Dịch vụ kế toán thuế cho công ty xuất nhập khẩu

Làm kế toán cho một công ty xuất nhập khẩu không giống làm cho một cửa hàng bán trong nước. Một lô hàng về cảng kéo theo tờ khai hải quan, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập, phí lưu kho lưu bãi, chi phí vận chuyển quốc tế, rồi hợp đồng ngoại tệ với tỷ giá nhảy từng ngày. Chỉ cần một chứng từ khớp sai giữa tờ khai và sổ sách là cả bộ hồ sơ hoàn thuế có thể bị treo. Đây là ngành mà kế toán sai một ly, doanh nghiệp đi cả cây số về tiền và thời gian.

Vì sao kế toán xuất nhập khẩu khó hơn kế toán thông thường

Điểm đầu tiên là chứng từ nhiều tầng. Một giao dịch nhập khẩu không chỉ có hóa đơn thương mại, mà còn packing list, vận đơn, tờ khai hải quan, giấy nộp thuế, chứng từ thanh toán quốc tế. Kế toán phải ghép đúng bộ, khớp số lượng, khớp trị giá, để khi cơ quan thuế hay hải quan hậu kiểm thì mọi thứ trùng khớp. Chỉ riêng việc quản lý bộ chứng từ này thôi đã ngốn thời gian gấp mấy lần một giao dịch mua bán trong nước.

Điểm thứ hai là tỷ giá. Doanh nghiệp mua bán bằng ngoại tệ phải hạch toán chênh lệch tỷ giá tại thời điểm phát sinh và thời điểm thanh toán, rồi đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ. Làm không chuẩn thì lãi lỗ tỷ giá bị sai, kéo theo báo cáo tài chính lệch và số thuế phải nộp cũng lệch theo. Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp tự làm hay vấp.

Điểm thứ ba là thuế. Hàng nhập chịu thuế nhập khẩu theo biểu thuế và xuất xứ, có mặt hàng được ưu đãi theo hiệp định thương mại nếu có giấy chứng nhận xuất xứ hợp lệ. Thuế giá trị gia tăng hàng nhập nộp ở khâu nhập rồi mới được khấu trừ. Còn hàng xuất khẩu thì liên quan đến việc kê khai đúng để đủ điều kiện hưởng thuế suất ưu đãi và làm hồ sơ hoàn thuế đầu vào. Mỗi nhánh đều có quy định riêng phải bám sát.

Hoàn thuế giá trị gia tăng: nơi doanh nghiệp dễ mất tiền nhất

Với doanh nghiệp xuất khẩu, hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào là dòng tiền thật, đôi khi là khoản đáng kể nằm chờ ở đó. Nhưng hồ sơ hoàn thuế lại là nơi khắt khe nhất về chứng từ. Hóa đơn đầu vào phải hợp lệ, thanh toán phải qua ngân hàng đúng quy định, chứng từ xuất khẩu phải đầy đủ, và mọi con số phải khớp nhau tuyệt đối. Thiếu một chứng từ thanh toán, sai một dòng trên tờ khai, hồ sơ có thể bị yêu cầu giải trình hoặc loại khỏi diện hoàn.

Chúng tôi nhìn vào việc này từ đầu, tức là ngay khi ghi nhận từng giao dịch chứ không đợi đến cuối kỳ mới gom lại. Từng hóa đơn đầu vào được kiểm tra tính hợp lệ ngay, từng khoản thanh toán được đối chiếu với chứng từ ngân hàng, để khi làm hồ sơ hoàn thuế thì bộ chứng từ đã sẵn sàng và sạch. Cách làm chủ động này giúp bạn giữ được quyền khấu trừ và không để tiền của mình mắc kẹt. Bạn có thể tham khảo thêm về hóa đơn điện tử và quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng để hiểu vì sao khâu hóa đơn đầu vào lại quan trọng đến vậy.

Chữ ký số cho thủ tục hải quan và kê khai

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu làm việc với hệ thống hải quan điện tử gần như hằng ngày. Truyền tờ khai, nộp thuế, làm thủ tục thông quan đều cần chữ ký số. Nếu chữ ký số hết hạn hay trục trặc đúng lúc lô hàng đang chờ ở cảng, chi phí lưu kho lưu bãi phát sinh ngay lập tức. Vì thế việc quản lý chữ ký số, theo dõi hạn dùng và phân quyền người ký là chuyện không thể xem nhẹ trong ngành này. Xem thêm vai trò của chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử để chuẩn bị cho đúng.

