Chữ ký số cho nhà thầu xây dựng

Nghề nhà thầu xây dựng là nghề của hồ sơ và của thời hạn. Một gói thầu mở, hồ sơ dự thầu phải nộp đúng giờ đúng phút trên hệ thống đấu thầu điện tử, trễ một chút là trượt dù báo giá tốt tới đâu. Công trình chạy thì hóa đơn vật tư, hóa đơn nghiệm thu, tạm ứng, quyết toán nối nhau liên tục. Đằng sau mọi thao tác ký điện tử đó là một thứ nhỏ bằng chiếc USB: chữ ký số. Với nhà thầu, chọn và dùng chữ ký số cho đúng không phải chuyện kỹ thuật vặt, mà ảnh hưởng thẳng tới việc có kịp nộp thầu, có xuất được hóa đơn đúng lúc hay không.

Nhà thầu xây dựng dùng chữ ký số vào những việc gì

Khác với một cửa hàng chỉ dùng chữ ký số để xuất hóa đơn và khai thuế, nhà thầu dùng nó ở nhiều mặt trận cùng lúc.

Ký hồ sơ dự thầu trên hệ thống đấu thầu điện tử

Đây là việc đặc thù nhất của ngành. Muốn tham gia đấu thầu qua mạng, doanh nghiệp phải đăng ký trên hệ thống và dùng chữ ký số để ký hồ sơ dự thầu. Không có chữ ký số hợp lệ thì không nộp được hồ sơ, đơn giản vậy. Điều kiện tham gia đấu thầu điện tử được nói kỹ trong bài chữ ký số trong đấu thầu điện tử, rất đáng đọc trước mùa thầu.

Xuất hóa đơn công trình và nghiệm thu

Nhà thầu xuất hóa đơn theo tiến độ, theo hạng mục nghiệm thu, có khi giá trị lớn. Mỗi hóa đơn điện tử phát hành đều cần ký số. Với công trình nhiều đợt thanh toán, tần suất ký khá dày, và trễ hóa đơn có thể làm chậm cả dòng tiền tạm ứng từ chủ đầu tư.

Kê khai thuế, bảo hiểm cho bộ máy và công nhân

Nhà thầu kê khai thuế điện tử, khai bảo hiểm cho đội ngũ — tất cả ký bằng chữ ký số. Ngành xây dựng nhân sự đông, biến động theo công trình, nên khối lượng khai báo không nhỏ.

Giao dịch ngân hàng, hồ sơ với chủ đầu tư và cơ quan quản lý

Chuyển tiền cho nhà cung cấp vật tư, cho đội thi công, nộp hồ sơ điện tử cho các bên — nhiều giao dịch điện tử của nhà thầu đều cần đến chữ ký số để xác thực.

Đặc thù nhiều công trình, nhiều người ký

Điểm khiến chữ ký số của nhà thầu khác với doanh nghiệp thông thường là ký ở nhiều nơi, nhiều người liên quan. Ban chỉ huy công trường ở tỉnh này, kế toán ở văn phòng chính, giám đốc đi hiện trường liên miên. Nếu chỉ có một token duy nhất mà ai cũng cần dùng, sẽ tới lúc token đang ở công trường A thì văn phòng cần nộp hồ sơ gói thầu B, và thế là kẹt.

Đây là lý do nhà thầu có nhiều đầu mối nên cân nhắc phương án chữ ký số cho chi nhánh, cho nhiều người dùng, hoặc hình thức ký số từ xa để không phải chuyền tay chiếc USB. Cách bố trí chữ ký số cho tổ chức nhiều điểm được phân tích trong bài chữ ký số cho chi nhánh và nhiều người dùng, hợp với nhà thầu có bộ máy trải ra nhiều công trường. Chọn hình thức nào tùy cách bạn phân công ai được ký cái gì, và đây là phần nên tư vấn cụ thể.

Nhà thầu được gì và tránh được gì khi dùng chữ ký số đúng

Cái được thấy ngay là không lỡ hạn nộp thầu vì lý do kỹ thuật. Khi chữ ký số đã đăng ký, cài đặt đúng, thử ký thành công trước hạn, thì tới giờ chót bạn bấm ký và nộp, không phải cuống cuồng vì token báo lỗi hay hết hạn đúng ngày mở thầu. Trong đấu thầu, mất cơ hội vì lỗi vặt là điều cay đắng nhất, và nó phòng được.

Cái được thứ hai là hóa đơn và hồ sơ thuế đi đúng nhịp công trình. Ký được ngay khi nghiệm thu xong thì hóa đơn ra kịp, dòng tiền tạm ứng về đúng lịch, đội thi công có tiền vật tư để chạy tiếp. Cái được thứ ba là bộ máy nhiều nơi vẫn ký được việc của mình nếu bố trí chữ ký số hợp lý, không dồn tất cả vào một chiếc token duy nhất.

Thứ tránh được: tránh cảnh chữ ký số hết hạn đúng lúc cần dùng mà không ai để ý, tránh việc chuyền token qua lại giữa các công trường làm chậm việc và dễ thất lạc, và tránh rủi ro bảo mật khi nhiều người dùng chung mà không phân định rõ ai ký gì.

Chữ ký số và hóa đơn công trình đi liền

Với nhà thầu, chữ ký số và hóa đơn điện tử là cặp không tách rời, vì hóa đơn phải ký số mới phát hành được. Cách xuất hóa đơn cho các đợt nghiệm thu, thanh toán trong ngành được nói trong bài hóa đơn điện tử cho nhà thầu xây dựng, nên đọc cùng bài này để thấy bức tranh trọn vẹn. Về công cụ, bạn có thể tham khảo dịch vụ chữ ký số Token và hóa đơn điện tử để trang bị đồng bộ, tránh cảnh có cái này thiếu cái kia đúng lúc cần dùng.

Câu hỏi nhà thầu hay hỏi

Doanh nghiệp xây dựng chỉ cần một chữ ký số là đủ chưa?

Với nhà thầu nhỏ, một token dùng ở văn phòng có thể đủ ban đầu. Nhưng khi bạn vừa đấu thầu vừa chạy nhiều công trình, việc chỉ có một token dễ gây kẹt. Nên cân nhắc phương án nhiều người dùng tùy quy mô và cách phân công.

Chữ ký số có bắt buộc để đấu thầu qua mạng không?

Tham gia đấu thầu điện tử yêu cầu doanh nghiệp đăng ký trên hệ thống và dùng chữ ký số để ký hồ sơ, theo quy định hiện hành. Nên chuẩn bị và thử trước, đừng để tới sát ngày mở thầu mới lo.

Nên chọn thời hạn chữ ký số bao lâu?

Tùy tần suất sử dụng và kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp. Điều quan trọng với nhà thầu là theo dõi hạn để không bị hết đúng mùa thầu. Soft Space sẽ tư vấn thời hạn phù hợp theo cách bạn dùng.

Đang thi công mà token hỏng thì sao?

Cần xử lý sớm để không gián đoạn hóa đơn và hồ sơ. Việc chuẩn bị phương án dự phòng, hoặc bố trí nhiều đầu mối ký, giúp bạn không rơi vào tình huống đứng hình khi một token gặp sự cố.

Đồng hành cùng nhà thầu

Soft Space làm việc với nhà thầu xây dựng theo hướng đầu mối đồng hành: tư vấn chọn loại chữ ký số và cách bố trí phù hợp với bộ máy nhiều công trường của bạn, hỗ trợ đăng ký, cài đặt, và gắn nó vào quy trình hóa đơn, thuế để mọi khâu ký điện tử chạy trơn. Nếu bạn đang chuẩn bị cho mùa thầu hoặc muốn sắp lại chữ ký số cho công ty xây dựng, xem dịch vụ chữ ký số Token, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ.