Chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử: lộ trình an toàn

Doanh nghiệp đã chạy vài năm bằng hóa đơn giấy thường có chung một nỗi lo khi phải chuyển sang hóa đơn điện tử: không phải sợ công nghệ, mà sợ đứt quãng. Sợ đang giữa tháng thì hóa đơn cũ không dùng được nữa, hóa đơn mới chưa chạy, khách đòi hóa đơn mà kế toán không biết trả lời sao.

Nỗi lo đó có cơ sở, nhưng phần lớn rủi ro nằm ở khâu chuẩn bị chứ không nằm ở bản thân việc chuyển đổi. Nếu đi đúng thứ tự và chọn đúng thời điểm cắt chuyển, cả quá trình gọn hơn nhiều so với tưởng tượng.

Vì sao giai đoạn giao thời mới là chỗ dễ vấp

Khi doanh nghiệp còn dùng hóa đơn giấy, mọi thứ đã thành nếp: quyển hóa đơn để trong tủ, ai xuất thì viết tay, cuối tháng kế toán tổng hợp. Nếp đó có nhược điểm nhưng ai cũng thuộc. Hóa đơn điện tử đảo lại toàn bộ: người xuất hóa đơn có thể không phải kế toán, hóa đơn phát hành là gửi ngay cho khách và chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế, sai thì phải xử lý theo quy trình chứ không xé bỏ được.

Rắc rối hay xảy ra trong khoảng vài tuần đầu, khi hai hệ thống cùng tồn tại trong đầu mọi người: nhân viên bán hàng quen viết tay, kế toán đã đăng ký hệ thống mới, còn hóa đơn giấy thì vẫn còn tồn trong tủ. Đây chính là chỗ phát sinh hóa đơn trùng, hóa đơn không hợp lệ, hoặc khách nhận được hai chứng từ cho cùng một giao dịch.

Lộ trình chuyển đổi theo bốn chặng

Chặng 1 — Kiểm kê và ra quyết định

Trước khi động vào bất cứ phần mềm nào, cần trả lời rõ mấy câu:

• Hiện còn bao nhiêu số hóa đơn giấy chưa sử dụng? Chúng nằm ở đâu, ai giữ?
• Doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp tính thuế nào, tương ứng dùng loại hóa đơn nào?
• Mỗi tháng phát sinh khoảng bao nhiêu hóa đơn, tập trung vào ngày nào?
• Ai sẽ là người lập hóa đơn sau chuyển đổi — kế toán, nhân viên bán hàng, hay cả hai?
• Chữ ký số của doanh nghiệp còn hạn không, thông tin có khớp giấy phép hiện tại không? Nếu công ty từng đổi tên hoặc đổi địa chỉ mà chưa cập nhật chứng thư số, phải xử lý trước.

Nghe đơn giản nhưng riêng câu hỏi cuối đã cứu được nhiều doanh nghiệp khỏi cảnh hồ sơ bị trả về.

Chặng 2 — Chuẩn bị hạ tầng và đăng ký

Chặng này gồm việc chọn nhà cung cấp giải pháp, thiết lập mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thông tin người bán, rồi nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế và chờ thông báo chấp nhận. Nguyên tắc bất di bất dịch: chưa có thông báo chấp nhận thì chưa phát hành hóa đơn điện tử. Trong lúc chờ, doanh nghiệp vẫn dùng hóa đơn giấy bình thường — đừng vội dừng.

Nếu chữ ký số chưa có hoặc sắp hết hạn, đây là lúc xử lý luôn. Có thể tham khảo dịch vụ chữ ký số Token để làm cùng lúc, tránh chuyển đổi đến nửa đường thì kẹt vì thiếu chữ ký.

Chặng 3 — Chọn ngày cắt chuyển và xử lý hóa đơn giấy còn tồn

Đây là quyết định quan trọng nhất. Kinh nghiệm thực tế: chọn mốc cắt chuyển vào đầu một kỳ — đầu tháng, tốt hơn nữa là đầu quý. Lý do đơn giản là báo cáo thuế đi theo kỳ, cắt giữa kỳ thì kế toán phải tổng hợp từ hai nguồn, dễ sót.

Về hóa đơn giấy còn tồn: theo quy định hiện hành, khi chuyển sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng và thông báo với cơ quan thuế theo trình tự. Điều tuyệt đối không nên làm là "để dành dùng nốt cho tiếc" sau khi đã chuyển đổi. Hóa đơn giấy xuất sau thời điểm chuyển đổi rất dễ bị coi là không hợp lệ, và bên mua sẽ là người chịu thiệt khi không được ghi nhận chi phí — đó là cách nhanh nhất để mất một khách hàng doanh nghiệp.

Cách xử lý gọn: từ ngày cắt chuyển, thu hồi toàn bộ quyển hóa đơn giấy về một đầu mối, không để bất kỳ quyển nào ở quầy hay trên xe giao hàng. Vật lý tách rời thì con người mới không nhầm.

