Tính lương nghe đơn giản nhưng khi bắt tay vào làm mới thấy có nhiều khoản đan xen: lương gốc, phụ cấp, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân. Tính sai một chỗ là nhân viên thắc mắc, mà sai theo hướng thiếu nghĩa vụ thì doanh nghiệp gặp rủi ro. Bài viết giúp bạn hình dung mạch tính lương cho năm 2026 một cách dễ hiểu, không sa vào con số cụ thể vì mỗi doanh nghiệp một khác.
Bắt đầu từ lương và các khoản thu nhập
Tổng thu nhập của người lao động thường gồm lương cơ bản theo hợp đồng cộng với các khoản phụ cấp, thưởng, hỗ trợ. Một số khoản phụ cấp mang tính phúc lợi có thể được xử lý khác nhau về mặt thuế và bảo hiểm, nên cần phân loại rõ ngay từ đầu để tính cho đúng.
Các khoản trích theo lương
Đây là phần khiến nhiều người bối rối nhất. Có thể chia thành hai nhóm:
Phần người lao động chịu
- Trích từ lương để đóng các loại bảo hiểm bắt buộc.
- Thuế thu nhập cá nhân (nếu thu nhập đến mức phải nộp sau khi trừ giảm trừ).
Phần doanh nghiệp chịu
- Phần đóng góp bảo hiểm thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động.
- Đây là chi phí của doanh nghiệp chứ không trừ vào lương nhân viên.
Hiểu rõ ai chịu phần nào giúp bạn giải thích minh bạch cho nhân viên và hạch toán chi phí đúng.
Tính lương thực nhận
Lương thực nhận, hay lương "cầm về tay", là tổng thu nhập sau khi trừ đi phần bảo hiểm người lao động đóng và thuế thu nhập cá nhân (nếu có). Trước khi tính thuế, người lao động được trừ các khoản giảm trừ cho bản thân và người phụ thuộc, nên không phải ai có lương cao hơn cũng đều phải nộp thuế.
Những lưu ý dễ nhầm trong thực tế
- Phân biệt rõ "lương gross" (trước khi trừ) và "lương net" (thực nhận) khi thỏa thuận với nhân viên, tránh hiểu nhầm.
- Cập nhật kịp thời thông tin người phụ thuộc để tính giảm trừ đúng.
- Theo dõi thay đổi chính sách hằng năm vì các mức và tỷ lệ có thể được điều chỉnh.
Vì sao nên có quy trình chuẩn?
Khi nhân sự còn ít, một bảng tính cũng tạm đủ. Nhưng số lượng nhân viên tăng lên, biến động ra vào nhiều, việc tính lương thủ công dễ sai và tốn thời gian. Có một quy trình hoặc người chuyên trách giúp bảng lương luôn nhất quán, minh bạch và khớp với số liệu bảo hiểm, thuế.
Nếu việc tính lương và các khoản trích đang ngốn quá nhiều thời gian mỗi kỳ, bạn có thể cân nhắc giao phần này cho Soft Space xử lý cùng với kế toán và bảo hiểm, để mọi con số được đồng bộ và bạn yên tâm hơn mỗi đợt trả lương.
Lương tháng có ngày lẻ thì tính sao?
Có một tình huống gần như tháng nào cũng gặp: nhân viên vào làm giữa tháng, hoặc nghỉ không lương vài ngày. Lúc này nhiều chủ doanh nghiệp lúng túng không biết lấy mốc nào để chia. Cách phổ biến và dễ giải thích nhất với người lao động là lấy lương tháng chia cho số ngày công chuẩn của tháng đó, rồi nhân với số ngày thực tế đi làm. Ví dụ lương 9 triệu, tháng có 26 ngày công, bạn đi làm 20 ngày thì nhận khoảng 6,9 triệu cho phần lương cơ bản.
Điều quan trọng là dù chọn cách chia theo ngày công thực tế hay theo 26 ngày cố định, bạn nên ghi rõ trong quy chế lương và áp dụng nhất quán cho mọi người. Đừng tháng này tính kiểu này, tháng sau đổi kiểu khác, vì chính sự thiếu nhất quán mới khiến nhân viên thắc mắc và mất lòng tin, chứ không phải con số chênh vài chục nghìn.
Lưu giữ chứng từ và bảng lương đến khi nào
Nhiều chủ hộ kinh doanh nghĩ trả lương xong, chuyển khoản xong là hết việc. Thực tế bảng lương hằng tháng, bảng chấm công, các quyết định tăng lương hay phụ cấp đều là chứng từ cần được lưu lại cẩn thận, vì sau này cơ quan thuế hoặc bảo hiểm hoàn toàn có thể yêu cầu đối chiếu. Chi phí lương chỉ được tính là chi phí hợp lệ khi có đủ hợp đồng lao động, bảng lương có chữ ký và chứng từ chi trả rõ ràng.
Một thói quen nhỏ nhưng đỡ đau đầu về sau là mỗi tháng bạn nên giữ một bộ hồ sơ gọn gàng gồm những giấy tờ sau:
- Bảng chấm công, bảng tính lương có chữ ký xác nhận của người lao động và ủy quyền nhận thay (nếu có), kèm chứng từ chuyển khoản hoặc phiếu chi tiền mặt.
Bộ hồ sơ này nên được lưu tối thiểu vài năm, và tốt nhất là lưu song song cả bản giấy lẫn bản mềm. Khi cần quyết toán cuối năm hay giải trình một khoản chi, bạn chỉ việc mở đúng tháng ra là có ngay, thay vì lục tung cả tủ tài liệu mà vẫn không tìm thấy chữ ký ai đó đã ký từ nửa năm trước.
