Chữ ký số là gì và vì sao doanh nghiệp nào cũng cần

Khi tư vấn cho doanh nghiệp mới, một trong những thứ chúng tôi luôn khuyên mua sớm chính là chữ ký số. Nhiều chủ doanh nghiệp nghe tên thấy lạ, tưởng đây là thứ gì đó phức tạp về công nghệ, nhưng thực ra nó là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp giao dịch điện tử hợp pháp. Bài viết này giải thích chữ ký số là gì, tại sao gần như doanh nghiệp nào cũng cần và cách chọn cho phù hợp.

1. Chữ ký số là gì

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa, dùng để xác thực danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Nói đơn giản, nó giống như con dấu và chữ ký tay của doanh nghiệp nhưng ở dạng điện tử, có giá trị pháp lý khi giao dịch trên môi trường mạng. Chữ ký số thường được lưu trong một thiết bị USB token hoặc dưới dạng chữ ký số từ xa.

2. Vì sao doanh nghiệp nào cũng cần

Hiện nay phần lớn giao dịch hành chính và thuế đều thực hiện điện tử. Doanh nghiệp dùng chữ ký số để kê khai và nộp thuế điện tử, ký hóa đơn điện tử, nộp báo cáo, giao dịch bảo hiểm xã hội và nhiều thủ tục khác với cơ quan nhà nước. Nếu không có chữ ký số, doanh nghiệp gần như không thể hoàn thành các nghĩa vụ kê khai bắt buộc. Đây chính là lý do nó nằm trong nhóm việc cần làm đầu tiên sau khi thành lập.

3. Chữ ký số và việc kê khai thuế

Theo quy định về quản lý thuế hiện hành, việc kê khai thuế được thực hiện bằng phương thức điện tử. Mỗi tờ khai gửi đi đều phải được ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp lệ. Không có chữ ký số đồng nghĩa với việc bạn không thể nộp tờ khai lệ phí môn bài, tờ khai thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp hay bất kỳ nghĩa vụ định kỳ nào.

4. Chữ ký số và hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần được ký số để có giá trị pháp lý. Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn đó phải mang chữ ký số của doanh nghiệp (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định). Vì vậy, chữ ký số và hóa đơn điện tử là hai công cụ song hành, thiếu một trong hai thì việc bán hàng xuất hóa đơn sẽ bị gián đoạn.

5. Cách chọn và đăng ký chữ ký số

Bạn nên chọn nhà cung cấp chữ ký số được cấp phép, có dịch vụ hỗ trợ tốt và uy tín lâu dài. Gói chữ ký số thường bán theo thời hạn, càng dài thì chi phí trung bình mỗi năm càng tiết kiệm. Khi đăng ký, doanh nghiệp cung cấp giấy phép kinh doanh và thông tin người đại diện. Sau khi nhận token, bạn cài đặt phần mềm và liên kết với tài khoản thuế điện tử là có thể sử dụng.

Lưu ý thực tế

• Bảo quản token cẩn thận, vì mất token đồng nghĩa rủi ro về bảo mật và phải làm lại.
• Theo dõi ngày hết hạn để gia hạn kịp thời, tránh gián đoạn khi đến kỳ kê khai.
• Một số nghiệp vụ cần cài đặt phần mềm hỗ trợ ký, nên nhờ nhà cung cấp hướng dẫn ban đầu.
• Người được giao giữ token nên là người đáng tin cậy trong doanh nghiệp.

Chữ ký số token và chữ ký số từ xa

Hiện nay có hai hình thức phổ biến. Chữ ký số dạng USB token là thiết bị vật lý cắm vào máy tính để ký, quen thuộc và phổ biến nhiều năm nay. Chữ ký số từ xa cho phép ký ngay trên điện thoại hoặc máy tính mà không cần thiết bị vật lý, tiện lợi cho người thường xuyên di chuyển hoặc làm việc trên nhiều thiết bị. Mỗi hình thức có ưu điểm riêng; doanh nghiệp nên cân nhắc thói quen làm việc của mình để chọn loại phù hợp, hoặc trao đổi với nhà cung cấp để được tư vấn.

Đừng để đến phút chót mới mua

Một lời khuyên thực tế: hãy mua chữ ký số ngay trong nhóm việc đầu tiên sau khi có giấy phép. Lý do là gần như mọi thủ tục thuế ban đầu, từ nộp tờ khai lệ phí môn bài đến đăng ký hóa đơn điện tử, đều cần chữ ký số. Nếu để đến sát thời hạn mới mua, bạn dễ rơi vào cảnh chờ kích hoạt, cài đặt chưa xong mà hạn nộp đã đến. Chuẩn bị sớm giúp bạn chủ động và tránh những trễ hạn không đáng có ngay từ tháng đầu hoạt động.

Căn cứ pháp lý

Việc kê khai thuế điện tử bằng chữ ký số được đề cập trong Luật Quản lý thuế 2019. Quy định về hóa đơn điện tử và việc ký số trên hóa đơn nằm tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Tóm lại, chữ ký số là công cụ không thể thiếu, nên đầu tư ngay từ những ngày đầu hoạt động. Nếu bạn vừa thành lập và muốn được hướng dẫn trọn gói cả chữ ký số lẫn các thủ tục thuế ban đầu, hãy tham khảo đăng ký kinh doanh trọn gói của Soft Space để khởi đầu thuận lợi.