Khi doanh nghiệp bắt đầu có nhân viên ký hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội trở thành một phần nghĩa vụ không thể bỏ qua. Đây không chỉ là quy định bắt buộc mà còn là quyền lợi thiết thực giữ chân người lao động. Tuy vậy, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn lúng túng không biết phải làm những gì. Bài viết này điểm qua các đầu việc chính.
Đăng ký tham gia ban đầu
Việc đầu tiên là đăng ký với cơ quan bảo hiểm để được cấp mã đơn vị. Sau đó, mỗi khi tuyển người lao động thuộc diện tham gia bắt buộc, bạn cần làm hồ sơ đăng ký cho họ. Đây là bước nền, làm đúng từ đầu sẽ đỡ rắc rối về sau.
Báo tăng, báo giảm lao động
Đây là phần việc thường xuyên và dễ sai sót nhất:
- Báo tăng: khi có nhân viên mới vào làm và thuộc diện đóng bảo hiểm.
- Báo giảm: khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ không lương dài ngày.
- Cập nhật khi có thay đổi mức lương đóng bảo hiểm.
Báo chậm hoặc bỏ sót có thể dẫn đến truy thu hoặc ảnh hưởng quyền lợi của người lao động, nên cần theo dõi sát mỗi tháng.
Đóng tiền đúng hạn
Hằng tháng, doanh nghiệp trích một phần từ lương người lao động và đóng góp thêm phần của mình để nộp cho cơ quan bảo hiểm. Việc đóng đầy đủ, đúng hạn rất quan trọng, vì chậm trễ kéo dài có thể phát sinh khoản tính thêm và ảnh hưởng đến việc giải quyết chế độ cho nhân viên.
Giải quyết các chế độ cho người lao động
Khi nhân viên ốm đau, thai sản hay gặp tai nạn lao động, doanh nghiệp có vai trò hỗ trợ làm hồ sơ để họ được hưởng chế độ. Làm tốt phần này thể hiện sự chu đáo của doanh nghiệp và giúp người lao động yên tâm gắn bó.
Lưu trữ hồ sơ và đối chiếu định kỳ
Toàn bộ hồ sơ tham gia, biến động lao động và chứng từ đóng tiền cần được lưu trữ ngăn nắp. Định kỳ nên đối chiếu số liệu với cơ quan bảo hiểm để phát hiện sớm chênh lệch, tránh dồn đến cuối năm mới phát hiện thì khó xử lý.
Khi nào nên giao cho dịch vụ?
Với doanh nghiệp ít nhân sự và ổn định, người làm kế toán có thể kiêm luôn phần này. Nhưng khi số lượng lao động tăng, biến động nhiều, các thủ tục bảo hiểm khá tốn thời gian và dễ sai. Lúc đó, giao cho đơn vị chuyên trách xử lý cùng phần kế toán sẽ gọn gàng hơn.
Nhiều doanh nghiệp chọn gộp phần bảo hiểm vào chung với dịch vụ kế toán thuế của Soft Space để một đầu mối lo trọn cả lương, thuế và bảo hiểm. Cách này giúp số liệu đồng bộ và bạn cũng đỡ phải làm việc với nhiều bên.
Trường hợp lao động thử việc, thời vụ hay ký nhiều hợp đồng
Có một câu hỏi tôi nghe đi nghe lại từ các chủ doanh nghiệp nhỏ: "Anh ơi, nhân viên mới vào thử việc một tháng có phải đóng bảo hiểm không?" Câu trả lời tùy vào cách ký giấy tờ. Nếu hai bên ký riêng một hợp đồng thử việc đúng nghĩa thì giai đoạn đó chưa bắt buộc đóng. Nhưng nếu nội dung thử việc nằm gọn trong hợp đồng lao động chính thức từ đủ một tháng trở lên, thì người lao động thuộc diện tham gia ngay từ ngày đầu. Nhiều nơi vô tình ghi gộp vào một hợp đồng rồi quên báo tăng, đến khi cơ quan bảo hiểm hậu kiểm mới phát hiện và bị truy thu.
Tương tự với lao động làm vài tháng theo mùa vụ. Đừng nghĩ "ngắn hạn nên bỏ qua" — chỉ cần hợp đồng đủ một tháng là phải đóng. Còn người đã đóng bảo hiểm ở công ty khác mà sang làm thêm chỗ bạn, thì bên trả lương cao theo hợp đồng đầu tiên lo phần bảo hiểm xã hội, bên bạn thường chỉ phải đóng phần tai nạn lao động. Nắm rõ mấy tình huống này giúp bạn không đóng thừa mà cũng chẳng bị thiếu.
Mức lương đóng bảo hiểm: đừng để chênh với thực nhận
Một lỗi rất phổ biến là đóng bảo hiểm trên mức lương thấp hơn nhiều so với thu nhập thật để tiết kiệm chi phí. Ví dụ trả nhân viên 15 triệu nhưng chỉ kê khai đóng trên 5 triệu. Trước mắt thấy nhẹ tiền hằng tháng, nhưng khi người lao động ốm đau, sinh con hay nghỉ hưu, mức hưởng tính theo con số đã đóng nên họ thiệt thòi và dễ phát sinh khiếu nại. Về phía doanh nghiệp, mức đóng không được thấp hơn lương tối thiểu vùng và cũng có trần tối đa, nếu kê khai sai cơ quan bảo hiểm có quyền truy thu kèm lãi.
Lời khuyên thực tế là xây dựng thang bảng lương rõ ràng và để mức đóng bám sát phần lương cố định theo hợp đồng. Khi tăng lương cho nhân viên, nhớ điều chỉnh mức đóng tương ứng thay vì giữ nguyên con số cũ năm này qua năm khác. Làm minh bạch ngay từ đầu vừa giữ được niềm tin của người lao động, vừa tránh cho bạn những khoản truy thu bất ngờ vào lúc không mong đợi nhất.