Khi nhận dịch vụ, chúng tôi cùng doanh nghiệp rà soát cả những công cụ vận hành như thế này, bởi kế toán thuế của công ty xuất nhập khẩu không tách rời khỏi khâu thông quan. Một quy trình trơn tru là quy trình mà chứng từ, tờ khai và sổ sách cùng chạy nhịp nhàng.

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu được gì khi giao kế toán cho đơn vị chuyên

Cái được rõ nhất là bạn thôi phải tự mò trong mớ quy định phức tạp và thay đổi liên tục. Thay vì tuyển một kế toán trưởng giỏi xuất nhập khẩu với chi phí cao và rủi ro phụ thuộc một người, bạn có cả một đội đứng sau, có người kiểm tra chéo, có người cập nhật quy định hiện hành. Chủ doanh nghiệp rảnh đầu để lo đàm phán hợp đồng, tìm nguồn hàng, mở thị trường, thay vì cắm mặt vào tờ khai.

Cái tránh được cũng quan trọng không kém: tránh nộp thừa thuế do hạch toán sai, tránh bị treo hồ sơ hoàn thuế, tránh bị phạt do kê khai chậm hoặc sai, tránh cảnh đến kỳ hậu kiểm mới phát hiện chứng từ thiếu. Với ngành mà một sai sót có thể ảnh hưởng đến cả lô hàng trị giá lớn, việc có một đầu mối chuyên trách theo sát là khoản đầu tư đáng giá chứ không phải chi phí.

Ngoài ra, khi công nợ ngoại tệ và trong nước đan xen, việc theo dõi ai nợ mình, mình nợ ai, đến hạn nào phải rõ ràng. Đây là phần chúng tôi làm chặt để dòng tiền của bạn luôn nằm trong tầm kiểm soát, tham khảo thêm cách quản lý công nợ trên phần mềm kế toán.

Cách Soft Space đồng hành

Chúng tôi định vị mình là đầu mối tư vấn và đồng hành, không phải chỗ nhận số liệu rồi ghi máy móc. Bắt đầu bằng việc hiểu doanh nghiệp bạn nhập gì, xuất gì, thị trường nào, thanh toán ra sao. Từ đó thiết lập hệ thống ghi nhận phù hợp, xử lý tờ khai và thuế theo quy định hiện hành, chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế, lập báo cáo tài chính và quyết toán. Trong suốt quá trình, bạn có người để hỏi mỗi khi phát sinh tình huống mới, chứ không phải tự xoay.

Chi phí dịch vụ phụ thuộc vào khối lượng giao dịch, số lô hàng, mức độ phức tạp của mặt hàng và loại hình xuất hay nhập là chính. Chúng tôi trao đổi thẳng thắn về phạm vi công việc trước khi bắt đầu để bạn biết mình nhận được gì.

Câu hỏi thường gặp

Công ty mới bắt đầu nhập khẩu, chưa nhiều giao dịch thì có nên thuê ngoài?

Giai đoạn đầu chính là lúc dễ làm sai quy trình nhất, mà làm sai từ đầu thì về sau sửa rất mệt. Thuê ngoài lúc này giúp bạn dựng nền nếp chuẩn ngay từ lô hàng đầu tiên, chi phí lại linh hoạt theo khối lượng thực tế.

Đang có kế toán nội bộ, thuê thêm dịch vụ có chồng chéo không?

Không, hai bên bổ trợ nhau. Kế toán nội bộ nắm chứng từ và vận hành hằng ngày, đơn vị dịch vụ đảm nhận phần thuế, hoàn thuế, báo cáo và soát xét chuyên sâu về xuất nhập khẩu. Nhiều doanh nghiệp chọn cách này để vừa chủ động vừa yên tâm về mặt tuân thủ.

Tỷ giá biến động thì báo cáo có bị ảnh hưởng nhiều không?

Có, và đó là lý do phải hạch toán chênh lệch tỷ giá đúng cách và đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ theo quy định. Làm chuẩn thì báo cáo phản ánh đúng lãi lỗ thực, giúp bạn ra quyết định giá bán và ký hợp đồng chính xác hơn.

Trao đổi cụ thể với chúng tôi

Nếu công ty bạn đang làm xuất nhập khẩu và muốn phần kế toán thuế chạy trơn tru, đúng quy định và không để sót quyền lợi hoàn thuế, hãy để chúng tôi tư vấn theo đúng đặc thù hàng hóa của bạn. Xem chi tiết dịch vụ kế toán thuế trọn gói, và nếu cần chuẩn hóa khâu phát hành thì tham khảo thêm hóa đơn điện tử cùng chữ ký số Token. Liên hệ Soft Space qua Zalo 0973608148, để lại thông tin tại trang liên hệ hoặc nhắn nhanh qua Zalo 0973608148 để được hỗ trợ.