Tôi luôn nói với khách rằng việc làm hồ sơ thành lập công ty chỉ chiếm hai mươi phần trăm công sức, tám mươi phần trăm còn lại nằm ở khâu chuẩn bị trước đó. Người chuẩn bị kỹ thường qua hồ sơ ngay lần đầu, người vội vàng thì cứ bị trả tới trả lui. Dưới đây là những việc bạn nên hoàn tất trước khi chạm vào tờ khai đầu tiên.
Bước 1: Xác định loại hình doanh nghiệp
Đây là quyết định nền tảng vì nó chi phối toàn bộ hồ sơ về sau. Bạn làm một mình thì hợp với công ty TNHH một thành viên. Vài người cùng góp vốn và muốn cơ cấu gọn thì chọn TNHH hai thành viên trở lên. Có nhu cầu huy động vốn rộng, phát hành cổ phần thì chọn công ty cổ phần. Mỗi loại có ưu nhược riêng về quản trị và khả năng gọi vốn, nên cân nhắc theo định hướng dài hạn chứ đừng chọn theo cảm tính.
Bước 2: Chọn tên và kiểm tra trùng lặp
Tên công ty gồm loại hình cộng tên riêng. Hãy nghĩ ra hai, ba phương án, ưu tiên tên dễ đọc, dễ nhớ, gắn với lĩnh vực. Sau đó tra cứu từng tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để loại bỏ tên đã bị trùng hoặc gây nhầm lẫn. Có sẵn phương án dự phòng giúp bạn không bị "đứng hình" nếu tên ưng ý đã có người dùng.
Bước 3: Chốt địa chỉ trụ sở
Trụ sở phải có địa chỉ rõ ràng trên lãnh thổ Việt Nam và không được là căn hộ chung cư có chức năng để ở. Nếu chưa có mặt bằng, bạn có thể dùng nhà riêng dạng nhà phố, văn phòng thuê, hoặc địa chỉ hợp pháp khác. Hãy chắc chắn nơi đó cho phép đặt trụ sở doanh nghiệp để tránh rắc rối khi cơ quan thuế xuống xác minh.
Mẹo nhỏ về trụ sở
Nếu thuê văn phòng, nên giữ hợp đồng thuê hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm. Tuy không phải lúc nào cũng phải nộp kèm trong hồ sơ đăng ký, nhưng nó hữu ích khi làm thủ tục thuế ban đầu và khi bị kiểm tra địa chỉ.
Bước 4: Lựa chọn ngành nghề kinh doanh
Liệt kê những việc bạn dự định làm, rồi áp vào mã ngành cấp bốn theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Hãy chọn vừa đủ cho hiện tại và một vài ngành cho định hướng gần. Đặc biệt lưu ý nếu ngành của bạn thuộc nhóm có điều kiện, vì lúc đó bạn cần đáp ứng điều kiện như chứng chỉ, vốn pháp định hay giấy phép con trước khi thực sự hoạt động.
Bước 5: Quyết định vốn điều lệ
Phần lớn ngành nghề để bạn tự kê khai vốn điều lệ và cam kết góp đủ trong thời hạn quy định. Đừng kê quá cao chỉ để trông hoành tráng, vì con số này gắn với trách nhiệm tài chính và nghĩa vụ liên quan. Cũng đừng kê quá thấp tới mức thiếu uy tín với đối tác. Hãy chọn mức phản ánh đúng quy mô thực tế.
Bước 6: Xác định người đại diện theo pháp luật
Công ty cần ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Người này có quyền và trách nhiệm lớn, ký kết các giao dịch nhân danh công ty, nên hãy chọn người đáng tin và am hiểu hoạt động. Với công ty nhiều thành viên, nên thống nhất rõ ai làm đại diện và phân định quyền hạn ngay từ điều lệ.
Chuẩn bị file scan trước
Cuối cùng, scan sẵn căn cước công dân hoặc hộ chiếu của những người liên quan ở dạng PDF rõ nét. Khi mọi quyết định đã chốt và tài liệu sẵn sàng, việc kê khai trên Cổng chỉ còn là thao tác nhập liệu, hồ sơ hợp lệ sẽ được cấp giấy trong 03 ngày làm việc.
Nghĩ trước về các việc sau cấp phép
Chuẩn bị tốt không chỉ dừng ở khâu nộp hồ sơ. Người làm bài bản sẽ tính luôn các việc ngay sau khi có giấy: khắc con dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, làm thủ tục khai thuế ban đầu và phát hành hoá đơn điện tử. Nếu bạn dự trù sẵn những đầu việc này, công ty có thể đi vào hoạt động gần như ngay khi cầm giấy phép thay vì lại loay hoay thêm cả tuần.
Tôi cũng khuyên bạn nghĩ trước về người phụ trách kế toán, dù là thuê ngoài hay người trong nhà. Rất nhiều doanh nghiệp mới bị phạt trong năm đầu chỉ vì quên nộp tờ khai đúng hạn. Có người lo phần sổ sách ngay từ đầu, bạn sẽ tránh được những rắc rối không đáng có.
Căn cứ pháp lý
Các yếu tố nền tảng về loại hình, tên, trụ sở, vốn và người đại diện theo pháp luật được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020; thủ tục đăng ký tương ứng tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Nếu muốn rút ngắn khâu chuẩn bị và chắc chắn không bỏ sót bước nào, bạn có thể sử dụng gói thành lập công ty trọn gói để được tư vấn từng quyết định ngay từ đầu.
