳ đó sẽ lệch. Dữ liệu hóa đơn điện tử ghi nhận đủ mối quan hệ gốc — điều chỉnh — thay thế, nhưng chỉ hữu ích khi kế toán chủ động lọc và soi theo cặp.

Hóa đơn về trễ, về sau kỳ kê khai

Hóa đơn phát hành tháng này nhưng đến tay bạn tháng sau là chuyện thường ngày. Vấn đề là nếu không có cơ chế rà theo ngày phát hành thay vì ngày nhận, bạn sẽ kê khai lệch kỳ và cuối năm phải điều chỉnh lại hàng loạt.

Số liệu tổng hợp lấy từ file Excel chép tay

Rất nhiều nơi vẫn xuất hóa đơn trên phần mềm nhà cung cấp, rồi gõ lại vào Excel để làm báo cáo. Mỗi lần gõ lại là một lần có thể sai. Cuối năm cộng dồn 12 tháng sai lệch nhỏ thành một con số khó giải thích.

Khai thác dữ liệu hóa đơn cho đúng cách

Dữ liệu hóa đơn điện tử có định dạng chuẩn, tức là nó máy đọc được. Đây là lợi thế lớn nếu bạn biết dùng:

• Kết xuất dữ liệu theo kỳ, không nhập tay. Lấy toàn bộ hóa đơn đầu ra theo tháng, quý, năm dưới dạng file dữ liệu rồi đưa thẳng vào công cụ tổng hợp. Một thao tác, không sai chính tả, không sai số.
• Tra cứu trạng thái hóa đơn đầu vào định kỳ. Mỗi tháng dành ra một buổi rà lại toàn bộ hóa đơn nhà cung cấp: hóa đơn còn hiệu lực không, người bán còn hoạt động không, thông tin có khớp hợp đồng không.
• Đối chiếu chéo với sổ sách ngay trong kỳ. Đừng đợi cuối năm. Chốt tháng nào sạch tháng đó thì cuối năm chỉ còn việc cộng lại.
• Lưu trữ đúng bản gốc. Bản gốc của hóa đơn điện tử là file dữ liệu có chữ ký số, không phải bản PDF hay bản in. Khi cần chứng minh tính hợp lệ, cái được chấp nhận là bản gốc đó. Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu PDF và đến khi cần thì lúng túng.

Khâu lưu trữ này gắn chặt với chữ ký số Token của doanh nghiệp — chính chữ ký số là thứ xác thực hóa đơn do bạn phát hành và làm nên giá trị pháp lý của bản gốc. Nếu chữ ký số hết hạn giữa chừng mà không gia hạn kịp, việc phát hành và ký hóa đơn sẽ bị gián đoạn ngay lập tức.

Doanh nghiệp được gì khi dữ liệu hóa đơn sạch từ đầu

Không chỉ là chuyện đỡ mệt tháng 1. Giá trị thật nằm ở mấy điểm này:

• Rút ngắn thời gian chốt sổ. Thay vì hai ba tuần lục lọi, kế toán chốt trong vài ngày vì đã đối chiếu sạch theo tháng.
• Giữ được quyền khấu trừ thuế. Phát hiện hóa đơn đầu vào có vấn đề khi còn kịp xử lý, thay vì bị loại khấu trừ và loại chi phí sau này.
• Giải trình nhanh khi cơ quan thuế hỏi. Có yêu cầu là tra ra ngay, có bản gốc, có đối chiếu — cuộc làm việc gọn lại đáng kể thay vì kéo dài nhiều vòng.
• Ban giám đốc nhìn được số thật giữa kỳ. Doanh thu, chi phí, thuế phải nộp ước tính không phải đợi hết năm mới biết. Điều này giúp chủ động dòng tiền, chủ động quyết định.
• Giảm rủi ro phạt và truy thu. Phần lớn các khoản bị truy thu không đến từ ý đồ gian lận, mà đến từ dữ liệu lộn xộn không giải thích được.

Cần chuẩn bị gì để làm được như vậy

Nền tảng gồm ba thứ đi cùng nhau. Một là giải pháp hóa đơn điện tử có công cụ tra cứu, kết xuất và theo dõi trạng thái hóa đơn tử tế, chứ không chỉ để phát hành. Hai là chữ ký số còn hiệu lực và được quản lý chặt, không để hết hạn bất ngờ. Ba là phần mềm kế toán có khả năng nhận dữ liệu hóa đơn vào thẳng sổ, tránh khâu nhập tay.

Ba mảnh này khi rời rạc thì kế toán thành người trung chuyển dữ liệu bằng tay. Khi chúng nối được với nhau thì kế toán quay lại làm đúng việc của mình là kiểm soát và phân tích.

Nếu doanh nghiệp đang cần thêm người đồng hành ở khâu chốt số cuối kỳ, có thể tham khảo thêm dịch vụ quyết toán thuế cuối năm hoặc dịch vụ kế toán thuế để chia bớt việc.

Một nếp làm việc theo tháng, không phải chiến dịch cuối năm

Cách làm hiệu quả nhất mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng rất đơn giản: biến việc rà hóa đơn thành một thói quen cố định trong tháng, thay vì một chiến dịch dồn vào tháng 1.

Chẳng hạn, một công ty thương mại quy mô vừa, mỗi tháng phát sinh vài trăm hóa đơn cả đầu vào lẫn đầu ra. Trước đây họ để dồn, cuối năm kế toán trưởng và hai bạn kế toán viên gần như không có Tết. Sau khi đổi cách, họ đặt lịch cố định: ngày mùng 5 hằng tháng kết xuất toàn bộ hóa đơn đầu ra của tháng trước, đối chiếu với sổ doanh thu. Ngày mùng 7 rà trạng thái toàn bộ hóa đơn đầu vào đã nhận, đánh dấu những hóa đơn có dấu hiệu bất thường để liên hệ nhà cung cấp ngay trong tuần. Ngày mùng 10 chốt số tháng và báo cáo nhanh cho giám đốc.

Mỗi bước chỉ mất vài giờ vì khối lượng nhỏ và dữ liệu còn nóng. Đến cuối năm, họ không còn phải "làm quyết toán" theo nghĩa cày lại từ đầu, mà chỉ tổng hợp lại 12 tháng đã sạch. Việc tưởng nhỏ nhưng đổi hẳn chất lượng cuộc sống của phòng kế toán, và quan trọng hơn là đổi hẳn mức rủi ro của doanh nghiệp.

Điểm mấu chốt là ai cũng biết nên làm vậy, nhưng ít nơi làm được, vì khi công cụ không hỗ trợ thì mỗi lần rà là một lần cực hình. Ngược lại, khi việc kết xuất và tra cứu chỉ mất vài cú nhấp, thói quen mới giữ được. Công cụ tốt không làm thay bạn, nó chỉ khiến việc đúng trở nên đủ dễ để bạn duy trì.

Câu hỏi thường gặp

Lưu bản PDF hóa đơn có đủ để giải trình không?

Bản PDF chỉ là bản thể hiện để đọc cho tiện. Cái có giá trị pháp lý là file dữ liệu gốc có chữ ký số. Nên lưu cả hai, nhưng đừng chỉ lưu PDF.

Cuối năm mới rà hóa đơn đầu vào một lượt có được không?

Được, nhưng đó là cách làm rủi ro nhất. Nhà cung cấp có vấn đề thì lúc đó bạn gần như hết đường xử lý. Rà theo tháng tốn ít công hơn nhiều so với chữa cháy cuối năm.

Doanh nghiệp nhỏ, ít hóa đơn thì có cần bài bản vậy không?

Ít hóa đơn thì việc rà càng nhanh, không có lý do gì để bỏ. Và doanh nghiệp nhỏ thường chính là nhóm dễ tổn thương nhất khi bị loại chi phí hoặc loại khấu trừ, vì biên lợi nhuận mỏng.

Dữ liệu hóa đơn điện tử là tài sản, không phải thủ tục. Chăm nó đều đặn thì cuối năm nó trả công lại bằng một kỳ quyết toán nhẹ nhàng. Nếu bạn đang phân vân không biết bắt đầu chỉnh từ đâu cho phù hợp với quy mô của mình, cứ nhắn cho Soft Space Việt Nam qua Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ — chúng tôi rà cùng bạn và tư vấn hướng phù hợp trước khi bạn quyết định bất cứ điều gì.