Đào tạo đội ngũ sử dụng phần mềm kế toán hiệu quả

Có một kiểu lãng phí rất hay gặp: doanh nghiệp bỏ tiền mua phần mềm kế toán tử tế, bên cung cấp đào tạo một buổi, ai cũng gật đầu bảo hiểu. Ba tháng sau vào xem thì kế toán vẫn làm bảng tổng hợp trên Excel rồi mới nhập vào phần mềm, vì "làm trên Excel quen tay hơn". Phần mềm biến thành nơi lưu trữ số liệu đã xử lý xong ở chỗ khác — đúng thứ mà nó sinh ra để thay thế.

Vì sao đào tạo một buổi thường không ăn thua

Không phải vì người dạy dở hay người học kém. Vấn đề nằm ở cách tổ chức.

Thứ nhất, buổi đào tạo bàn giao thường diễn ra khi hệ thống chưa có dữ liệu thật. Người học ngồi nghe trên dữ liệu mẫu, thấy mọi thứ trơn tru, nhưng não không lưu được vì chưa gắn với công việc cụ thể nào. Đến khi có chứng từ thật trên tay, tình huống lại khác với ví dụ đã học.

Thứ hai, mọi người bị dạy chung một nội dung. Kế toán tổng hợp, thủ kho, người bán hàng, chủ doanh nghiệp — bốn vai trò, bốn nhu cầu hoàn toàn khác nhau, nhưng cùng ngồi nghe một bài giảng ba tiếng nói về tất cả các chức năng. Kết quả là ai cũng nghe được một phần ba thứ mình cần và hai phần ba thứ mình không dùng.

Thứ ba, không ai ghi lại gì. Buổi học trôi qua, người dạy về, và kiến thức chỉ còn nằm trong trí nhớ. Vài tháng sau có người nghỉ việc, mọi thứ bắt đầu lại từ đầu.

Thứ tư, và đây là nguyên nhân sâu nhất: người ta không đổi cách làm chỉ vì được dạy cách mới. Người ta đổi khi thấy cách mới đỡ mệt hơn cách cũ. Nếu buổi đào tạo chỉ dạy thao tác mà không cho họ thấy nó giải quyết được nỗi khổ nào của chính họ, thói quen cũ sẽ thắng.

Đào tạo theo vai trò, không đào tạo theo tính năng

Cách hiệu quả hơn nhiều là chia người dùng theo vai trò và dạy mỗi nhóm đúng luồng việc của họ, từ đầu đến cuối.

Kế toán tổng hợp

Nhóm này cần nhiều nhất và cần sâu nhất: nhập chứng từ các loại, hạch toán, kiểm tra công nợ, tính giá xuất kho, khóa sổ, lên báo cáo. Họ cũng là người sẽ xử lý sai sót của người khác, nên cần biết cách tìm lỗi và sửa lỗi — phần này thường bị bỏ qua trong buổi đào tạo tiêu chuẩn nhưng lại là thứ họ dùng nhiều nhất trong thực tế.

Người nhập liệu, thủ kho, bán hàng

Nhóm này chỉ cần thạo vài màn hình, nhưng phải thạo thật: nhập đúng, chọn đúng mã, biết khi nào thì dừng lại hỏi thay vì tự đoán. Dạy nhóm này quá nhiều thứ là phản tác dụng — họ sẽ nhớ nhầm và bấm nhầm. Ít mà chắc.

Chủ doanh nghiệp và quản lý

Nhóm này thường bị bỏ quên với lý do "sếp bận, sếp không dùng phần mềm". Sai lầm. Chỉ cần dạy sếp ba việc — mở báo cáo nào, đọc con số đó nghĩa là gì, bấm vào đâu để xem chi tiết — là cả hệ thống thay đổi. Vì khi sếp nhìn được số trực tiếp trong phần mềm, cả phòng kế toán bắt buộc phải giữ dữ liệu sạch. Không có động lực nào mạnh bằng cái đó.

Cách làm cho kiến thức ở lại

• Đào tạo trên dữ liệu thật của doanh nghiệp. Lấy chính chứng từ tuần trước ra làm bài tập, không dùng dữ liệu mẫu. Người học nhớ vì nó là việc của họ.
• Chia nhỏ nhiều buổi, xen với làm thật. Học một buổi, về làm vài ngày, gặp lại để gỡ vướng. Cách này thấm hơn hẳn so với dồn tất cả vào một ngày.
• Quay lại màn hình các thao tác chính. Vài đoạn quay ngắn, mỗi đoạn một việc, để trong thư mục chung. Người mới vào xem là làm được, không phải chờ ai rảnh để chỉ.
• Viết tài liệu quy trình nội bộ, không phải hướng dẫn phần mềm. Bên cung cấp đã có tài liệu hướng dẫn chức năng rồi. Cái doanh nghiệp cần là tài liệu nói "ở công ty mình, hóa đơn mua hàng thì nhập ở đâu, ai duyệt, gắn khoản mục nào". Đây là thứ không ai viết hộ được.
• Chọn một người làm đầu mối. Một người trong nhà thạo hơn mọi người, là nơi đồng nghiệp hỏi trước khi gọi hỗ trợ bên ngoài. Vai trò này nên được ghi nhận công khai, vì nó là việc thật chứ không phải làm thêm cho vui.
• Có một buổi ôn sau khoảng một quý. Lúc này mọi người đã dùng thật và có câu hỏi thật. Buổi này thường giá trị hơn cả buổi đào tạo đầu tiên.