Chặng 4 — Chạy song song có kiểm soát và bàn giao

Trong tuần đầu, nên có một người kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn đã phát hành mỗi cuối ngày: đúng đối tượng mua chưa, mã số thuế bên mua đúng chưa, mặt hàng và thuế suất đúng chưa, hóa đơn đã được cấp mã hoặc chuyển dữ liệu thành công chưa. Phát hiện sai trong ngày thì xử lý nhẹ nhàng; phát hiện sau một tháng thì thành việc lớn.

Doanh nghiệp được gì sau khi chuyển xong

Nhiều chủ doanh nghiệp coi việc này là "chuyện phải làm vì luật". Nhưng khi đã chạy ổn, lợi ích thấy rất rõ:

• Hết cảnh mất hóa đơn. Hóa đơn giấy thất lạc trên đường giao hàng, ướt, rách, ký nhầm liên — những việc từng ngốn hàng giờ xử lý giờ biến mất.
• Xuất hóa đơn ở bất cứ đâu. Chủ doanh nghiệp đi công tác vẫn xuất được hóa đơn cho khách, không phải chờ về văn phòng mở tủ lấy quyển.
• Khách nhận hóa đơn ngay. Với khách hàng doanh nghiệp, nhận hóa đơn nhanh nghĩa là duyệt thanh toán nhanh. Dòng tiền của bạn về sớm hơn — đây là lợi ích ít người nói nhưng rất đáng tiền.
• Không còn tốn chi phí và công sức cho quyển hóa đơn. Đặt in, bảo quản, thông báo phát hành, kiểm kê định kỳ — cả chuỗi việc đó bỏ hẳn.
• Dữ liệu doanh thu sạch và tra được. Cần biết tháng trước bán cho khách nào bao nhiêu, tra vài giây thay vì lật sổ.
• Giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Dữ liệu đã ở dạng chuẩn, đối chiếu dễ, không phải đi photo từng liên.

Mấy lỗi hay gặp trong giai đoạn chuyển đổi

• Dừng hóa đơn giấy quá sớm, trước khi hệ thống mới được chấp nhận — dẫn tới vài ngày không xuất được hóa đơn nào.
• Không hủy hóa đơn giấy còn tồn hoặc hủy nhưng quên thông báo theo trình tự.
• Đăng ký nhầm loại hóa đơn so với phương pháp tính thuế đang áp dụng.
• Không đào tạo người bán hàng. Kế toán biết dùng nhưng nhân viên quầy không biết, cuối cùng mọi hóa đơn dồn về kế toán và tắc.
• Chưa thống nhất cách lấy thông tin khách. Hóa đơn điện tử cần mã số thuế và email bên mua; nếu quy trình bán hàng không hỏi từ đầu thì kế toán sẽ phải gọi lại từng khách.
• Bỏ qua việc kết nối với phần mềm đang dùng, dẫn tới nhập liệu hai lần và số liệu lệch.

Về chi phí chuyển đổi, mức đầu tư phụ thuộc vào số lượng hóa đơn dự kiến, thời hạn gói sử dụng, có cần tích hợp với phần mềm bán hàng hay kế toán sẵn có hay không, và doanh nghiệp tự triển khai hay cần hỗ trợ trọn khâu. Đáng lưu ý là phần tốn kém nhất thường không phải phần mềm, mà là thời gian của người trong công ty nếu phải mò mẫm.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn giấy đã xuất trước đây có phải làm gì không?

Hóa đơn đã xuất hợp lệ trước thời điểm chuyển đổi vẫn giữ nguyên giá trị và phải được lưu trữ theo thời hạn quy định. Việc chuyển đổi không xóa bỏ nghĩa vụ lưu trữ chứng từ cũ — đừng thanh lý tủ hồ sơ vội.

Đang giữa quý có chuyển được không?

Được, nhưng nên cân nhắc. Chuyển giữa quý khiến kế toán phải tổng hợp doanh thu từ hai nguồn trong cùng một kỳ báo cáo. Nếu không có lý do gấp, đợi đầu quý sẽ nhẹ hơn nhiều.

Công ty nhỏ, mỗi tháng vài hóa đơn thì có cần bài bản vậy không?

Càng ít hóa đơn càng dễ chuyển, nhưng các bước bắt buộc thì không bỏ được bước nào. Khác biệt chỉ là thời gian: doanh nghiệp nhỏ có thể xong trong vài ngày, còn doanh nghiệp nhiều điểm bán thì cần kế hoạch kỹ hơn.

Chuyển đổi là việc làm một lần rồi thôi, nhưng làm sai thì hậu quả kéo dài nhiều kỳ. Nếu bạn muốn có người đi cùng từ khâu kiểm kê hóa đơn giấy đến khi xuất trơn hóa đơn đầu tiên, hãy xem dịch vụ hóa đơn điện tử của Soft Space — chúng tôi làm đầu mối tư vấn và hỗ trợ thủ tục, không để bạn tự xoay giữa chừng. Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa luôn cả sổ sách trong dịp này có thể tham khảo thêm dịch vụ kế toán thuế, và bài lịch tuân thủ 12 tháng để không bỏ lỡ mốc nào.

Cần trao đổi nhanh về trường hợp cụ thể của mình, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ.