Đối chiếu sổ sách và hóa đơn cuối tháng trên phần mềm kế toán

Cuối tháng ở phòng kế toán thường có một cảnh quen thuộc: hai màn hình mở song song, một bên là sổ chi tiết trên phần mềm, một bên là bảng kê hóa đơn tải từ cổng của cơ quan thuế, và một người ngồi dò từng dòng xem chỗ nào lệch. Việc này mất mấy ngày mỗi tháng, lặp đi lặp lại, và không tạo ra giá trị mới nào — nó chỉ để xác nhận rằng những gì đã ghi là đúng.

Điều đáng nói là phần lớn thời gian đó có thể cắt đi. Không phải bằng cách làm nhanh tay hơn, mà bằng cách để chứng từ đi đúng đường ngay từ đầu.

Đối chiếu là đối chiếu cái gì với cái gì

Nói cho gọn, cuối kỳ bạn cần ba con số khớp nhau.

Thứ nhất, doanh thu trên sổ so với hóa đơn đầu ra đã phát hành. Mọi hóa đơn đã xuất phải có bút toán ghi nhận doanh thu tương ứng, và ngược lại — không có bút toán doanh thu nào lơ lửng mà không có hóa đơn đứng sau.

Thứ hai, chi phí và thuế đầu vào trên sổ so với hóa đơn đầu vào nhận được. Đây là chỗ ảnh hưởng trực tiếp tới số thuế được khấu trừ, nên cũng là chỗ cơ quan thuế soi kỹ nhất.

Thứ ba, số liệu bạn sắp kê khai so với dữ liệu trên hệ thống của cơ quan thuế. Vì hóa đơn điện tử được truyền lên hệ thống thuế, bên đó cũng có bảng kê của bạn. Nếu bảng kê của bạn và của họ lệch nhau, sớm muộn cũng có câu hỏi.

Vì sao tháng nào cũng lệch

Lệch không phải vì kế toán ẩu. Nó gần như luôn bắt nguồn từ vài nguyên nhân rất cấu trúc:

• Hóa đơn đầu vào về muộn. Nhà cung cấp xuất hóa đơn cuối tháng nhưng gửi sang đầu tháng sau. Nhân viên nhận hàng giữ hóa đơn trong ngăn bàn hai tuần. Chi phí phát sinh ở tháng này nhưng chứng từ tới tay kế toán ở tháng sau — và thế là hai bên lệch kỳ.
• Xuất hóa đơn một nơi, ghi sổ một nơi. Nhân viên kinh doanh xuất hóa đơn trên phần mềm hóa đơn, kế toán ghi sổ trên phần mềm kế toán. Hai hệ thống không nói chuyện với nhau, nên phải gõ tay lần hai. Gõ tay thì có ngày sót, có ngày sai số.
• Hóa đơn bị điều chỉnh, thay thế mà sổ không cập nhật. Xuất sai rồi làm hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế là chuyện bình thường. Nhưng nếu bút toán trên sổ vẫn giữ nguyên bản gốc thì tháng đó chắc chắn lệch.
• Hàng đã giao nhưng chưa xuất hóa đơn, hoặc ngược lại. Thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điểm xuất hóa đơn không phải lúc nào cũng trùng, và nếu không có quy ước nội bộ rõ ràng thì mỗi người làm một kiểu.
• Hóa đơn của nhà cung cấp không hợp lệ hoặc sai thông tin. Sai mã số thuế, sai tên công ty, hoặc bên bán đã ngừng hoạt động. Phát hiện vào lúc đối chiếu thì đã muộn, phải liên hệ đòi xuất lại.

Nhìn danh sách trên sẽ thấy: chỉ một nguyên nhân duy nhất là do thao tác, còn lại đều là vấn đề của quy trình và của việc dữ liệu bị tách rời.

Phần mềm kế toán rút ngắn khâu này bằng cách nào

Nối thẳng sổ với hóa đơn

Cách triệt để nhất là bỏ hẳn bước nhập liệu hai lần. Khi phần mềm kế toán phát hành được hóa đơn điện tử ngay từ chứng từ bán hàng, mỗi hóa đơn tự động gắn với đúng bút toán của nó. Lúc đó chuyện lệch giữa sổ và hóa đơn đầu ra gần như không còn tồn tại — không phải vì bạn dò kỹ hơn, mà vì chỉ có một nguồn dữ liệu duy nhất.

Tải và đối chiếu hóa đơn đầu vào tự động

Với hóa đơn đầu vào, nhiều phần mềm hiện nay lấy được dữ liệu hóa đơn về và tự so với các chứng từ đã ghi sổ. Máy sẽ chỉ ra ngay: hóa đơn nào có trên hệ thống mà chưa vào sổ, bút toán nào có trong sổ mà không tìm thấy hóa đơn, cặp nào lệch số tiền. Người vẫn phải quyết định cách xử lý, nhưng phần dò tìm — phần tốn thời gian nhất — thì máy làm.

Kiểm tra tính hợp lệ ngay khi nhận

Thay vì tới cuối tháng mới phát hiện một hóa đơn sai mã số thuế, phần mềm có thể cảnh báo ngay lúc nhập. Phát hiện sớm nghĩa là còn kịp yêu cầu bên bán xuất lại trong cùng kỳ, thay vì phải xử lý điều chỉnh ở kỳ sau.

Cảnh báo lệch trước khi kê khai

Trước khi lập tờ khai, phần mềm đối chiếu số liệu sổ với bảng kê hóa đơn và báo chênh lệch. Đây là chốt chặn cuối cùng, và nó tốt hơn nhiều so với việc phát hiện sai sau khi tờ khai đã nộp — vì lúc đó bạn phải làm tờ khai bổ sung, và mọi thứ phức tạp lên.

Doanh nghiệp được gì

• Lấy lại mấy ngày công mỗi tháng. Thời gian kế toán ngồi dò dòng là thời gian không tạo giá trị. Cắt được phần đó, cùng một người có thể lo phần phân tích chi phí, theo dõi công nợ — những việc thật sự có ích cho bạn.
• Không mất tiền oan vì hóa đơn bị bỏ sót. Một hóa đơn đầu vào không được ghi nhận đúng kỳ là một khoản thuế đầu vào lẽ ra được khấu trừ mà bạn không dùng, và một khoản chi phí có thể không được chấp nhận. Đây là tiền thật, chảy đi lặng lẽ.
• Giảm rủi ro bị xử phạt. Số liệu kê khai lệch với dữ liệu hóa đơn trên hệ thống là thứ dễ bị phát hiện. Đối chiếu trước khi nộp là cách rẻ nhất để tránh rắc rối này.
• Chốt sổ sớm, biết lãi lỗ sớm. Khi việc đối chiếu chỉ mất vài giờ thay vì vài ngày, bạn nhận được báo cáo của tháng trước vào tuần đầu tháng sau — kịp để ra quyết định, thay vì nhận vào lúc mọi chuyện đã rồi.
• Bớt căng thẳng cho cả phòng. Áp lực cuối tháng là nguyên nhân khiến kế toán giỏi nghỉ việc nhiều hơn người ta nghĩ.
• Quyết toán năm nhẹ đi hẳn. Mỗi tháng khớp thì cuối năm chỉ là cộng lại. Còn nếu mỗi tháng đều bỏ qua vài chỗ lệch nhỏ, tới quyết toán bạn có mười hai tháng rối phải gỡ cùng lúc. Xem thêm dịch vụ quyết toán thuế cuối năm nếu doanh nghiệp bạn đang trong tình trạng này.

Vài thói quen làm khâu này nhẹ hẳn

Đặt hạn nộp chứng từ và giữ nó. Quy định rõ ngày cuối cùng của tháng mà bộ phận khác phải chuyển hóa đơn về kế toán. Không có mốc này thì mọi cải tiến kỹ thuật đều vô ích, vì dữ liệu vẫn về muộn.

Đối chiếu theo tuần thay vì dồn cuối tháng. Mỗi tuần dành một buổi ngắn để rà. Chênh lệch được phát hiện khi nó còn nhỏ và còn nhớ được nguyên nhân, thay vì tới cuối tháng phải hồi tưởng chuyện của ba tuần trước.

Thống nhất thời điểm ghi nhận doanh thu. Cả công ty phải hiểu giống nhau về việc khi nào thì xuất hóa đơn, khi nào thì ghi doanh thu. Đây là quy ước nội bộ, không phải chuyện kỹ thuật, nhưng nó quyết định phân nửa số chỗ lệch.

Đừng để một người vừa xuất hóa đơn vừa ghi sổ vừa tự đối chiếu. Không phải vì nghi ngờ ai, mà vì người tạo ra lỗi thường là người khó nhìn ra lỗi đó nhất.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp ít hóa đơn có cần làm bài bản không?

Nếu mỗi tháng chỉ vài hóa đơn thì đối chiếu tay không nặng. Nhưng thói quen vẫn nên có, vì doanh nghiệp lớn lên rất nhanh và đến lúc mỗi tháng vài trăm hóa đơn thì bạn không muốn bắt đầu từ con số không.

Phát hiện lệch sau khi đã nộp tờ khai thì làm gì?

Việc này xử lý được thông qua kê khai bổ sung theo quy định hiện hành, nhưng thủ tục phiền và mất thời gian, đặc biệt khi nó ảnh hưởng tới số thuế phải nộp. Nguyên tắc chung: phát hiện sớm bao giờ cũng đơn giản hơn, nên nếu đã lỡ thì đừng để lâu thêm.

Chi phí để tự động hóa khâu này phụ thuộc vào gì?

Chủ yếu là số lượng hóa đơn mỗi tháng, việc bạn đang dùng phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn của cùng một nhà cung cấp hay của hai bên khác nhau, mức độ kết nối cần thiết giữa chúng, và số người dùng. Nếu hai hệ thống vốn đã cùng một nhà thì phần kết nối thường rất gọn.

Đừng để cuối tháng thành trận đánh

Đối chiếu sổ sách với hóa đơn là việc phải làm, nhưng nó không đáng chiếm mấy ngày công mỗi tháng. Phần lớn công sức bỏ ra ở khâu này là hệ quả của việc dữ liệu bị tách ra ở hai nơi rồi phải ghép lại bằng tay.

Soft Space Việt Nam làm đầu mối tư vấn và đồng hành: xem hiện trạng của bạn, đề xuất phần mềm kế toán kết nối được với hóa đơn để bỏ hẳn bước nhập liệu hai lần, hỗ trợ cấu hình và hướng dẫn đội của bạn. Cần cả chữ ký số Token hay phần kế toán thuế thì gom về một đầu mối luôn. Liên hệ Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ.