Một trong những băn khoăn lớn của chủ doanh nghiệp mới là không biết công ty mình phải nộp những loại báo cáo và tờ khai gì, định kỳ ra sao. Việc nắm rõ danh mục này giúp bạn chủ động lên kế hoạch, tránh trễ hạn và bị phạt. Bài viết này tổng hợp các loại báo cáo phổ biến mà phần lớn doanh nghiệp phải thực hiện, sắp xếp theo nhóm để dễ theo dõi.
1. Tờ khai lệ phí môn bài
Như đã đề cập, doanh nghiệp mới thành lập vẫn phải nộp tờ khai lệ phí môn bài dù được miễn tiền năm đầu. Từ năm thứ hai, doanh nghiệp nộp lệ phí môn bài theo mức tương ứng vốn điều lệ. Đây là nghĩa vụ định kỳ hằng năm cần lưu ý.
2. Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo kỳ (tháng hoặc quý) tùy thuộc quy mô doanh thu và quy định áp dụng. Tờ khai phản ánh thuế GTGT đầu ra, đầu vào và số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ. Đây là loại tờ khai thường xuyên nhất mà kế toán phải theo dõi sát theo từng kỳ.
3. Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Doanh nghiệp có nghĩa vụ với thuế thu nhập doanh nghiệp dựa trên kết quả kinh doanh. Trong năm, doanh nghiệp thực hiện tạm nộp theo quy định; đến cuối năm thực hiện quyết toán để xác định số thuế chính thức. Việc tạm nộp và quyết toán cần được tính toán cẩn thận để tránh nộp thiếu dẫn đến bị tính tiền chậm nộp.
4. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Nếu doanh nghiệp có chi trả thu nhập cho người lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động, đồng thời thực hiện quyết toán thuế TNCN theo quy định. Đây là nghĩa vụ phát sinh khi doanh nghiệp bắt đầu có nhân sự và trả lương.
5. Báo cáo tài chính và quyết toán cuối năm
Kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp phải lập và nộp báo cáo tài chính năm cùng các hồ sơ quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN. Báo cáo tài chính phản ánh tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong năm. Đây là bộ hồ sơ quan trọng nhất trong năm, đòi hỏi kế toán chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác.
Lưu ý về thời hạn và phương thức nộp
- Mọi tờ khai, báo cáo đều nộp điện tử bằng chữ ký số qua hệ thống thuế.
- Mỗi loại có thời hạn riêng theo kỳ tháng, quý, năm. Bạn nên tra cứu văn bản gốc để biết chính xác.
- Trễ hạn nộp hồ sơ khai thuế là lỗi bị xử phạt phổ biến, hãy lập lịch nhắc hạn.
- Tùy ngành nghề, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm một số báo cáo chuyên ngành khác.
Lỗi hay gặp ở doanh nghiệp mới
Lỗi phổ biến nhất là không nắm được mình phải nộp những gì, dẫn đến bỏ sót tờ khai. Nhiều doanh nghiệp dù chưa phát sinh doanh thu vẫn phải nộp tờ khai đúng hạn theo quy định, nhưng lại tưởng không có doanh thu thì không cần kê khai. Đây là hiểu lầm tốn kém. Hãy nhớ rằng nghĩa vụ kê khai tồn tại độc lập với việc có hay không có doanh thu.
Cách quản lý các kỳ báo cáo hiệu quả
Để không bị rối giữa hàng loạt loại tờ khai và báo cáo, bạn nên lập một bảng lịch tổng hợp ghi rõ từng loại nghĩa vụ, kỳ kê khai và thời hạn tương ứng. Phân loại theo nhóm: nhóm nộp theo tháng hoặc quý như thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ; nhóm nộp theo năm như lệ phí môn bài, báo cáo tài chính, quyết toán thuế. Đặt nhắc nhở trước hạn vài ngày để có thời gian chuẩn bị. Cách làm đơn giản này giúp doanh nghiệp chủ động và gần như loại bỏ hoàn toàn rủi ro trễ hạn.
Báo cáo theo đặc thù ngành nghề
Ngoài các loại tờ khai, báo cáo chung nêu trên, tùy vào ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thêm những báo cáo chuyên ngành riêng theo quy định của lĩnh vực đó. Ví dụ, một số ngành có điều kiện hoặc liên quan đến quản lý chuyên ngành sẽ có yêu cầu báo cáo bổ sung. Vì vậy, ngay khi thành lập, bạn nên rà soát kỹ ngành nghề đã đăng ký để xác định đầy đủ các nghĩa vụ báo cáo của riêng doanh nghiệp mình, tránh chỉ tập trung vào nghĩa vụ thuế chung mà bỏ sót các báo cáo đặc thù.
Căn cứ pháp lý
Nghĩa vụ kê khai, nộp các loại thuế và báo cáo được quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Quy định về lệ phí môn bài tại Nghị định 22/2020/NĐ-CP; quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bạn nên đọc văn bản gốc để biết chính xác thời hạn của từng loại báo cáo.
Nắm rõ danh mục báo cáo phải nộp giúp doanh nghiệp chủ động và tránh bị phạt vì trễ hạn. Nếu bạn mới thành lập và muốn được lo trọn khâu kê khai, báo cáo định kỳ, hãy tham khảo dịch vụ kế toán thuế của Soft Space, hoặc đăng ký kinh doanh trọn gói để được hỗ trợ ngay từ những bước đầu tiên.