Doanh nghiệp được gì khi đội ngũ thực sự thạo việc

Cái được lớn nhất là khoản đầu tư vào phần mềm không bị bỏ phí. Phần mềm chỉ tạo ra giá trị khi dữ liệu vào đúng và đủ. Đội ngũ không thạo thì dữ liệu vào sai, báo cáo ra sai, và người ta kết luận "phần mềm này không dùng được" — trong khi vấn đề nằm ở chỗ khác.

Cái được thứ hai là bớt phụ thuộc vào một cá nhân. Doanh nghiệp mà chỉ một người biết vận hành phần mềm là doanh nghiệp đang đứng trên một chân. Người đó nghỉ phép thì mọi việc treo, người đó nghỉ việc thì khủng hoảng. Đào tạo rộng ra vài người là bảo hiểm rẻ nhất bạn mua được.

Cái được thứ ba là ít sai sót hơn, ít phải sửa hơn. Phần lớn lỗi trong sổ sách không phải do phần mềm mà do người dùng chọn nhầm mã, nhầm kho, nhầm thuế suất. Mỗi lỗi như vậy phải phát hiện và sửa, mà sửa thì tốn thời gian gấp nhiều lần so với làm đúng ngay.

Cái được thứ tư là tốc độ đóng sổ nhanh hơn thấy rõ. Khi ai cũng nhập đúng ngay từ đầu, kế toán tổng hợp cuối tháng chỉ việc rà soát và khóa, thay vì đi dọn dẹp cả tháng dữ liệu. Số liệu ra sớm nghĩa là chủ doanh nghiệp ra quyết định dựa trên tình hình tháng vừa rồi chứ không phải tháng trước nữa.

Cái được thứ năm, khó đo nhưng rất thật: tinh thần của phòng kế toán. Làm việc với công cụ mình không kiểm soát được là một trải nghiệm mệt mỏi. Khi thạo rồi, người ta chủ động khai thác thêm, tự tìm ra cách làm gọn hơn — và bắt đầu đề xuất cải tiến thay vì phàn nàn.

Vài câu hay được hỏi

Kế toán mới vào thì đào tạo thế nào cho nhanh?

Đừng bắt họ tự mò. Có sẵn bộ tài liệu quy trình nội bộ và mấy đoạn quay màn hình thì người mới vào việc trong vài ngày thay vì vài tuần. Cho họ làm thật trên nghiệp vụ đơn giản trước, có người rà lại trong tuần đầu, rồi mở rộng dần. Đây chính là lý do nên đầu tư viết tài liệu ngay từ đợt triển khai — nó trả lãi mỗi lần có người mới.

Doanh nghiệp nhỏ chỉ có một kế toán thì có cần đào tạo bài bản không?

Càng cần. Doanh nghiệp một kế toán là doanh nghiệp rủi ro nhất khi người đó nghỉ. Tối thiểu, chủ doanh nghiệp nên biết cách mở báo cáo và xem dữ liệu, và phải có tài liệu quy trình ghi lại cách làm. Không phải để thay kế toán, mà để không bị mù khi có biến động.

Nên để bên cung cấp phần mềm đào tạo hay tự tổ chức?

Cả hai, ở hai giai đoạn khác nhau. Bên cung cấp dạy phần chức năng và xử lý sự cố kỹ thuật — họ rành phần mềm của họ nhất. Còn phần quy trình nội bộ, ai làm gì, chứng từ đi đường nào, thì doanh nghiệp phải tự chốt và tự truyền lại, vì không ai bên ngoài biết cách bạn vận hành. Nếu bạn muốn có một đơn vị đồng hành cả hai phần này, đó là việc chúng tôi hỗ trợ trong dịch vụ phần mềm kế toán.

Phần mềm tốt đến đâu cũng chỉ tốt bằng người ngồi trước nó. Bỏ thêm chút công cho khâu đào tạo và tài liệu là cách rẻ nhất để khoản đầu tư trước đó không thành lãng phí. Nếu doanh nghiệp bạn đang triển khai phần mềm mới, hoặc đang dùng mà thấy đội ngũ chưa khai thác được bao nhiêu, Soft Space có thể ngồi cùng bạn để rà lại quy trình và tổ chức đào tạo theo đúng vai trò. Cần dùng thêm hóa đơn điện tử hay muốn giao hẳn phần sổ sách cho bên ngoài thì tham khảo dịch vụ kế toán thuế, và đọc thêm tiêu chí chọn một công ty dịch vụ kế toán uy tín. Trao đổi nhanh qua Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ.