Chi phí phần mềm kế toán gồm những khoản nào

Câu hỏi hay nhận được nhất khi tư vấn là "phần mềm kế toán tốn bao nhiêu?". Câu trả lời trung thực là: con số trên báo giá hiếm khi là con số bạn thực sự bỏ ra. Không phải vì ai giấu gì, mà vì phần mềm kế toán là thứ phải triển khai, phải chuyển dữ liệu, phải đào tạo người dùng — và những việc đó đều tốn nguồn lực.

Thay vì đoán một mức tiền, hãy bóc tách xem tiền đi vào những khoản nào, khoản nào bắt buộc, khoản nào tùy chọn, và điều gì làm chúng chênh nhau giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

Khoản 1: Phí sử dụng phần mềm

Đây là phần ai cũng thấy. Nó có thể tính theo năm, theo tháng, hoặc mua đứt một lần rồi trả phí duy trì hằng năm. Hai mô hình này khác nhau về cách dòng tiền chảy ra, chứ không hẳn cái nào rẻ hơn cái nào — mua đứt nặng ban đầu nhưng nhẹ về sau, thuê bao nhẹ ban đầu nhưng đều đặn mãi.

Điều đáng chú ý là phí này thường không cố định mà thay đổi theo vài yếu tố: số lượng người dùng cùng lúc, số lượng đơn vị hạch toán (một công ty hay nhiều chi nhánh, nhiều pháp nhân), khối lượng chứng từ phát sinh, và bộ phân hệ bạn bật. Một doanh nghiệp thương mại cần phân hệ kho đầy đủ sẽ nằm ở mức khác một công ty dịch vụ gần như không có kho.

Khoản 2: Triển khai và thiết lập ban đầu

Phần mềm giao xong chưa dùng được ngay. Phải dựng hệ thống tài khoản theo cách doanh nghiệp muốn theo dõi, khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, kho bãi, khai báo mẫu chứng từ, phân quyền cho từng người. Với doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc thù — tính giá thành theo công trình, quản lý theo lô, theo hạn sử dụng — khâu thiết lập này nặng hơn hẳn.

Khoản này có nơi tính riêng, có nơi gộp vào gói. Cái quan trọng không phải nó nằm ở đâu trên báo giá, mà là ai làm. Nếu nhà cung cấp làm, bạn trả phí nhưng đỡ mất thời gian nội bộ. Nếu bạn tự làm, bạn không trả phí nhưng kế toán mất nhiều buổi — và thời gian của kế toán cũng là tiền.

Khoản 3: Chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ

Đây là khoản hay bị bỏ quên nhất khi lập ngân sách. Nếu bạn đang dùng Excel, cần chốt số dư, làm sạch danh mục, đối chiếu công nợ từng khách rồi mới đưa vào. Nếu bạn đang dùng một phần mềm khác, cần xuất dữ liệu ra, ánh xạ sang cấu trúc mới, kiểm tra khớp số.

Mức độ tốn kém phụ thuộc gần như hoàn toàn vào chất lượng dữ liệu cũ. Danh mục sạch, công nợ khớp, số dư rõ ràng thì chuyển nhanh. Ngược lại, nếu một khách hàng tồn tại dưới ba tên khác nhau, hàng hóa trùng mã, công nợ lệch mà chưa ai tìm ra lệch ở đâu — thì việc phải làm trước là dọn dữ liệu, và đó mới là phần chiếm nhiều công nhất.

Khoản 4: Đào tạo và giai đoạn chạy song song

Người dùng cần được hướng dẫn, và không chỉ một buổi. Buổi đầu học thao tác, nhưng câu hỏi thật chỉ nảy ra khi làm thật, vào tuần thứ hai, thứ ba. Nhiều doanh nghiệp còn chạy song song hệ thống cũ và mới trong một vài kỳ để đối chiếu — an toàn, nhưng đồng nghĩa với việc kế toán làm việc gấp đôi trong giai đoạn đó.

Nếu doanh nghiệp bạn thay kế toán thường xuyên, chi phí đào tạo sẽ lặp lại. Đây là lý do nên ưu tiên phần mềm dễ dùng và có tài liệu hướng dẫn tử tế, thay vì phần mềm mạnh nhưng chỉ người quen mới xoay được.

Khoản 5: Hỗ trợ, nâng cấp và những thứ chạy kèm

Chính sách thuế và biểu mẫu thay đổi theo quy định hiện hành, phần mềm phải cập nhật theo. Cần làm rõ việc cập nhật này nằm trong phí duy trì hay tính riêng, và khi có sự cố vào đúng ngày cuối hạn nộp tờ khai thì kênh hỗ trợ hoạt động thế nào.

Bên cạnh đó là các thứ chạy kèm mà kế toán không làm việc được nếu thiếu: chữ ký số để ký tờ khai và ký hóa đơn, dịch vụ hóa đơn điện tử để phát hành hóa đơn đầu ra. Nhiều doanh nghiệp lập ngân sách phần mềm kế toán riêng rồi mới giật mình vì chữ ký số Token và hóa đơn điện tử là hai khoản tách bạch, có thời hạn riêng, phải gia hạn riêng. Tính gộp ngay từ đầu sẽ ra bức tranh đúng hơn.

Những yếu tố khiến chi phí chênh nhau

Hai doanh nghiệp cùng quy mô nhân sự vẫn có thể ở hai mức chi phí rất khác. Các yếu tố thường tạo ra khác biệt gồm:

• Ngành nghề và độ phức tạp nghiệp vụ: sản xuất và xây dựng cần tính giá thành, nặng hơn thương mại thuần và dịch vụ.
• Khối lượng chứng từ: vài chục hóa đơn một tháng khác hẳn vài nghìn.
• Số người dùng và số điểm hạch toán: nhiều chi nhánh, nhiều kho, nhiều pháp nhân đều đẩy chi phí lên.
• Mức độ tích hợp: chỉ ghi sổ thì nhẹ; nối với bán hàng, kho, hóa đơn đầu vào tự động thì nặng hơn nhưng đổi lại tiết kiệm rất nhiều công nhập liệu.
• Tình trạng dữ liệu hiện tại: sổ sách sạch thì chuyển nhanh, sổ sách rối thì phần lớn ngân sách đi vào khâu dọn dẹp.
• Doanh nghiệp tự làm bao nhiêu phần: càng thuê ngoài nhiều thì phí trả ra càng cao nhưng nội bộ càng đỡ tải.

Nhìn chi phí ở phía giá trị nhận lại

Đặt câu hỏi "tốn bao nhiêu" mà không đặt kèm "đổi lại được gì" thì rất khó ra quyết định. Một hệ thống kế toán chạy đúng mang lại vài thứ cụ thể: kế toán bớt nhập liệu trùng lặp nên có thời gian soát số liệu; chủ doanh nghiệp mở lên là thấy công nợ ai đang treo, dòng tiền tháng này ra sao mà không phải chờ; số liệu khớp giữa hóa đơn, sổ sách và tờ khai nên mùa quyết toán không phải rà ngược từng chứng từ.

Đó là chưa kể rủi ro tránh được. Sai sót do gõ tay lại số liệu, hóa đơn phát hành mà quên ghi sổ, công nợ khách hàng thất lạc — những thứ này không hiện lên hóa đơn nào cả, nhưng khi phát sinh thì cái giá phải trả thường lớn hơn nhiều lần khoản tiết kiệm được lúc chọn phần mềm rẻ.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng bản miễn phí trước không?

Được, nếu nghiệp vụ đơn giản và bạn chấp nhận giới hạn. Nhưng nên hỏi trước một câu: khi cần chuyển sang bản trả phí hoặc phần mềm khác, dữ liệu có xuất ra được ở dạng dùng lại được không. Đó là điều quyết định bạn có bị kẹt lại hay không.

Thuê dịch vụ kế toán rồi thì có cần phần mềm nữa không?

Tùy cách hợp tác. Nhiều đơn vị dịch vụ dùng phần mềm của họ, doanh nghiệp không cần mua. Nhưng nếu bạn muốn tự xem số liệu bất cứ lúc nào và giữ dữ liệu về sau, có phần mềm riêng vẫn hơn. Bài lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán thuế nói kỹ hơn về cách phân vai giữa hai bên.

Nên lập ngân sách cho bao nhiêu năm?

Ít nhất ba năm. Năm đầu luôn nặng nhất vì gánh cả triển khai và chuyển dữ liệu, các năm sau chủ yếu là duy trì. Nhìn theo chu kỳ ba năm sẽ so sánh công bằng hơn giữa mô hình mua đứt và thuê bao.

Biết trước để không bị động

Chi phí phần mềm kế toán không đáng sợ, cái đáng sợ là bị bất ngờ giữa chừng — khi đã chuyển được nửa dữ liệu mới phát hiện còn khoản chưa tính. Liệt kê đủ các cấu phần ngay từ đầu, hỏi rõ khoản nào có khoản nào không, là cách đơn giản nhất để chủ động.

Soft Space có thể giúp bạn dựng bảng ngân sách sát với tình hình thật của doanh nghiệp mình, gồm cả những khoản đi kèm hay bị bỏ sót. Xem thêm về dịch vụ phần mềm kế toán, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ.