Dịch vụ kế toán thuế cho quán cà phê và chuỗi đồ uống

Bán ly cà phê thì đơn giản, nhưng làm sổ sách cho một quán cà phê thì không. Nguyên liệu là cà phê, sữa, đường, trái cây, đá — thứ nào cũng đong đếm theo gram, theo ml, hao hụt mỗi ngày. Doanh thu phần lớn là tiền mặt và chuyển khoản lắt nhắt. Nhân viên chạy ca, lương tính theo giờ. Khi mở thêm quán thứ hai, thứ ba, mọi thứ nhân lên và chủ quán bắt đầu mất kiểm soát con số. Đây là lúc dịch vụ kế toán thuế cho ngành đồ uống thể hiện giá trị, bởi nó khác hẳn kế toán cho một công ty thương mại bình thường.

Vì sao kế toán quán cà phê không giống các ngành khác

Đặc thù lớn nhất của ngành đồ uống là giá vốn nằm trong định lượng. Một ly cà phê sữa gồm bao nhiêu gram cà phê, bao nhiêu ml sữa, bao nhiêu đường — cộng lại mới ra giá vốn thật. Nếu không dựng được công thức định lượng cho từng món, chủ quán không bao giờ biết mình lời lỗ thật bao nhiêu trên mỗi ly, chỉ nhìn tổng thu tổng chi rồi đoán. Kế toán ngành này phải quen với khái niệm định mức nguyên liệu, chứ không chỉ nhập bao nhiêu tính bấy nhiêu.

Đặc thù thứ hai là hao hụt và nguyên liệu tươi. Trái cây hỏng, sữa hết hạn, đá tan, bột pha dở phải bỏ — những khoản này có thật và ăn vào lợi nhuận. Sổ sách phản ánh được hao hụt thì con số mới đáng tin. Thứ ba là doanh thu tiền mặt lẫn lộn: khách trả tiền mặt, quét mã QR, ví điện tử, đôi khi nhân viên gộp chung rồi cuối ca mới đối. Không có nề nếp thu ngân, cuối tháng doanh thu trên máy và tiền trong két lệch nhau, kê khai thuế cũng chệch theo.

Những đầu việc kế toán một quán đồ uống cần làm gọn

Chốt doanh thu theo ca và theo từng quán

Với chuỗi, mỗi quán là một điểm phát sinh doanh thu riêng, mỗi ca là một lần chốt. Kế toán cần quy trình để cuối mỗi ca có số liệu bán ra khớp với tiền thu, tách rõ tiền mặt và chuyển khoản. Làm được điều này thì chủ quán mới biết quán nào lời, ca nào đông, chứ không gộp một cục.

Quản lý nhập nguyên liệu và tồn

Cà phê, sữa, siro, ly, ống hút — hàng nhập liên tục từ nhiều nhà cung cấp, có thứ lấy công nợ. Kế toán theo dõi nhập, tồn và công nợ nhà cung cấp để chủ quán không rơi vào cảnh nợ tiền hàng chồng chất mà không hay. Phần hóa đơn đầu vào cũng phải giữ đủ để được tính chi phí, đây là chỗ quán hay để rơi rớt.

Tính lương ca kíp, phụ cấp

Nhân viên pha chế, phục vụ phần lớn làm theo ca, lương tính giờ, có tăng ca, có thưởng doanh số. Bảng lương ngành đồ uống phức tạp hơn công ty văn phòng lương cứng. Kế toán cần xử lý được cách tính này và phần bảo hiểm đi kèm nếu quán ký hợp đồng chính thức.

Kê khai thuế đúng loại hình

Quán cà phê có thể là hộ kinh doanh, có thể là công ty tùy quy mô và định hướng. Mỗi loại hình có nghĩa vụ thuế khác nhau. Kế toán giúp chủ quán chọn và thực hiện đúng theo quy định hiện hành, kê khai đúng hạn để tránh phạt chậm nộp — khoản phạt lãng xẹt mà quán nào cũng dễ dính khi bận bán hàng quên deadline.

Chủ quán được gì khi giao kế toán cho đơn vị chuyên

Cái được đầu tiên rất thực tế: chủ quán được rảnh đầu để lo bán hàng và chất lượng đồ uống. Ngành này cạnh tranh bằng vị, bằng không gian, bằng dịch vụ — đó mới là nơi chủ quán nên dồn sức, thay vì tối tối ngồi gõ sổ. Cái được thứ hai là nhìn ra con số thật: biết giá vốn từng món, biết quán nào gánh quán nào, biết tháng này lời hay chỉ hòa vốn. Nhiều chủ quán vỡ ra rằng món bán chạy nhất lại là món lời mỏng nhất, và đó là thông tin thay đổi cả cách họ làm menu.

Còn thứ tránh được thì rõ ràng: tránh phạt thuế do kê khai trễ hoặc sai, tránh cảnh cuối năm quyết toán mới phát hiện thiếu hóa đơn đầu vào nên bị loại chi phí, và tránh việc doanh thu tiền mặt không kiểm soát dẫn tới lệch số khó giải trình. Với ngành nhiều tiền mặt như đồ uống, sự minh bạch trong sổ sách chính là tấm khiên khi cơ quan thuế hỏi tới.

Kế toán, hóa đơn và phần mềm đi cùng nhau

Kế toán quán đồ uống gắn chặt với khâu xuất hóa đơn tại quầy. Khách mua mang đi vẫn có thể cần hóa đơn, và với mô hình bán trực tiếp cho người tiêu dùng, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là hướng phù hợp — bài hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giải thích ai nên dùng và vận hành ra sao. Nếu quán bạn thuộc mô hình nhà hàng kèm đồ uống, cách xử lý hóa đơn trong bài hóa đơn điện tử cho nhà hàng, quán ăn cũng đáng tham khảo.

Về công cụ, một quán nhỏ có thể chỉ cần phần mềm bán hàng đơn giản, nhưng khi lên chuỗi thì nên có phần mềm kế toán để gom số liệu nhiều điểm bán. Bạn có thể tìm hiểu phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử để hình dung bộ công cụ đi kèm dịch vụ kế toán. Điều quan trọng là ba thứ này — kế toán, hóa đơn, phần mềm — phải khớp với nhau, dữ liệu chảy một chiều thay vì nhập tay nhiều lần.

Câu hỏi chủ quán hay đặt ra

Quán mới mở, doanh thu còn ít có cần thuê kế toán không?

Ngay cả khi doanh thu còn khiêm tốn, nghĩa vụ kê khai thuế vẫn phải làm đúng hạn. Thuê dịch vụ ở giai đoạn đầu thường nhẹ nhàng và giúp bạn dựng nề nếp sổ sách chuẩn ngay, đỡ phải làm lại khi quán lớn.

Quán tôi bán chủ yếu tiền mặt, kế toán xử lý sao?

Quan trọng là dựng quy trình chốt ca, đối chiếu tiền thu với doanh số bán ra hằng ngày. Có nề nếp này, doanh thu tiền mặt vẫn minh bạch và kê khai được đầy đủ, không phải chuyện đáng ngại.

Chi phí thuê dịch vụ kế toán tính theo gì?

Thường phụ thuộc số lượng chứng từ, số điểm bán, có làm lương hay không và mức độ phức tạp của mô hình. Soft Space trao đổi cụ thể theo tình hình quán bạn rồi mới đưa phương án, không có mức chung cho mọi quán.

Có xử lý được cho chuỗi nhiều chi nhánh không?

Có. Với chuỗi, việc tách doanh thu, chi phí theo từng chi nhánh và gom về báo cáo chung là phần chúng tôi làm thường xuyên, giúp bạn so sánh hiệu quả giữa các quán.

Đồng hành cùng quán bạn

Soft Space không nhận làm kế toán theo kiểu nhận chứng từ rồi nhập cho xong. Chúng tôi định vị là đầu mối đồng hành: hiểu cách quán bạn vận hành, dựng định lượng nguyên liệu, chuẩn hóa cách chốt ca, rồi lo phần thuế đúng quy định hiện hành để bạn yên tâm bán hàng. Nếu bạn đang mở quán hoặc muốn dọn lại sổ sách cho chuỗi đồ uống của mình, xem thêm dịch vụ kế toán thuế trọn gói, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ để được tư vấn theo đúng tình hình quán của bạn.